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お客さまが認識している「会計システム」とITベンダーが認識している「会計システム」のGAPを紐解く

高瀬 祐二(NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

第10回 会計システムと販売管理システムとの関係とは?
(2010年1月29日公開)

講師:高瀬 祐二 (NECソフト株式会社神奈川支社 リーダー)

パッケージの選定・導入において注意すべきポイント、カスタマイズの必要があるかどうかの判断基準、既存データの効率的な移行など、会計システム構築にあたって重要なポイントを中心にご紹介していくこのコラム。第9回では、データ連携の要件についてご紹介しました。

今回のテーマは、会計システムから見た「販売管理システム」との関係について取り上げます。

販売管理システムと会計システム

一口に「販売管理システム」といっても非常に幅が広く、明確な範囲の定義も難しいと思います。実際に業種や業態、企業規模によって、大きく様変わりします。  また、単に「営業・販売管理機能」を指すのではなく、「物流在庫管理機能」「資材・購買管理機能」「輸出入管理機能」などの全般を含め、「販売管理システム」と呼んでいる場合もあります。

今回は、受注・売上のからむ「営業・販売管理機能(以下、「販売管理機能」)」の部分に焦点を絞り、会計システムとの関係を見ていきます。

「販売管理機能」とは

販売管理機能に含まれる主要なものは、以下の通りです。

  1. 見積作成機能
  2. 売上・債権計上処理機能
  3. 請求書発行機能
  4. 入金処理機能
  5. 得意先元帳作成機能

上で挙げた中で、会計システム側で持つ可能性があるのは「2. 売上・債権計上処理機能」から「5. 得意先元帳作成機能」です。

但し、必ずしもそのすべてが会計システムの役割になるわけではありません。

例えば多くの場合では、「2. 売上・債権計上処理機能」は、販売管理システム側だけに持たせています。なぜなら、一般的に販売管理システムは、「得意先管理→売上計上→請求書発行→債権残高管理→入金管理」の一連の機能を保有しているため、会計システム側で「売上・債権計上処理機能」を持つと機能が重複することになるからです。

また、業務の面でも、得意先への債権が焦げ付いていないか、入金は行われたかの確認をとるのは営業部門の担当者です。ですから、営業部門での使用頻度が高い販売管理システム上で確認が取れることが望ましいと判断されるお客さまが多いのはむしろ当然と言えるでしょう。こういう状況を反映して、一般的な会計パッケージでは債権管理機能はオプションもしくはサブシステム扱いになっている場合があります。

比較的分かりやすい例で説明しましたが、他の切り口、例えば、財務管理という観点から見れば、会計システムに必要なのは「売上・債権の計上仕訳」と入金処理後の「決済仕訳」になりますし、資金管理という観点では、請求書発行を含む入金管理業務全般も会計システムの要件となるかと思います。

販売管理システムと会計システム

既存の販売管理システムを活かした会計システム導入の注意点

本コラムの冒頭で『「販売管理システム」は業種や業態、企業規模により大きく様変わりする』と書きましたが、これは会計システムについても言えることです。最後に、既存の販売管理システムを生かしつつ会計システムを導入するために、特に考慮すべきポイントを挙げておきます。

  • 販売管理システムの売上明細データを、どの程度会計システムに取り込む必要があるか
  • 会計システムの管理項目と、販売管理システムから受け取るデータの管理項目がマッチしているか
  • 会計システムと販売管理システムのデータ連携を自動で行うのか
  • データ連携の頻度をどの程度に設定するか(タイミング、インターバルなど)
  • 伝票承認プロセスを販売管理システムに持たせるか、会計システムに取り込むか

上に挙げた項目以外にも、お客さまが実現したい内容によって様々な注意点が出てくると思います。信頼できるベンダーに相談することも、解決への近道になるでしょう。

なお、「4. 入金処理機能」については、最近では、ファクタリングや仮想口座といったサービスを金融機関などから受けることも出来ます。新たに会計システムを構築する場合、このようなサービスと組み合わせて検討してみるのも、ひとつの手かもしれません。

いかがでしたでしょうか。

次回は「連結会計×会計システム」についてお送りします。

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