Vol.3
期末の印刷業務の隠れた課題とは…?

前回は、WebSAM IT Process Operations 業務分析サービス(以下、業務分析サービスと呼びます)でファイルを使った転記作業の分析を行いました。

第三回となる今回は、あるお客様の印刷業務の中に隠れていた課題を見つけた例を見ていきます。

定型レポートについて

業務分析サービスではPCの操作ログからレポートを生成します。下図の赤枠に示す部分です。「業務分析サービス スタンダード」では決まったフォーマットの定型レポートをお渡しします。

定型レポートについて

定型レポートはアプリケーションや転記(クリップボードのコピー&ペースト)、印刷 など分析の観点に応じて幾つかの種類に分類されています。今回は印刷の観点で分析されたレポートについて説明します。

印刷のレポートでわかること

ここではお客様の課題発見の流れを説明しながら、印刷の分析レポートでわかることについて説明します。

まずは日別の印刷枚数と印刷回数です。常態的に印刷が多い、特定の時期に印刷が集中するなどといった特徴を把握することで改善効果を予測し、改善実施の優先度の参考とすることができます。
また、紙書類の削減という点では印刷枚数だけ見れば良さそうですが印刷回数もポイントになります。一回の枚数は少なくても回数が多ければそれだけ業務時間を使うため、業務改善の観点からは必要な情報となるから。印刷の分析レポートでは分析結果を次のようなグラフで表しています。

グラフ

※グラフはイメージで、実際のレポートとは異なる場合があります。

グラフを見ると、3月末から4月初めに印刷回数と印刷枚数が増加している日が見られました。一方で、3/30は印刷回数が少ないのに印刷枚数が多く、他の日とは異なる特徴がありました。
期末に印刷が集中することはお客様も認識されていましたが、3/30のような特徴については認識がなかったため、次のグラフを見ることにします。

つづいて、印刷対象のファイル名別の各種情報を整理したものです。3/30に印刷されていたのは文書Bで、先ほどのグラフで見た通り一回当たりの印刷枚数が多い点に加え、印刷を行っている職員の数も文書Aや文書Cに比べて少ないという特徴が浮かび上がってきました。

印刷対象のファイル名別の各種情報グラフ

※グラフはイメージで、実際のレポートとは異なる場合があります。

文書Bがどのような業務に使われるファイルかをお客様内で確認してみると、一年を通じて低い頻度で発生する業務であること、その業務をできる人が少なく属人化してしまっていることなどがわかりました。
見える化をしたことで、お客様が把握済と思われていた期末の印刷作業の中から新たな課題を発見することが出来ました。

おわりに

今回のブログはいかがでしたでしょうか。

「業務分析サービス スタンダード」で提供するレポートは、業務改善に着手したばかりで課題が把握できていない、現場へのヒアリングだけでは漏れがあるかもしれない、といったお客様の悩みを解決できる可能性がありますのでご相談ください。

また、「業務分析サービス スタンダード」は 無料トライアル も受付けております。まずは試してみたい、といったご要望にもお応えできますのでこの機会に是非ご検討ください。

本ブログでは皆様から頂いた様々なお問合わせを参考にして更新しております。 今後も皆様のお役に立つ情報を発信していきたいと考えておりますので WebSAM IT Process Operations 業務分析サービス ブログを宜しくお願いします。

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