Vol.2
ファイルの転記だけで月350時間も!真の原因は?

前回は、WebSAM IT Process Operations 業務分析サービス(以下、業務分析サービスと呼びます)で月に5000件以上のアラーム監視業務を分析した事例をご紹介しました。

第二回となる今回も分析の事例です。
今回のお客様からは基幹システム上の業務以外で改善課題がないか調査したいというご要望があり、業務の全体像を見える化するところから始め、問題や改善のポイントがどこにあるのか、を探っていきました。

業務の全体像を見える化する

まずは基幹システムを含めて作業の全体像を明らかにするため、アプリケーション毎の作業時間を見える化しました。

アプリケーション別の作業時間内訳

アプリケーション別の作業時間では基幹システムを除くとExcel、Wordが多いこと、アプリケーションに対する操作内容としては転記回数、印刷回数が多いことがわかりました。
このうち印刷については基幹システムからの紙の印刷が多いという課題をお客様で認識されていましたが、転記については認識がなかったため、ExcelやWordなどのファイルでの作業と転記回数が関係するのではと考えました。
そこで次の章では、ファイルを使った作業と転記作業の関連について分析していくことにしました。

なぜこの作業が発生するのか?を明らかにする

ファイルと転記の関連を分析するため、ExcelやWordに対してどのような操作が発生しているか、またこれらファイルとよく一緒に使われているアプリケーションは何か、などを調べていくと「ExcelやWordなどのファイルから基幹システムに転記したり、基幹システムからファイルに転記している回数が約2000回もあること」「転記で使われているファイルの作業時間が一カ月に350時間もあること」が分かりました。

転記作業の工数イメージ

では、なぜこのように大量の転記作業が発生しているのでしょうか。
ファイル名などの情報やお客様へのヒアリングにより、転記の目的ごとに細分化しました。この結果、部署内の業務で転記作業が発生しているケースと、他部署や他システムとの連携のために部署内で転記作業が発生しているケースがあることがわかりました。

大量の転記作業が発生している原因のイメージ

課題が明らかになったところでお客様と相談し、お客様がありたい姿と現状のギャップを整理することにしました。

ありたい姿に向けて方針を定める

課題を認識されたお客様内でありたい姿を描いていただいたものが以下の図になります。基幹システムへのInput/基幹システムからのOutputでファイルを使った転記や印刷が発生していません。

ありたい姿のイメージ

ありたい姿が定まったら、そのために必要な対応を洗い出して優先度を決定し、できること・効果の大きいことから着手していくことになります。
お客様内で検討され、まずは部署内業務の改善として組織/部署内ルールによる作業の廃止・削減、および廃止・削減の出来ない作業の自動化を進め、併行して他システムとのデータ連携検討の二点を推進するという方針を定めました。

改善検討案イメージ

本サービスでの活動は改善提案まででしたが、後にお客様から方針に沿って業務改善活動を進められていること、定量化されたデータをもとにした改善の方針を立てることが出来たので現場の理解も得やすかったとの評価を頂きました。

おわりに

今回のブログはいかがでしたでしょうか。

業務分析サービス(※)では現在の課題が明らかになっていない場合にも、PCの操作ログを使って多方面から分析することにより改善すべきポイントの発見にご協力することが可能です。
※上記の分析は「業務分析サービス アドバンス」で提供するサービスです。サービスメニューについてはこちらをご参照ください。

本ブログでは皆様から頂いた様々なお問合わせを参考にして更新しております。
今後も皆様のお役に立つ情報を発信していきたいと考えておりますので WebSAM IT Process Operations 業務分析サービス ブログを宜しくお願いします。

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