企業内で重要な役割を担うファイルサーバですが、導入時に検討が必要なポイントを知らないまま、半ば場当たり的に導入されるようなケースも少なくありません。例えば、皆様の部署ではこんなファイルサーバはありませんか？

現在のファイルサーバを「秩序あるファイルサーバ」に変えていくための一般的な流れは以下の通りです。

計画・導入準備フェーズ
どのサーバを整理の対象とするか検討します。対象サーバが決定したら、そのサーバの現在の運用状況や管理者を確認します。この際、全体方針として「どのくらいのサーバ容量の削減を目指すのか」の概算目標値も設定します。合わせて、今回の作業の実施体制やスケジュールを、リーダーが中心となって検討します。

整理フェーズ
対象サーバ内のフォルダ・ファイルの整理を行います。本作業は、実際にフォルダを利用しているグループの管理者が中心となり行うことが効果的です （リーダーとグループ管理者が同一の場合もあります）グループ管理者は自分の担当するフォルダの状況を精査し、整理のポリシーを策定します。そして整理ポ リシーを各メンバに周知し実行していく役目を担います。

運用フェーズ
実際に整理が行われた後は、この状態を常にキープしていくことが重要となります。運用フェーズでは定期的に対象サーバの状況を監視し、問題となる水準に達した場合は、整理フェーズで策定したポリシーに従って整理を行っていきます。既に決められたポリシーの適用では十分な整理が行えない場合は、もう一度整理フェーズに戻り、フォルダ状況の調査と整理ポリシーの再策定を行います。