甲府市様

一人ひとりの正確な勤務状況の把握が可能に
職員・管理職ともに働き方に対する意識と行動が変化

業種:
  • 地方公共団体・官庁
業務:
  • 人事・総務
製品:
  • ソフトウェア/コラボレーション
  • ソフトウェア/運用管理
  • その他
ソリューション・サービス:
  • 働き方改革
  • ネットワーク/コミュニケーション
  • サービス/その他

事例の概要

課題背景

  • 実際の勤務時間を正確に把握したい(超過勤務の命令時間との乖離をなくしたい)
  • 職員のリアルな業務量や負荷状況を把握した上で、チーム内共有や調整、改善をしたい
  • 職員/管理職双方の、働き方に対する意識を変えたい

成果

勤務時間をリアルタイムで把握することで適切な労務管理に繋がった

超過勤務の命令時間とパソコンの稼働時間との乖離を把握し、職員の適切な労務管理を推進した

チーム内部で会話が生まれ、業務調整が進んだ

職員の働き方が客観的に可視化されたことで管理職と職員の間に会話が生まれ、業務量の偏りの把握や調整などに働きかけることができるようになった

職員と管理職双方の働き方に対する意識が変化

長時間の時間外勤務についてアラート画面で立ち止まる機会を与えることで、職員の時間外勤務に対する意識が変わってきた。管理職も部下の健康管理や働き方への配慮などが増え、組織として意識と行動が変わってきた

導入ソリューション

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ダッシュボード画面

職員の勤務状況を可視化し、客観的に労働時間を把握。わかりやすいダッシュボードが管理目的ではなく職員の就業時間や健康に対する意識の変化、業務の改善に繋がっている

  • 画面はイメージで、同市様の実画面ではありません。
    また、氏名や顔写真につきましては、架空の人物になります。

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事例の詳細

導入前の背景や課題

甲府市
行政経営部
行政経営総室 行政経営課
行政経営係
課長補佐
角田 哲 氏

職場の実際の仕事量が目に見えず
実業務時間の把握が課題に


甲府市様は「やまなし働き方改革共同宣言」に県内の自治体として初めて賛同署名するなど、働き方改革に熱心に取り組まれています。その状況について、同市の角田哲氏は次のように語ります。

「本市では、これまで行政改革の一環として業務効率化等に取り組んできました。また2019年には、国の働き方改革関連法が順次、施行され、甲府市としても長時間労働やメンタル不調などの課題を組織として解決すべきと認識し、業務の効率化やノー残業デーの設定など、様々な取り組みを進めてきました。もちろん効果のあるものもありますが、なかなか効果の見えない取り組みもあり、本質的な業務量を把握することで取り組みをさらに効果的なものにしたいと考えていました。しかし、組織全体の実際の仕事量は目に見えづらく、現場でしか分からない業務も一定程度存在することから、本質的な改善に繋がりづらいという課題がありました。そんな時“長時間労働抑制のためパソコンを強制シャットダウン”という他自治体の記事を目にしたのです。調べると単にシャットダウンするだけではなく、パソコンの稼働時間の把握や、退庁時間等を意識付けできるツールであることが分かり、記事にあった自治体を訪ね、長時間労働抑制に一定の効果が得られているという話を伺いました」

甲府市様では、次年度に向けた体制を整えるため、職場の「増減員要求」という仕組みがあり、毎年5~6月にヒアリングを行っています。「翌年の各職場の業務量や予定をヒアリングし、職員数を決めていきます。その時ベースになる現状の業務量が把握しにくく、ヒアリングにも相当な時間を要していました。前々から本質的な業務量を把握したいと考えており、課題に対する効果も期待できることから、本格的にシステムの導入を検討し始めました」(角田氏)

選択のポイント

画面の分かりやすさ、
先行導入の庶務事務システムとの親和性を評価


導入の検討に当たって、甲府市様が地元のシステム開発会社YSK e-comに相談したところ、NECのソリューションを薦められました。

「どのようなソリューションか知りたいと思い、NEC甲府支店を訪問したり、リモートで詳細説明や目的に則した導入の仕方を確認しながら、トライアルの話を進めていきました。YSK e-comの親身なコンサルティングには感謝しています」(角田氏)

こうして甲府市様では、前述の他社ソリューションと「NEC 働き方見える化サービス Plus」を比較するトライアルを行い、業務管理課、職員課、情報政策課の3課で検討を進めました。トライアルでは、導入を担当する行政経営部の約15名の職員に3カ月ほど使ってもらい、アンケートを取りました。

「結果として『自身の働き方や職場の改善に繋がると思う』と多くの職員が感じてくれました。また、超過勤務の申請時間と実際のパソコン稼働時間が一目で分かるなど、分かりやすい画面が好評でした。また、本市では、2020年にNECのGPRIME庶務事務システムを導入し、それまで紙で行っていた超過勤務や休暇申請などを電子化したのですが、庶務事務システム側の情報を見える化サービス側に取り込めるなど、システム同士の親和性が高いことも選定ポイントになりました」(角田氏)

zoom拡大する
勤務時間画面のイメージ

超過勤務の申請時間と実際の勤務時間の隔たりなど、時間外勤務の実態が一目でわかるため、日々の業務の見直しや上司部下の間でのコミュニケーション面でも効果が生まれている

  • 画面はイメージで、同市様の実画面ではありません。
    また、氏名や顔写真につきましては、架空の人物になります。

導入後の成果

甲府市
行政経営部
行政経営総室 行政経営課
行政経営係
主任
塚原 一 氏

見える化サービス活用が浸透するにつれ
職員、管理職の意識や行動が変化


サービスの運用を担当する同市の塚原一氏は、運用状況を次のように語ります。

「職員にはシステム導入について事前にアナウンスしていたので、スムーズに導入できました。設定や操作も分かりやすく、運用担当者としての負荷はそれほどありませんでした。当初は、『見える化サービスを入れただけで業務量自体は減らない』『超過勤務の申請に加え、サービスでのパソコン使用延長申請自体が負担』など、否定的な声もありました。しかし、サービスの導入目的や活用方法を丁寧に説明してきたことで、今では管理職から、部下の勤務状況や業務の偏りなどが把握でき、とても助かるという声が聞こえてくるなど、徐々にシステムの活用が図られ始めています」

甲府市様では、庶務事務システムの超過勤務の申請と「NEC 働き方見える化サービス Plus」とを連携させています。

「超過勤務の申請は毎日、時間外勤務前に行うので“今日、残業しなければならない業務か?”など、上司と部下の間で業務の進捗管理について対話も生まれ、不要不急な時間外勤務の抑制はもちろん、コミュニケーション面でも効果が生まれています」(角田氏)

「職員が時間を意識して仕事をするようになってきたこと、管理・監督職が部下の健康管理に配慮するようになってきたことが大きな効果です。現在では新型コロナウイルス感染症対策やワクチン接種など、従来なかった業務も増えてきています。そうした中で今後は、部署ごとに定量的な効果の分析を進めていく予定です」(塚原氏)

甲府市様では「NEC 働き方見える化サービス Plus」導入に合わせ “原則として平日は21時30分には退庁する”“繁忙期でも23時30分を超えない”という全庁的なルールを決め、周知を図っています。運用で強制的にパソコンをシャットダウンするより、時間を意識して働いてもらうことに主眼を置いたのです。また、チーム内で仕事の進捗の共有化や、特定の職員に仕事が偏らないようにするため活用してほしいと考えています。「上司には出勤時に、部下が前日何時まで仕事をしていたのか、サービスを利用して確認してもらっています。今までは、時間外勤務の実態が目に見えず、超過勤務の申請時間と実際の勤務時間の隔たりが把握できませんでしたが、その課題が解決しました。超過勤務命令時間と、パソコンの稼働時間の情報は各部局の総務課に送り、各課管理職に確認してもらっています。システム運用開始後は、管理職の間でも長時間労働抑制に対する意識が確実に高まっていると感じています」(角田氏)

角田氏は、次のように続けます。「21時30分になると表示されるアラート画面が目安になっていて、忙しい職場でも、退庁ルールを守り残業せずに帰ろう、業務の優先順位やスケジュールを考えながら仕事をしようという意識が職員に芽生えています。上司も部下の健康状態や働き方、仕事の進捗状況を把握するため自己分析ツールを見て、誰がどの仕事にどれだけ時間をかけているのかなど、熱心に見るようになりました。このように、サービスの活用が浸透するにつれ、全庁的に意識が変わってきていると感じています」

最後に塚原氏は次のように期待を述べます。

「今後、さらに効率的な業務が行えるよう、一人ひとりの勤務時間のデータに基づいた取り組みを進められればと考えています。また、自治体は部・室・課など階層が多いので、データ集計も多くの階層ごとにできるようになるとありがたいです。NECとYSK e-comには、システムのさらなる改良・改善に期待しています」

(左から)角田 哲 氏、塚原 一 氏

担当スタッフの声

株式会社YSK e-com
公共ソリューション事業本部
公共営業部
萩原 尚汰 氏

「NECグループ」の強みを活かし、お客様に最適なソリューションを提供します

前年度に統合内部情報システムの追加オプションとして「GPRIME庶務事務システム」を導入させていただきました。導入を進める中で、働き方に関する課題があるというご相談をいただき「NEC働き方見える化サービスPlus」をご提案させていただきました。提案にあたり、NEC、NECソリューションイノベータの支援をいただきながら、「NECグループ」として、メーカーの強みと地場企業の強みを相乗させ、お客様に寄り添ったご提案を心掛けました。

今後もNECと連携しながら改良・改善を図り、甲府市様の課題解決に尽力していきます。今回の甲府市様の事例は、他の自治体様にも共通する課題だと考えていますので、同様の課題を抱える自治体様への提案も行っていきたいと考えています。

NEC
公共ソリューション事業部
甲府支店
小澤 翔

YSK e-comと協調し、ソリューションの特性を活かしてお客様の課題を解決

YSK e-comから他社との評価をそれぞれ比べてみたいという甲府市様のご要望を伺い、最適なソリューションは「NEC 働き方見える化サービス Plus」と確信していましたが、YSK e-comの力が不可欠だと思っていました。そこで、前面に立ってコンサルティングの役割を担いつつ営業活動をしていただき、導入に至った経緯に心から感謝しています。

今回のサービス導入でも、甲府市様により便利にお使いいただけるよう、YSK e-comを通じてご要望をしっかり受け止め、ソリューション担当と協力して改善を進めていきます。

今後もYSK e-comとしっかりパートナーを組み、甲府市様をはじめとする山梨県の自治体様の課題解決に力を注いでいこうと思います。

お客様プロフィール

甲府市

所在地 山梨県甲府市丸の内一丁目18番1号
人口 186,562人(2021年8月31日現在)
世帯数 92,193世帯(2021年8月31日現在)
概要 美しい自然と古い歴史に恵まれて栄えてきた甲府市は山梨県の県庁所在地で県のほぼ中央に位置する。市内には荒川が流れ、御岳昇仙峡や芦川渓谷といった豊かな自然に恵まれている。1年を通して果物の収穫が盛んで、夏~秋には桃、秋にはブドウ、冬~春にはいちごが楽しめる。武田信玄ゆかりの地として、武田神社をはじめとする史跡などの見どころも多い。
URL new windowhttps://www.city.kofu.yamanashi.jp/

甲府市様

この事例の製品・ソリューション


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(2021年10月18日)

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