他の企業はどうしてる？
ファイルサーバ管理におけるリアルなお悩み事とは

今やファイルサーバを導入していない企業は無いと言っても過言ではありません。
ペーパーレスが進み書類は全てデータ化され、ファイルサーバの容量は膨らむばかり。誰がどのファイルにアクセスして良いかなどのセキュリティ管理を含め、ファイルサーバ管理の重要性は理解しているがNIASを導入して本当に解決できるのか、不安に感じることもあるかと思います。
また、同じような悩みを抱えている企業はどのように解決したのか、そもそも解決できたのか、気になる方もいらっしゃるでしょう。実際、他の企業はどうしているの？といったご質問をよく頂きます。

業種や企業規模が違っても、ファイルサーバ管理のお悩み事は共通しています。
そこで、今回は実際にお客様からよくご相談頂く課題とその解決策についてご紹介したいと思います。

よくあるご相談その1：ファイル整理が進まない！

こちらは最もよく頂く相談です。ファイルサーバの利用状況の把握だけでも時間が掛かるのに、現場に整理を依頼しても削除してくれない、削除してよいファイルを確認する時間がない、というのは共通した悩みです。

NIASの管理画面で簡単にファイルサーバの利用状況を確認

NIASでは、UI上から簡単に容量逼迫を引き起こす原因となっているフォルダの状況などを確認することが出来ます。まずは容量やファイル数が多い種類から整理を実施するという事も可能です。

ユーザへの整理依頼もNIAS上から簡単に行うことが出来ます。ユーザ側も登録不要でActive Directoryの情報で簡単にログインでき、自分のファイルだけに絞り込むことが出来るため整理しなければならないファイル全体の把握も容易です。他にも、容量の大きなファイルを絞り込み削除を実施するなど、工数をかけない形で簡単に容量削減が可能となります。

また、どれだけ工数が少なくてもユーザ側が整理を行うことが出来ないという相談もございます。そういった場合はNIASの自動整理機能で移動元にショートカットを残しつつ不要データをアーカイブするといった運用も可能です。アーカイブ後、一定期間アクセスの無いファイルは不要と判断し削除していくことでユーザ側の負担も軽減することができます。

よくあるご相談その2：アクセス権の変更や管理に手間がかかりすぎる！

アクセス権の管理方法のお悩みもよくご相談頂きます。特に人事異動の際の大量修正には苦慮されておられます。

NIASではUI上から簡単にアクセス権の修正が行え、使いやすいインターフェイスのため属人化を防ぐことも出来ます。

修正作業はスケジュール実行が可能となっています。多数の作業が見込まれる場合も事前に負荷を分散して作業を行うことが出来るため、ミスの軽減も可能です。

さらに、不適切なアクセス権の一括修正機能もあるため、まとめてEveryoneフルコントロールのような危険性が高いとされるアクセス権も短時間で見直すことも出来ます。

また、Active Directoryとも連携しており、ADのユーザ・グループの情報も修正可能なためNIASからまとめて管理することによりさらに工数を削減することが可能です。

よくあるご相談その3：個人情報が含まれたファイルを管理しきれない！

こちらのご相談は、まずはファイルサーバの見える化から、と始めたお客様から頂くことも多いご相談です。個人情報を含んだファイルのルールは決めているから大丈夫、というお客様でも、そのルールが本当に守られているかを確認することが出来ない、というお悩みもあります。

個人情報検出機能で個人情報を含んだファイルを簡単確認

NIASでは氏名・住所・電話番号といった個人情報が、『どのファイルにどれくらい含まれているのか』を簡単に確認することが出来ます。

また、危険性の高いファイルを絞り込めたり、任意の指定した文字列を含んでいるファイルを見つけ出したりすることも可能なため、組織の状況に応じた柔軟な管理が可能になり、内部統制に寄与します。

他にも、特定の暗号化製品と連携させることができ、危険なファイルだけ暗号化を実施するといった利便性とセキュリティの両立も実現することが可能です。

よくあるご相談その4：クラウド移行したいが現行のまま移行して大丈夫か？

近年ファイルサファイルーバのクラウド化が進んできたことでこちらのお悩みも多くなってきました。例えばBoxなど一部のクラウドサーバは容量無制限のものもあり容量管理が不要という魅力がある一方、ゴミ箱状態のファイルサーバのまま移行してしまうと、検索性の低下につながったり、情報漏えいのリスクなども高まったりします。

また、従量課金のクラウドファイルサーバの場合、容量が費用に直結するためファイル整理をしてから移行するに越したことはありません。未整理状態のまま移行すると移行完了までの期間も見通せないため、計画の策定が困難になってしまうという側面もあります。

移行前に現行ファイルサーバの状況把握をし移行コストを削減

NIASでファイルサーバの可視化をし、アクセス権の状況も把握することで移行計画をスムーズに立案できるようになります。

また、移行前に不要なファイルを削除するなどの対処を行うことにより、移行・新環境にかかるコストを削減することも可能です。NIAS一つあれば現行ファイルサーバの可視化から新環境へのデータ移行まで一気通貫で実施することが出来ます。

移行後の環境もNIASで管理することが出来る(※)ので、ファイルサーバのゴミ箱化やアクセス権の不整合も防ぐことが可能です。
※CIFS共有可能な領域のみ可能

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