東急ジオックス株式会社様

東急ジオックス様は、東急グループの建設資機材を提供する専門商社です。同社では、基幹業務における営業各部門や会計の仕組み、およびデータの流れを全面的に見直し、長年使用してきたレガシーシステムをNECの基幹業務パッケージ「EXPLANNER/Ai」へとリニューアルしました。

東急ジオックス様では、社内に多様な建築資機材を販売する部門が混在し、受発注から会計まで一貫して結びつくデータの流れがなく、統合システム基盤が未整備でした。部門ごとに、部分最適化された仕組みが存在し、会計へ渡すデータを手作業で作成していました。データはExcelで個別管理され、情報の共有も不可能でした。会計システムへのデータ取り込みは、CSVによる取込か再入力による手作業で行っていたため、数字が合わないケースも発生しており、経営管理の面からは内部統制の課題もありました。

「債権・債務管理が統一されておらず、例えば、取引先の会社コードが部門によってばらばらに存在し、同一会社でコードが複数あるため、支払を統合するのにも、複数のデータから名寄せするなど、煩雑な作業が発生していました。」と経営管理部次長の奥山昇氏は当時を振り返ります。

奥山氏は次のように課題を述べます。「各部門システムは、形の上では1つにまとめられていましたが、統合された基幹システムとは言えませんでした。各業務は属人的で、担当者が不在だと業務が停滞する恐れもあり、業務の標準化が大きな課題でした」

各商品の販売から会計まで、一気通貫でデータ連携を実現しているため、会計業務の効率が従来とは比較にならないほど向上しました。奥山氏は具体的な効果を次のように述べます。

「支払業務は、各営業部門から出てきた支払データを、会計で取りまとめるという煩雑な作業がありましたが、新システムへ移行後は業務負荷が目に見えて低減しました」

「営業ごとに不統一だった請求業務が、部門間で連携してスムーズになりました。請求書の発行速度も速くなり、発行時期が部門間で統一されたことで負荷が軽減されました」と資材部資材二課の小松真紀氏も、業務効率の向上を実感しています。

従来は取引先から支払調書が届くと請求書や入金との突合せに膨大な労力を要しました。新システムでは、突合せ専用のメニューを設定し正確かつ迅速に業務をこなせています。もちろん、手入力が激減したことでミスも根絶されました。また各種データをすばやくハンドリングし、ハイパーグリッド機能を使って迅速に可視化できるのも大きな効果の1つです。必要な社内データを統合的に参照しながら収集し、フォームを自在に加工して商品別や部門別、取引先別などの多角的な営業レポートや会計・経営レポートを短時間で作成できるようになり、業務の生産性も大きくアップしました。

さらに、手作業が減って省力化が進み、要員的にも、社内に余裕が生まれている点にも大きな効果を感じるといいます。