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TSUKU TSUKU株式会社様

年間数千件に上る出店事業者との契約を電子化
業務負担「半減」、コスト大幅減など効果多数

業種:
  • 情報サービス業
業務:
  • 人事・総務
  • 経営企画
  • 営業・販売
  • 経理・財務
  • ICT管理・運用
  • 共通業務
製品:
  • ソフトウェア/その他
  • ソフトウェア/コラボレーション
  • その他
ソリューション・サービス:
  • 働き方改革
  • クラウド
  • サービス/コンサルティングサービス

事例の概要

課題背景

  • マーケットプレイス出店事業者との契約件数が、年間数千件にも上り、大きな負担になっていた
  • 紙の契約書を使用していたため、書類の発送や印刷において、膨大な時間やコストがかかっていた
  • 「契約完了までの時間を短縮したい」という出店事業者側からの強い要望に応えられずにいた

成果

「Dropbox Sign」を導入し、契約業務の負担を軽減

クラウド電子署名サービス「Dropbox Sign」で契約業務を電子化。業務負担を「体感値で半分以下」にまで軽減

契約書を電子化し、郵送代などのコストを大幅削減

契約書を電子化したことで、紙書面で必要だった郵送代や封筒代、印刷代などの運用コストを削減

郵送プロセスを省き、契約完了までのスピードを向上

契約書を郵送でやりとりする工程をなくすことで、出店事業者と契約を交わすまでの時間を大幅に短縮

導入ソリューション

クラウド電子署名サービス「Dropbox Sign(当時HelloSign)」を導入。マーケットプレイス出店事業者との、年間数千件にも上る契約業務を電子化することで、契約業務のスピードアップを図るとともに、担当メンバーの負担を大幅減。さらに郵送費や印刷代などのコスト削減やセキュリティ強化にも貢献した。

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事例の詳細

導入前の背景や課題

TSUKU TSUKU株式会社
総務部
主任
澤根 友里子 氏

出店者との契約件数は、年間数千件
契約の電子化が急務の経営課題に


「ツクツク!!!に関わる人たちの人生に幸福が訪れること」をミッションに掲げ、出店支援や出店機能などをパッケージ化したEC支援サービスの提供や、BtoBおよびBtoC向けマーケットプレイスを運営するTSUKU TSUKU株式会社様。特に、モノ(物販)・コト(体験)・ゴチソウ(グルメ)・オメカシ(美容)・チョクバイ(ファーム)の5つの売り場を設けた総合マーケットプレイス「ツクツク!!!」は、CMSを利用し、Webサイトの専門知識がなくても簡単に出店できることもあり、小売、メーカー、飲食、サービス業などさまざまな事業者の参入が急増しています。

出店事業者の増加に伴い、課題となったのが「契約業務の負担増」でした。TSUKU TSUKU様がマーケットプレイスの出店事業者と契約を交わす件数は、年間数千件にも上ります。ところが、もともとTSUKU TSUKU様では紙の契約書を使用していたため、「契約書類の発送や印刷において、膨大な時間やコストがかかっていた他、セキュリティ面の強化も課題となっていました」と、同社総務部の澤根友里子氏は当時の状況を振り返ります。

TSUKU TSUKU株式会社
管理部
次長
阿比留 由佳 氏

さらに契約業務を担っていた同社管理部の阿比留由佳氏は、「『契約完了までにかかる時間を短縮してほしい』という出店事業者の要望に応えられなかった」と、当時の苦しい状況を以下のように説明します。

「たとえば、何かのイベントに合わせて出店したい事業者様の場合、できるだけ早く出店したいという思いをお持ちです。当社のマーケットプレイスに出店いただく場合は、契約を交わした上で、まずCMSでショップを構築し、商品を販売いただく流れになります。しかし、紙の契約書を郵送でやりとりしていると、契約を交わすまでに、どれだけ急いでも4日、5日はかかっていました」(阿比留氏)

「こうした状況を改善するために、セキュリティを保持しつつ、コストパフォーマンスが良く、さらに契約業務をスピードアップできる電子契約システムの導入は、急務の経営課題になっていました」(澤根氏)

選択のポイント

TSUKU TSUKU株式会社
法務部
伊藤 幸太 氏

機能と料金のバランスの良さが
サービス導入の決め手に!


2021年初頭、TSUKU TSUKU様は、電子契約サービスの比較検討を開始します。しかし、「選定作業は難航した」と、同社法務部の伊藤幸太氏は当時を振り返ります。

「機能が充実しているけれど、料金が当社の条件と見合わない。逆に価格は合うけれど、機能が足りないといったものが多く、これだと思えるサービスを見つけられずにいました」(伊藤氏)

こうした中で、NECが提供している電子契約サービスについて、TSUKU TSUKU様から問い合わせをいただきました。これを受けNECでは、販売パートナーである株式会社綜合システムプロダクツと、TSUKU TSUKU様が求める機能と価格帯に見合うサービスの検討を開始。その結果、Dropbox社のクラウド電子署名サービス「Dropbox Sign(当時HelloSign)」が、より希望に沿うのではと確信し、同サービスの利用を提案しました。

「Dropbox Signは機能と料金のバランスが非常に良く、当社が求める機能を満たした上で、コスト面でも十分対応できる価格帯でした。特に、シンプルかつ明確な料金体系に魅力を感じたのを覚えています」(伊藤氏)Dropbox Signには、ユーザー数で金額が決まり契約署名数が無制限で使える「ユーザー課金」と、1年間に発行する契約署名数を想定して利用料金を決める「従量課金」の2タイプの料金体系が用意されています。

「私たちが選んだのは『従量課金』タイプでした。年間の契約件数がどうなるかは、なかなか予想しづらいものがあります。そうした中で本サービスの『従量課金』は、たとえば『3千件から6千件の契約数であればこの値段』など、少し幅を持たせたものになっており、予算も立てやすいものでした。このような料金体系と機能のバランスの良さが、Dropbox Signを導入する決め手になりました」(伊藤氏)

さらに、「技術的な不安を解消できたことも大きい」と伊藤氏は説明を続けます。

TSUKU TSUKU様では、社内システムと電子契約サービスをAPI連携する予定でしたが、「うまくAPI連携できるかどうか」が懸念材料になっていました。そこでNECでは、Dropbox社とTSUKU TSUKU様の技術者に同席いただき、デモを交えながらのAPI連携検証を実施。

「その結果、当社の技術担当トップの者から、『このサービスならば当社が求めていることを十分実現できる』と太鼓判を押してもらうことができました。API連携検証の機会をいただき、技術的な不安を解消できたことも、Dropbox Signを選ぶ大きな決め手になりました」(伊藤氏)

導入後の成果

業務負担は、体感値で半分以下
コスト削減、契約スピード向上の効果も


TSUKU TSUKU様では、2021年11月よりDropbox Signの利用を開始。おもに「ツクツク!!!」の出店事業者と電子契約を交わす際に活用しています。

その導入成果について、「業務効率化やコスト削減などさまざまな面で効果が出ている」と澤根氏は説明します。

「Dropbox Signの導入前は、契約書の原本をデータ化して保管していたのですが、Dropbox Sign導入後は、契約書をデータ化する際に行なっていたスキャンやリネームの工程をなくせました。その分、社員が他の業務を行えるようになり、業務効率化も進んでいます。

また、契約書を電子化したことで、紙書面のやりとりで必要だった郵送代や封筒代、印刷代などのコストを削減できました。さらに、郵送のプロセスを省けたことで、契約から実際の出店までの時間を大幅に短縮でき、多くの出店事業者様から、『驚くほどスピーディに出店できるようになった』と喜びの声をいただいています」(澤根氏)

この他にも、「契約書類の保管場所が不要になったこと」や、契約の電子化で対面機会が減少し、「COVID-19(新型コロナウイルス感染症)の感染対策につながっている」点も澤根氏は導入効果に挙げました。

実際に契約業務を担っている阿比留氏は、Dropbox Sign導入により、業務負担や手間が「体感値で(以前の)半分以下になった」と説明します。

「特に今年(2022年)の秋は出店事業者様との契約数が急増し、1ヶ月で数千件もの契約を交わすような状況が生まれました。もし、このときにDropbox Signを導入していなかったら、私たちだけではとても対応できなかったと思います。このような経験からも、契約業務における負担や手間は、(以前と比べ)半分以下にまで下がっていると感じています」(阿比留氏)

こうした導入成果を受け、TSUKU TSUKU様では、Dropbox Signと社内の顧客管理システムとのAPI連携を予定するなど、さらなる活用範囲の拡大を計画しています。また澤根氏は、NEC、Dropbox社が提供しているドキュメント管理やその他のサービスについても、「時期を見て利用の検討を開始する」と言及。「今後、多岐にわたる事業展開が予想される中で、『契約』という重大な局面はもちろん、その他の経営課題が生じた場合にも、サービスの利用を検討したい」と、幅広いサービスの導入に前向きな姿勢を示してくれました。

販売パートナーの声

株式会社綜合システムプロダクツ
SI営業部
セールスエキスパート
杉本 叔也 氏

別サービスの契約直前に提案
よりご希望に沿ったサービスの導入へ


本プロジェクトでは、TSUKU TSUKU様、NEC様、Dropbox様の間を橋渡ししながら、Dropbox Sign導入のお手伝いをさせていただきました。

実は私たちがDropbox Signを提案させていただいたタイミングは、TSUKU TSUKU様が別の電子契約サービスの導入を決める直前でした。しかし、ちょうどNEC様がDropbox Signの提供を始めたタイミングでもあったため、「せっかくなので新しいサービスも見てみませんか」とDropbox Signを紹介し、導入に至ったという経緯があります。

Dropbox Signをご紹介した背景には、最初の段階で法務部の伊藤様から、電子署名サービス導入に対する率直な意見を聞かせていただいていた、という経緯があります。そのため私自身がTSUKU TSUKU様の状況を深く考えながら、ニーズに最も合致するであろうDropbox Signを提案できたのだと自負しております。

TSUKU TSUKU様では、「社内にどのような課題があるのか」を皆様が明確に把握しておられました。そのため私どもも迷うことなく、課題解決につながるサービスを提示することができました。こうした社内の課題に向き合う姿勢は、私どもも大いに勉強させていただきたく存じます。

今後、TSUKU TSUKU様がDropbox Signの活用範囲を拡大される際にも、ぜひお手伝いさせていただければと思います。

NEC担当者の声

NEC
パートナーソリューション統括部
リレーション営業グループ
プロフェッショナル
齋藤 茂昭

早い段階からDropbox社メンバーに
参加いただいたことも、大きな後押しに


綜合システムプロダクツの杉本氏がおっしゃるように、伊藤様をはじめ、TSUKU TSUKUの皆様が課題を明確に把握されていて、さらにその内容を率直に私たちに伝えてくださったことに私どもも深く感銘を受けております。またそのことがDropbox Signのスピーディかつ円滑な導入につながったのだと確信しております。

またDropbox社におきましても、非常に早い段階からプロジェクトにご参加いただき、API連携検証において技術者を同席いただくなど、さまざまな点で後押しいただきました。こうしたことも、TSUKU TSUKU様にDropbox Signを選んでいただく大きなポイントになったのではないでしょうか。

Dropbox Signは、契約業務を電子化することで、契約業務における工数や費用を大きく抑えることができる電子契約サービスです。契約業務における工数削減やコストダウンをお考えの企業様は、ぜひ一度サービス内容をご覧いただき、ご導入を検討いただけますと幸いです。

お客様プロフィール

TSUKU TSUKU株式会社

本社所在地 〒105-5112 東京都港区浜松町二丁目4番1号 世界貿易センタービル南館12F
創立 2017年9月
事業内容 ウェブサービス企画・開発・運用・保守、サーバー構築・運用・保守、ウェブマーケティング業務、自社メディアサービスの運用
URL new windowhttps://tsuku2.co.jp

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(2022年12月26日)

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