日本通信機株式会社 取締役 ICTソリューション本部本部長 深谷　唯芳　氏

  NEC特約販売店としてNEC製のハードウェアやソフトウェアを提供することはもちろん、それらをベースにお客さまのニーズに最適な情報システムやネットワークシステムを構築し、トータルなソリューションを提供している日本通信機株式会社。自社の情報システムを一新すべく導入したのは、新しく登場した「EXPLANNER/Ai」でした。
　「それまではNEC製基幹システム『NT-APLIKA/LITE』の販売・財務・給与システムに加え、従来からのオフコンでの業務システムを使っていました。かなり古くなってはいたものの、社内に運用できる人材が十分いることから、更新せずに使い続けていたのです。しかし、お客さまには最新のソリューションを提供しながら自社システムの更新が後回しになっていて、これでは『紺屋の白袴』といったところです。次第に『決算処理に時間がかかる』『経営に必要な数字を出すのに手間がかかる』といった弊害が目立ってきたため、トップをはじめ社員の間でも危機感が高まり、最新のEXPLANNER/Aiによって情報システムを見直すことになりました」と、ICTソリューション本部 システム部 システム1課 小林一利 課長は話します。
　2006年12月にEXPLANNER/Aiが日本通信機に届くと、さっそく社内のプロジェクトチームがパイロットシステムを立ち上げ、マスターデータを移行して試用を開始しました。それまでのオフコンシステムとのギャップを抽出するところから始め、合わない部分を運用的にどう回避していくかを、様々な部門の実務担当者と詰めていきました。その結果、帳票の整備に関してのみ、最低限のカスタマイズを行いました。帳票の変更や調整はEXPLANNER/Aiの内部機能でかなりのところまで対応できますが、「帳票に銀行名を表示させたい」といった特殊な要件もあります。しかし、これらについてもNECの帳票作成ツール「WebSAMRakuform」を使うことで、容易に解決できました。
　EXPLANNER/Aiを使った新しい情報システムは、2007年2月にまず給与システムを本番稼働、2007年4月から販売・会計・債権・債務システムを順次開始しました。

日本通信機株式会社 ICTソリューション本部 システム部システム1課課長 小林　一利　氏

  「今回のプロジェクトでは、導入前に社内コンペを行って、新しい社内情報システムをどうするべきかアイディアを公募し、優秀なチームの表彰も行いました。コンペの結果、経営的視点からのシステム更新の2大目的である『情報の一元化』と『見える化』が、社内に具体的に浸透してきました。全社的に関心を拡げて、そこから上がってきた要望やニーズをうまくシステムへ活かせていると思います」と、深谷唯芳取締役ICTソリューション本部本部長は話します。「新しいシステムでは、伝票で入力されたデータが会計に自動的に反映されるため、総務・経理で再度データを入力して起票する必要はありません。社内コンペでも指摘されていた無駄な作業や重複入力の課題はすぐに解決されていきました」（小林 課長）。
　一方、日本通信機ではすでにワークフローシステムを活用しているので、それを会計システムと連動できればさらに効率化できるという声もあります。「現在、ワークフローシステム『EXPLANNER/FL』との連携システムを構築中です。今までは交通費や出張費を承認したすぐ脇で、金額を手入力して仕訳していたのですが、そんな無駄はなくなります。社員100人の伝票処理は相当な量ですから、かなりの効率化になるはずです」（深谷 取締役）。

  情報の見える化という側面でも、欲しい情報を毎回システムからCSV形式出力し、1日かけてレポートに加工するといった必要がなくなりました。これは、主要な管理帳票がEXPLANNER/Ai上で柔軟に自動作成できるためで、特殊な加工が必要な場合や、多次元解析といった高度な分析を行う場合にだけデータをエクスポートすればいいわけです。その際の分析ツールとの連携もEXPLANNER/Aiでは容易に行うことができます。
　日本通信機ではさらに、受注案件ごとの収支を把握するといったことも可能にしようとしています。EXPLANNER/Aiでは、1つの受注で複数の発注が発生するケースでも伝票を分けることなく1つの受注案件で管理できるため、その機能を活用します。「システムを一式で受注し、必要な機器を複数発注することがよくあります。EXPLANNER/Aiはこのようなケースに容易に対応できます。1つの受注案件でかかった原価がどうなっているのかを確認できるので、その案件の収支をすぐに把握できます」（小林 課長）。
　また、深谷取締役は「各部門の経費や予算を明確に分けて『本当に利益を出せているのか』『問題点はどこにあるのか』をそれぞれが理解できるようにし、正確な分析ができるようになります」と話します。
　EXPLANNER/Aiの標準機能以外では、営業部門から社内部門への発注を振り分け、そこに発生する金額のやり取りを管理する機能を実現しました。EXPLANNER/Aiでは販売システムと会計システムの間に売上・仕入のインターフェースを作る機能があり、条件を細かく設定できます。そのため、例えばある案件で保守作業を保守・サポート部門に振り分けた場合、社内での金額の振り分け処理も自動化することが可能になりました。「こういった柔軟な処理は従来のパッケージではできませんでした。多くの企業がパッケージの導入をためらう理由でもあったのです」（小林 課長）。

  業務の信頼性を高め、内部統制への対応を進めるという点でも、新しいシステムは効果を発揮しようとしています。EXPLANNER/Aiには、ログイン管理をはじめとする標準的なセキュリティ機能が装備されているほか、ログインIDごと、PCごとにアプリケーションの使用状況を収集し保管する機能があります。例えば、ある受注データを誰がいつ入力したかといった内容をログで管理し、担当の責任者がそれをチェックすることも可能です。内部統制に必要な証跡の確保につながります。
　また、データ入力の正確性を確認する仕組みも考えています。「販売管理と会計が連動してくると、会計へ流す前にデータの整合性をチェックする必要が高まってきます。1つの案件に開発部門や工事部門、保守・サポート部門が関連してきた場合に、各部門の業務担当者が起こした伝票の整合性がとれていないまま、会計にデータが流れるというのでは問題です。こういったところで、伝票を第三者が紙ベースでチェックし捺印することがむしろ必要かもしれません。システムで自動化すべきところとそうでないところの整理も大切です。いずれは承認もシステム化し、承認が終わったら会計に最終計上されるというワークフローを組めればいいのかもしれません」（小林課長）。
　「情報システムの移行で業務のやり方にもいろいろとアイディアが生まれてきました。社内コンペに始まり、新しいシステムの稼働を経て、徐々に社員の意識が高まっているのではないかと思います。社内コンペのあるチームからは、今度のシステムで個人別の実績がとれるようにすべきではないかというアイディアが出されました。当社では営業部門だけでなく、システム部門も工事部門も予算を与えられて仕事をしています。自分がどれだけ成果を上げているかきちんと見たいという意見です。これなどは、各社員が一人の経営者に近づいてほしいという、トップの考え方と一致しています」（深谷取締役）。
　日本通信機ではEXPLANNER/Aiによる新しい情報システムへの移行で、業務の生産性向上といった効果に加え、社内に新しい意識の芽生えが見られています。