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株式会社ほくやく・竹山ホールディングス様

人事部門の働き方改革!
給与明細をアナログからデジタルへ刷新
コスト・時間の削減で、人事業務の生産性が大幅に向上

業種:
  • 医療・ヘルスケア
業務:
  • 人事・総務
製品:
  • その他
ソリューション・サービス:
  • クラウド
  • 共通業務/その他

課題背景

  • 社員の増加とともに給与明細の数も増えていくため、給与明細の配布にかかるコストや作業時間などの削減が必要だった

  • 人事のコアな業務やクリエイティブな仕事に注力する時間の確保。更に、人事業務のペーパーレス化の促進

成果

作業時間・工数の大幅な削減

これまで1日かかっていた業務が5分で処理できるようになり、時間や作業工数などの大幅な削減を実現

コア業務に注力できる環境の創出

給与明細の仕分け・配布というルーチンワークの解消により、従来、後手に回っていた業務フローの見直しなど、人事本来のコアな業務に注力できるようなった

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事例の詳細

導入前の背景や課題

佐藤様
(株)ほくやく・竹山ホールディングス
オペレーション本部
働き方改革推進室長
兼 事務管理セクション 管理1課長
佐藤様

電子化によるコストダウン、作業時間・工数の大幅な削減
北海道全域にわたり医薬品卸売事業、医療機器卸売事業、調剤薬局事業、介護事業、ICT事業を展開する総合ヘルスケア企業グループ、株式会社ほくやく・竹山ホールディングス様。働き方改革の一環としてIT化を推進する同社はこの4月、Webベースの給与明細「S-PAYCIAL(エスペイシャル) with 電子給与明細」を導入し、稼働させました。創業以来、社員が手作業で対応していた給与明細の仕分け・配布業務を、Webで対応するという電子化に踏み切りました。

アナログからデジタルへの移行理由を、オペレーション本部 働き方改革推進室長兼 事務管理セクション管理1課長の佐藤典子氏は、こう語っています。「まずはコストダウンです。お金はもちろん、作業時間、工数などの大幅な削減もあります。社員数の増加とともに、発行する給与明細も当然増えてきます。グループ企業の数にして10社、社員数2650名の給与明細を手作業で処理するというルーチンワークの軽減が必要でした」

尾池様
(株)ほく・やく竹山ホールディングス
執行役員 オペレーション本部 副本部長
兼 人事部長(人事統括)
尾池様

これまでは、各社の担当者が一人で給与明細の仕分け、配布を行っていました(現在、印刷は外注しているが、以前は社内で印刷)。給与明細という特性上、配布ミスといった間違いは許されません。給料日までに終えなくてはいけないという時間的制約なども加わり、担当者の負荷は大きかったと言います。こういった状況を打開すべく、ボトムアップという形で電子給与明細の導入を進めていくことになりました。その手順を佐藤氏は説明します「事前に数社でのコンペを実施し、各社にプレゼンテーションをしていただき、絞り込みをしました。ほぼ、人事部内で導入システムおよびベンダーを決定し、役員会へ提案しました」。執行役員 尾池一聡氏は「役員会では問題なくスムーズに承認され、本格的な導入がスタートしました。」と話されています。

選択のポイント

足立様
(株)ほくやく・竹山ホールディングス
オペレーション本部
事務管理セクション 管理1課
足立様

重視したコスト、セキュリティ、運用、そして使い勝手
システム選定にあたっては、次の点を重視しました。
(1)初期費用、ランニングコストがリーズナブルであること
(2)給与明細のレイアウト、明細項目数に、できるかぎり制限がないこと
(3)クラウド上にデータ(給与明細)を保管するため、高度なセキュリティ環境が確保されていること
(4)導入後の運用がスムーズにできること などです。

このような基準で選定されたのが、「S-PAYCIAL with 電子給与明細」です。佐藤氏は採用理由を次のように語っています。「これらの選定基準に最もマッチしたのがNEC様から提案を受けたS-PAYCIAL with 電子給与明細でした。さらにパソコン、スマートフォン、タブレット、携帯電話に対応していることも見逃せない点でした。当社の社員の半分は非正規社員のため、一人1台はパソコンが行きわたっていませんので、すべてのデバイスで給与明細が閲覧できるのは、魅力的でした。加えて高いセキュリティ、充実したサポート体制も他社より優れていました。更にもう一点、直感的な操作性が群を抜いていました」。

一方、実際に電子版の給与明細を導入することに社員はどう感じたのでしょうか。 長年、給与明細の業務に従事している、オペレーション本部 事務管理セクション管理1課の足立洋美氏が社員の反応を語っています。「IT機器にあまり慣れていない年配の社員の方々からは『できるかな』『本当に大丈夫かな』といった不安の声が聞かれました。しかし、マニュアルを配布してからは、難しい作業ではないと納得したのか、安心していただいたように感じました」。

導入後の成果

集合写真
(左から)(株)ほくやく・竹山ホールディングス
尾池様、佐藤様、足立様
NEC 北海道支社 安田氏

ルーチンワークの解消で、人事本来のコアな業務に注力
社員にも理解された「S-PAYCIAL with 電子給与明細」ですが、その効果・成果は・・。「想定していた問題もなく、完全に浸透したと思っています。効果という点では、従来、一日かかっていた作業が、電子化のおかげで約5分間で済むようになりました。心理的な負荷からも解消され、後手に回っていた仕事である、業務を標準化するための業務フローの見直しや仕事の提案など、コアな業務に注力できるようになり、生産性も向上しました」(佐藤氏)
電子給与明細に関しては今後、機能拡大も検討する予定で、現在は勤怠管理システムの導入計画を進めており、「人事業務のペーパーレス化・働き方改革を推進していきたいと考えています」(尾池氏)

お客様プロフィール

株式会社ほくやく・竹山ホールディングス

所在地 札幌市中央区北6条西16丁目1番地5
資本金 10億円
従業員数 連結1,426名(1,039名)
単体59名(22名)(平成30年3月現在)
※従業員数は就業人員であり、臨時雇用者数は年間の平均人員を( )外数で記載
事業内容

医薬品・医療機器の卸売事業を主として行う子会社の株式を保有することによる当該子会社の事業活動の支配・管理等

URL http://www.hokutake.co.jp/

社屋

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