各学校に設置されているファイルサーバの容量が急激に増加して、現場の教職員から毎日のようにメールで、容量追加や、データの管理ポリシーについての相談が絶えません。新しいストレージの予算申請も追い付かないという事態になっています。セキュリティの観点から、私用のパソコンやクラウドにデータを退避してもらうことは厳禁なので、すぐに用意する必要があるのはわかっているのですが。。。

NIASを導入すると、各学校のファイルサーバの状況が一目瞭然です。
利用状況を把握でき、利用されていないファイルを自動的にアーカイブして容量を一時的に減らすことや、個人情報が含まれるファイルの確認、対処も一括して行えるので、データ管理の煩わしい手間をかけずに、かつ安全に運用できるようになります。

容量増加予測のグラフを見れば、具体的にいつ、容量の上限を超えるか分かるため、計画的に管理対象の学校内のファイルサーバの追加を検討できるようになります。

鍵付きのキャビネットに保管されている紙文書は探すのが楽だったのに、最近のやりとりは全て電子データです。管理責任者や保管期限、アクセス権のルール等が徹底されていないので、新年度で担当のクラスが変わるたびに、資料を探すのに一苦労。毎年、入学してくる児童のデータ（行事写真や成績、個人情報）を保存するけれど、アルバム作成や記録保持に必要なときもあるので、不要そうなファイルがあっても放置してしまいます。保管ファイルの数も容量も増える一方で、頻繁には利用しないのに消せないデータがファイルサーバに溢れているせいで、いざ必要なデータを見つけるのに時間がかかります。

NIASなら頻繁に使うデータだけファイルサーバに、ある程度の期間保管するデータはアーカイブ領域に分けて管理することが出来ます。これによりファイルの検索効率もアップし、普段から忙しい現場の先生もムダな時間を使うことなく、本来、時間をかけたい作業に注力できます。
さらに、NIASはフォルダごとに責任者を設定することができます。またアクセス権管理も可能なので誰がどこにアクセスできる状況か、可視化することが可能です。

ネットワーク分離・強靭化対策が進み、インターネット接続が可能な環境にあるサーバ内には、生徒や保護者の個人情報を保存しないようにルールはありますが、意図せず保存してしまったファイルがないか、定期的に確認したいと思っています。
現状、データセンタにファイルサーバを統合している学校もあれば、各学校内に設置して管理している学校もあります。将来的には全ての小中学校のファイルサーバをまとめて管理する方向になると思いますが、いつになるかまだ具体的な目途は立っておらず、管理や申請の工数も複雑になるので心配です。

NIASV3.3の最新機能では、ファイルサーバ内の個人情報が含まれるファイルの所在を一括で検出、把握できるようになりました。定期的に活用し、万が一検出されたデータに対しても保管場所を移す、削除する、アクセス制御する等、適切な対処を取ることができます。

NIASはファイルサーバごとにインストール不要で、管理サーバを一台用意すれば、データセンタに統合されている領域、各学校設置のファイルサーバ領域、どちらも管理対象領域として適用可能です。