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東建コーポレーション株式会社様

東建コーポレーション株式会社様

Office 365で新コミュニケーション基盤を構築
既存システムとの連携から移行までをNECが支援

東建コーポレーション株式会社様
業種建設・不動産業務営業・販売,共通業務
製品グループウェア/メッセージング/EIP,Web会議システム,コンテンツ管理,ユニファイドコミュニケーションほかソリューション・サービス企業ネットワーク/コミュニケーション,日系企業向けグローバルICTソリューション,文書・コンテンツ管理ソリューション

1974年の創業以来、土地活用の専門家集団として地域の発展に貢献する東建コーポレーション株式会社様(以下、東建コーポレーション様)。同社は、時代のニーズに対応した柔軟な働き方を実現すべく、マイクロソフトの「Office 365」を導入し、グループのコミュニケーション基盤を刷新しました。NECは、Office 365導入における豊富なノウハウを駆使して、それをサポート。グループ全体で6000人以上におよぶ規模の展開を大きなトラブルなく実現した上、既存システムとの連携基盤を構築するなど、同社のワークスタイル変革に大きく貢献しています。

事例のポイント

課題

  • 既存の統合コミュニケーション基盤「東建ネットデスク」は、外部からのアクセスを基本的に認めていませんでした。また、営業現場には“紙”中心の文化が根強く残っており、報告や資料の準備は拠点に戻って対応するのがあたり前でしたが、営業のポテンシャル向上という課題を踏まえ、ワークスタイルの変革を必要としていました。
  • 営業担当者を中心とするワークスタイル変革に着手。マイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」の採用を決めました。大規模な展開となる上、サービスの特性を理解し、現場に隠れた要望や課題を整理してプロジェクトを推進、および信頼できるパートナーを求めていました。
  • 中途採用など、不定期な人事異動が多いという特性もあり、Office 365上の情報に対する不適切なアクセスをいかに防止するかも課題でした。

成果

  • タブレットとマイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」を用いて「新東建ネットデスク」を構築。営業担当者のワークスタイル変革だけでなく、支店間、支店内のコミュニケーション活性化にもつながっています。
  • 豊富な実績を誇るNECのサポートを受け、既存環境からOffice 365へのスムーズな移行を実現。ワークスタイル変革が一気に加速しました。
  • 異動などの人事情報をOffice 365のアクセス権限に即座に反映するためのシステムを構築。手動で変更を行う場合に比べ、漏れ・抜けのない運用が可能になり、運用管理の効率化に加え、ガバナンスの強化にもつながっています。

導入前の背景や課題

社外での業務や情報共有を可能にする「新東建ネットデスク」を計画

東建コーポレーション株式会社 情報システム部 部主幹責任者代理 次長 大塚 基喜 氏東建コーポレーション株式会社
情報システム部
部主幹責任者代理 次長
大塚 基喜 氏

アパートや賃貸マンション、貸店舗の企画・設計・施工に加え、仲介・管理・経営代行までを手がける総合建設企業の東建コーポレーション様。多様化する時代のニーズに応えて建設事業の枠を超えた業容の拡大に取り組み、着実な成長を続けています。
同社の成長を支える武器としてITは必要不可欠な存在です。中でも、全社員の日々の業務基盤となっているのがグループの統合コミュニケーション基盤「東建ネットデスク」です。
東建ネットデスクは、メールやスケジュール、ファイルサーバなどの機能を備えており、情報の共有・活用を支援します。しかし、長年利用する中で課題も顕在化していました。
「セキュリティを重視し、基本的に社外からはアクセスできない仕組みにしていました。また、カタログや契約書など、営業現場の業務は“紙”中心の文化が根強く残っており、報告や諸手続きは自社に戻って対応する必要がありました。訪問先で商品の詳しい説明を求められた際に手元に資料がない場合は後日改めて訪問しなければならず、お客様のニーズにスピーディに対応できないこともありました」と同社の大塚 基喜氏は述べます。
こうした背景のもと、同社は「東建ネットデスク」のシステム更改を機にワークスタイル変革に向けた中期ビジョンを策定。営業担当者を中心とするワークスタイル変革を支える次期統合コミュニケーション基盤の検討を開始しました。

選択のポイント

Office 365の導入から運用までサポートする実績と安心感を評価

東建コーポレーション株式会社 情報システム部/技術インフラ課 職長 係長 菱田 義有 氏東建コーポレーション株式会社
情報システム部/技術インフラ課
職長 係長 菱田 義有 氏

課題を解決し、営業担当者のワークスタイルを変革するために同社が目を付けたのが最新のタブレットとクラウドサービスの活用です。「持ち運びやすく、手軽に利用できるタブレットと、どこからでもアクセスできるクラウドサービスを組み合わせ、社内・社外を問わない柔軟な働き方を実現すれば、業務の効率・生産性が向上。ビジネスのスピードアップにつながります」と同社の菱田 義有氏は語ります。また、大塚氏も「クラウドサービスであれば、自前でインフラを調達・管理する必要がなく、機能も市場ニーズの変化に応じて自動的に強化される上、将来、利用者が増加した際の拡張性も担保できます」と続けます。
そこで、同社は営業担当者の利用端末をタブレットのみとし、2600台のタブレットを導入。さらにマイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」を活用して、新たに「新東建ネットデスク」を構築することを決めました。

株式会社アイネット クラウドシステム事業部 第2システム部 課長代理 糟谷 良成 氏株式会社アイネット
クラウドシステム事業部 第2システム部
課長代理 糟谷 良成 氏

ただし、今回のプロジェクトは、全グループにわたる大がかりなもの。しかもクラウドサービスとオンプレミスのシステムとの連携なども考える必要がありました。
「グループ全体の社員は6,000名以上。これだけの規模で利用するシステムをリプレースするには、単にクラウドサービスを契約するだけでは対応は困難でした。また導入効果を高めるために、隠れた現場の要望や課題を整理しながらプロジェクトを推進する必要もあり、Office 365の導入・運用をトータルで支援してくれる信頼性の高いパートナーの存在が不可欠でした」と大塚氏は語ります。
このような観点から、同社がパートナーに選択したのがNECです。
決め手になったのは、NECの実績による安心感。「NEC自身がマイクロソフト製品を活用したグローバル情報共有基盤を構築し、ワークスタイル変革に取り組んでいる上、業種・業態を問わず、様々な企業のOffice 365導入プロジェクトをサポートしていることもあり、NECにまかせれば、スムーズに移行を実施できると判断しました」と菱田氏は選定の理由を述べます。
加えてOffice 365のメリットを最大化する提案力も評価しました。
Office 365を利用するに当たり、最も不安だったのがデータを外部のデータセンターに保管することでした。「重要データの取り扱いを考慮し、ハイブリッド型の運用にすることは決めていましたが、クラウド側のSharePointをどのように有効活用するか悩んでいました。NECからは、弊社の要望を理解いただいた上で、SharePointサーバの構築経験を活かした提案をいただき、クラウド活用にて250店舗の営業支店ポータルも立ち上げることができました」と東建コーポレーション様のIT戦略を支援するアイネットの糟谷 良成氏は語ります。

導入ソリューション

Office 365を軸にワークスタイル変革を全方位的に支援

NECは、既存環境からOffice 365への移行および導入支援、既存システムとの連携、各ツールの機能強化、運用の定着に向けたトレーニングやマニュアルの整備などをトータルに提供しています。これにより、コミュニケーションの円滑化、情報共有や文書管理の高度化などを実現し、Office 365の活用メリットを最大化するとともに、お客様のワークスタイル変革に大きく貢献します。
東建コーポレーション様のプロジェクトでも、ワークスタイル変革を目指す新東建ネットデスクのコンセプトを深く理解し、Office 365の有効活用を図る仕組みやきめ細かな導入・運用サポートを提案しました。
例えば、特に高い評価をいただいたのがOffice 365と人事システムとの連携です。個人ではなく、企業でクラウドサービスを利用する場合、不適切な情報へのアクセスなどを防止するための認証が非常に重要となります。
そこで、NECは、タブレットを利用して柔軟にサービスにアクセスしつつも、安全・安心に利用できる環境を提案。具体的には、中途採用や不定期な人事異動が多いという東建コーポレーション様の事情を踏まえ、人事システムからID管理サーバへのユーザ情報の登録、各システムへの情報配信、パスワード設定の自動化を実現する「新人事連携システム」を構築しました。
この連携システムによって、営業拠点ポータルの閲覧権限用特殊グループを生成するなど、人事情報を新東建ネットデスク上でのアクセス権限に即座に反映する仕組みが実現。タイムリーにユーザに適切な権限を付与してセキュリティを強化できる上、手動で変更を行う場合に比べ、漏れ・抜けがなく効率的な運用が可能になります。同時に既存の人事システムには手を加えないことで工期を短期化し、プロジェクトのスムーズな進捗にも貢献しました。
こうした支援をNECが行える背景には、マイクロソフトのOffice 365をはじめ、多様なコミュニケーションツールやコラボレーション基盤の提案・導入における豊富な実績、それらを通じて培った技術・ノウハウがあります。また、NECがマイクロソフトと戦略的協業関係を締結していることもOffice 365のスムーズな導入に貢献します。

導入後の成果

使いやすさと安全・安心にこだわり随所に工夫を施す

同社はOffice 365を6000人分導入し、新東建ネットデスクの本格運用を開始しています。「NECがプロジェクト全体をコントロールしてくれたおかげで、新東建ネットデスクを予定通りに本格稼働することができました」と糟谷氏は言います。
システムは、前述した通り、オンプレミスとクラウドサービスを組み合わせたハイブリッドな構成となっています。メール、スケジュール、施設予約機能などを提供する「Microsoft Exchange Online」、ポータルの構築やドキュメント共有機能を提供する「Microsoft SharePoint Online」、インスタントメッセージやプレゼンス、Web会議などのサービスを提供する「Microsoft Lync Online」というOffice 365のフルラインアップをクラウドサービスとして利用。その上でSharePointについてはオンプレミス環境にも構築し、特に重要度の高い情報は、こちらで共有する仕組みとしています。
全社へのサービスインにあたっては、同社独自の工夫もあります。その1つが、使いやすさを考慮したユーザインタフェースです。現場の負担を軽減するため、使い勝手や操作性をできるだけ直感的なものにしたかったのです。
具体的には、オフィス空間をイラスト化したトップ画面を独自に開発。使いたい機能を視覚的かつ直感的に呼び出せるようになっています。「例えば、カレンダーのアイコンをタップすればスケジュール機能が、机のキャビネットをタップすればドキュメント共有機能が立ち上がります。この直感的な操作性のおかげで、特別なユーザ教育を行わずとも、Lync Onlineのような新しい仕組みを現場に浸透させることができました」と大塚氏は成果を強調します。
オンプレミスシステムの監視・管理もNECがサポート。万が一、トラブルが発生した際は最寄りの保守拠点から即座にエンジニアが駆け付け、迅速な復旧を行います。「障害対応などにて密な連携が行えるだけでなく、新たな課題の相談もしやすいので助かっています」と糟谷氏は話します。

新東建ネットデスクのインタフェース

カレンダーのアイコンをタップすればスケジュール機能が、机のキャビネットをタップすればドキュメント共有機能が立ち上がるなど、直感的な操作性を実現している。

情報共有が加速し、スピーディな顧客対応を実現

新東建ネットデスクの構築によって同社のワークスタイル変革は一気に加速しました。
営業担当者はタブレットを使い、外出先でもメールのやりとりやスケジュール管理、日報や資料の作成などが可能。手元にない資料もオンラインで入手できるため、その場でお客様に詳しい商品説明を行えます。「外出先でもオフィスにいる時と同じように作業を行え、業務効率が大幅に向上。スピーディな顧客対応を実現しています」と大塚氏はメリットを語ります。
同時に既存の営業支援システムを保管する報告や情報共有のための機能をSharePoint Onlineで構築。外出先で行える業務の幅を拡大しています。「営業支援システムの一部の機能をSharePointを使って構築したのですが、案件の進捗状況などに関する情報の量と質が大幅に増加。きめ細かな案件管理にもつながっています」(大塚氏)。
また、社員同士のコミュニケーションの質も向上します。新東建ネットデスクのコミュニケーション手段はメールだけでなく、Lync Onlineを活用することでインスタントメッセージ(IM)の利用やWeb会議も可能です。相手が接客や打合せで電話に出られない時はメールより即時性の高いIMでメッセージを伝えたり、相手の顔を見て話をしたい時はWeb会議に切り替えてコミュニケーションをとったりすることができるのです。
「例えば、エリアの異なる支店長同士で打合せを行う場合、以前は長時間の移動や出張が必要でしたが、これからはWeb会議で気軽に相手の顔を見ながら打合せを行えます。資料を共有しながら効率的に打合せしたり、複数拠点間で会議を行ったりすることも可能です。中身の濃いコミュニケーションが可能になったことで、情報共有が加速し、意思決定の迅速化につながります」(菱田氏)。
情報共有という観点では、SharePoint Onlineを使って支店ごとのポータルサイトも構築しました。支店の全員が常に同じポータルで情報を共有できれば、コミュニケーションロスによるムダなどがなくなると考えたのです。保存するドキュメントやスケジュールは他の支店からはアクセスできない仕組みにしており、セキュリティを確保しています。

この支店ポータルの展開については、NECがデザインテンプレートと、設定作業を簡素化するためのスクリプトを提供。「SharePoint未経験のメンバーでも、容易に作業を行え、250拠点分のポータルを予定通り立ち上げることができました」と菱田氏は話します。

今後の展望

クラウドのさらなる有効活用と、経営の高度化につながるIT活用を目指す

今後、同社は新東建ネットデスクの機能強化やさらなる活用を目指します。社内SNSの構築もその1つ。「営業担当者のノウハウの共有など、新しいコミュニケーションの可能性を追求したいですね」と菱田氏は言います。
また、Office 365によってクラウドサービスのメリットを改めて評価した同社は、オンプレミスの様々な業務システムについてもクラウド化を推進していく考えです。自前でインフラを持つ必要のないクラウドなら、事業の成長に応じて、システムを柔軟に拡張することができます。用途を見極めつつ、前向きに検討していくといいます。
加えて、Office 365によって現場のワークスタイル変革を実現した同社は、次の施策として経営層の意思決定など経営そのものに貢献するIT活用にも取り組む考えです。
「BIツールによる経営ダッシュボードの構築などを検討しています。より緻密かつ多様な情報を経営判断に役立てるには、Office 365上に蓄積される非定型データも含め、様々なデータを分析することが不可欠になるでしょう。いわゆるビッグデータの活用です。こうした面でもNECには継続的なサポート、クラウドの有効活用に向けた最適な提案を期待しています」と大塚氏は話します。
戦略的なIT活用を推進することで、同社は組織の競争力強化に努め、社会とともにさらなる発展を目指す構えです。

お客様プロフィール

東建コーポレーション株式会社

所在地 名古屋市中区丸の内2丁目1番33号
創業 1974年9月
資本金 48億円
売上高 連結/2364億5300万円、単体/1325億6200万円(2013年4月期実績)
従業員数 5575名(パート社員含む)、東建グループ社員数/6253名(2014年4月現在)
事業概要 土地所有者向けのアパート・マンションの企画・設計・施工・経営代行サービスのほか、「ホームメイト」のブランド名でアパート・賃貸マンション・貸店舗の入居仲介サービスなどを全国展開。全国の賃貸物件およびその周辺施設情報まで提供する検索サービス「ホームメイト・リサーチ」も運営する。そのほか、リフォーム事業、リゾート事業、ネット広告事業など住生活関連の幅広い事業を展開する。
URL http://www.token.co.jp/

(2015年01月16日)

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