本研究会では、社内で利用しているグループウェアシステムの利用活性化に向けた課題分析、施策の検討と実施、成果確認までを行います。
グループウェアシステムを新規に導入した、もしくは従来のものをリプレースしたものの当初の計画通りには利用者が増えない、メールなど一部の機能の利用しか浸透しないなど有効に活用するまでには至っていない場合があります。有効活用できていない理由としては、以下のようなものが例としてあげられます。

• 利用者が利用方法を理解していない
• 自分の業務には利用は必要ないと考えている
• 運用者からの情報提供が不足している
• グループウェアの機能の充足性や使いやすさに問題がある

社内のグループウェウェアシステム利用の活性化に取り組む施策を検討する場合、最初に、活性化できていない原因を探る必要があります。利用者が利用方法を理解していない場合や自分の業務での利用は必要ないと考えているような場合には、教育の実施や利用ガイドの配布などの施策が有効な可能性あります。また、具体的な業務を想定した利用事例やFAQなど運用者が公開する情報が利用促進に繋がる場合もあります。グループウェアの機能不足や使いやすさに問題がある場合には、直ちに機能強化やユーザインターフェース改善を行うことは難しい場合が多いため、代替案を検討する必要があります。

このように現在の状況に対する原因分析を行い、その結果明らかになった課題に対して適切な施策を実施することにより、運用中のグループウェアをより有効的に活用できるような改善に取り組み、最終的には業務改善へ繋げていく検討を行います。

社内で利用しているグループウェアシステムにおける利用面、運用面、機能面等の課題を参加メンバーで共有し、課題解決へ向けた取り組みを実施していきます。

たとえば、アンケート等を利用して各社様でグループウェアシステムを活用いただけない理由・事情を調査し情報収集します。次に調査結果を分析し、課題を解決するための改善施策を策定します。その後、改善施策を現場で実施していただき、その成果を参加者メンバーで確認します。課題がStarOfficeに関する内容である場合には、他社様の運用事例の紹介や技術的な解決案をNECより提供いたします。

＜課題例＞

• グループウェアが浸透せず利用者が増えない。活性化させる手段はないか。
• 効率的な運用に改善する方法があるか。
• 営業活動をグループウェアの活用により効率化したい。考えられる方法は？
• 機能、運用で実現が難しいものの代替案はないか等。

メンバーが現在抱えている課題からひとつ、もしくは複数を「解決すべき課題」と位置付け、検討テーマとして取り組んでいきます。