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デジタルワークプレイス連載コラム vol.4

(2021年1月29日)

テレワーク浸透へ向けた“脱ハンコ出社”へのNECの取り組み

新型コロナウイルス禍をきっかけにテレワークが急速に浸透するなか、”ハンコ”にまつわる課題を抱える企業が少なくありません。そこで、このホワイトペーパーでは、NECにおける押印レス・ペーパーレス化に向けた取り組みと、プロジェクト成功のポイントについて紹介します。

【ホワイトペーパー】
テレワーク浸透へ向けた“脱ハンコ出社”へのNECの取り組み

全文はPDFダウンロード(NEC ID登録が必要)にてお読みいただけます。

  • 働き方改革の一環として、“脱ハンコ”がスタート
  • ボトムアップの業務改善から、トップダウンの経営改革へ
  • 「押印レス・ペーパーレス活動」の進め方
  • 全社統一ルールではなく、ガイドラインを発行してスピーディに運用開始
  • プロジェクト成功のための3つのポイント
  • 「DocuSign」の導入をNECが全面的にご支援します

以下、本レポートの前半部分を掲載しています。

働き方改革の一環として、 “脱ハンコ”がスタート

NECでは、2018年1月に3ヵ年の中期経営計画を発表しました。この計画においては、社員の力を最大限に引き出す「実行力の改革」が1つの柱となっています。
社員のそれぞれの力を引き出すためには、従来よりスマートな働き方が求められます。その実現のためには、「意識改革、インフラの整備、業務・プロセスのシンプル化」により、働き方改革を推進することが急務でした。
このうち「インフラの整備、業務・プロセスのシンプル化」については、場所や時間、スタイルにとらわれない働き方=スマートワークの実現を目指して、スーパーフレックスタイムやドレスコードフリーの導入など、様々な取り組みがスタートしています。
そして、こうした取り組みの1つとして、テレワーク活用や承認の電子化に向けて「押印レス・ペーパーレス活動」が始まりました。これが、NECにおける“脱ハンコ”のきっかけです。

ボトムアップの業務改善から、トップダウンの経営改革へ

当初「押印レス・ペーパーレス活動」は、スマートワークを目的として、ボトムアップの業務改善活動として進められていました。
しかし、2020年に国内でも新型コロウナウイルスが感染拡大したことで、状況は一変します。具体的には、社員がリモートワークを余儀なくされた際の事業継続性(BCP)に焦点が当たりました。
そこで、「押印レス・ペーパーレス活動」を業務改善の活動として捉えるのではなく、トップダウンの経営/業務改革へと切り替えたという経緯があります。
一方、当時の社内には約2,500種類の帳票があり、対外的な契約関係書類も多数存在していました。それぞれの文書で、用途や性質が異なるため、一律に電子化することは困難です。
また、紙文書の電子化は、しばしばそれ自体が「目的」となってしまいがちですが、あくまでも「押印レス・ペーパーレス活動」を進めるための手段の1つです。
そのため、下図のように、「帳票棚卸」「廃止/電子化対応方針策定」「押印廃止/電子化の実行」の3つのステップを踏んでプロジェクトを進めていきました。

押印・ペーパーレス活動3つのステップ

リモート前提のデジタル化・ペーパーレス

ペーパーレスにより無駄な接触や手間を排除、安全性と効率をあわせて向上

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