サイト内の現在位置

そういうことか!DX Webマガジン

宥恕期間終了!電子帳簿保存法対応や運用に課題はありませんか?
(書類の電子化コンサルティングサービス)

とある中堅中小企業の総務を担当している おっとり甘えん坊な後輩”翔くん”(23歳)と、元気で物知りな先輩”美咲さん”(28歳)の会話から、DX(デジタルトランスフォーメーション)の導入で、業務の効率化や生産性UP実現のポイント・ノウハウを、楽しく・正しく・わかりやすく、知ることができます!

2024.2.7 電子帳票電子帳簿保存法コンサルティング


あ~、大変だぁ~


いったい、どうしたのよ、翔君

みっ、美咲さん、もう、大忙しです!
電子帳簿保存法絡みの業務が、想定以上に負荷が多くて、そのせいで残業時間が増えちゃいましたぁ。
仕事が終わっても、大好きなゲームする気力もないです。

それは、困ったわね。我が社も、電帳存法の宥恕期間の終了前に、ようやく運用体制を整えたけど、今年から本格的に「電子取引の電子保存義務化」の運用をスタートして、当然これから、課題もどんどん出て来るわよね。


ちゃんと改善をはからないと、ですね!

そうよ、私達、総務は常に業務効率化を推進しなくちゃね!
じゃぁ、電帳法対応でどんな悩みが出てくるか、整理しよっか。
先ずは、おさらいも含めて「電帳法とは」から。もう耳にタコとは思うけど。


電帳法は、電子で授受したデータ、例えば、メールや電子契約サービスで受け取った見積書や契約書などの
文書データを紙にプリントアウトして保存することが、税務上、認められなくなったんですよね。


そう、大正解!今年からは全ての企業に本格的に対応必須になったから、
課題をそのままにして、後回しにすると、後々もっと大変なことになるわね。


ボク達は、一応、電帳法の運用ルールは決めてるけど、それでも今後、要件の対応漏れがでそうで、
心配になります。やっぱり、随時、改善点の見直しは必要ですね!


そうね!じゃぁ、どんな課題があるか、早速見てみましょう!


「ひとまず体制を整えても新たな問題や気付いていないリスクが生じている」
この課題は、運用を開始した多くの企業が、これから直面していくと思うわ。

そうですよね。
検索性要件を確保するのに、ファイル名の命名規則決めや、Excelの管理台帳を用意したけど、
当初想定していた以上に入力が面倒で、面倒で。ボクもメッチャ工数増えちゃいました!


実務面での業務負荷もだけど、法令面での対応漏れリスクは怖いわね。
導入システムの法対応範囲では自社の全業務をカバーしきれていないケースもあるそうよ。


新たなシステムを導入してたら、安心という訳でもないんですね。

近年、インタ―ネットで何でも調べられるから、自社で対応してしまったけど、
他社の個別具体的な課題や業務に関しては、情報取集できなかったので
私達も試行錯誤したわね。


自力で取りあえず電帳法対応したけど、やっぱりリスクありますよね。


それと、1つの書類に複数部署や人が関わることも、ザラにあるから、
運用ルールも横断的に検討する必要もあるわね。


ボクたち総務が、しっかりしなきゃ!
でも、なんか不安になってきちゃった!


それなら、「書類の電子化コンサルティングサ-ビス」を検討してみない?


それ初耳です。どんなサービスなんですか?

書類の電子化コンサルティングサ-ビスは、NECのサービスよ。電子帳簿保存法への対応はもちろん、
お客様文書の診断から業務フロー・社内管理体制の設計までをサポートするサービスなの。

アプリ基本機能一覧|入退社契約業務パック

一口にペーパレス化と言っても、実際、しっかり法改正に沿ってデジタル化へ対応することは、特に人出不足が慢性化している私達の様な中小企業には、相当なハードルよ。


新たなシステムを導入するにしても、IT人材不足や、そもそも情シス専任がいない、
なんて企業もザラですもんね。


そんな場合に、書類の電子化コンサルティングサ-ビスならこんな価値を提供できるのよ。

実際、会社によって状況は様々だけど、主なポイントは4つよ。
「税法上のリスク低減」「情報収集の手間の削減」「部署横断での体制整備」「部署横断での体制整備」
が見込めるの。

これなら、運用していく中で、気づきにくいリスクを回避したり、業務コスト削減ができますね!
自力で書類の電子化が難しい、企業にはピッタリです!


そしてこれが、書類の電子化コンサルティングサービスで構築する流れよ。


まず、「キックオフ」でコンサルの進め方を共有するとこから始めるんですね!

そう、それから「現状分析」では、文書・業務・法令対応の分析、保存システムの確認を行い、
課題とこれから導入する理想の姿とのギャップを把握した上で、文書分類/システム別の保管フロー整理・規定類の作成をサポートする流れよ。
そして、これがコンサルティングフローの詳細のイメージよ。

ひゃぁ~。
これ程多くの工程を自社で分析し、整備・設計していくのは困難ですよね。
これだけでも、本サービスを利用する価値がよくわかります!


関連サービスも充実してるのよ。

自社主導で書類の電子化について進めてみたものの、法令対応や運用設計で不安があるお客様に対しては
3か月間専門化に相談ができる「書類の電子化アドバイザリーサービス」もあるの。
それと、AIで管理台帳を自動作成して管理 できる「OPTiM 電子帳簿保存」や
導入も法対応も安心な「 電子契約管理スターターパック」も関連サービスとしてあるのよ。


課題・ニーズに併せて、チョイスしたり組み合わせできそうですね。


ゼロから電子化スタートまでを4か月で実現した「株式会社USENテクノサービス様」の導入事例※もしっかり見ておいてね。

※株式会社ケインズアイ様による導入事例


今日はここまでね。今から、ランニング行くの。
ちょっと重量オーバー気味だから、ダイエットよ。

えーっ!こんなに寒いのに?頑張りますね!
(美咲さんにしては、珍しく)


もうすぐバレンタインだし♪


えっ、ついに本命ですか?

まさか!私が食べるに決まっているじゃない!
”友チョコ”ももらうだろうしー、自分へのご褒美チョコ、何にしようかなぁ。
うふ。


(自分で、食べるんですね。。。。)

関連リンク