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静岡トヨペット株式会社様

Microsoft Office 365を本社と全拠点に展開。
働き方改革を支える新たなコミュニケーション基盤を確立、セキュリティも大幅に向上

業種:
  • 卸売・小売業・飲食店
業務:
  • 共通業務
  • 営業・販売
製品:
  • ソフトウェア/コラボレーション
  • ソフトウェア/セキュリティ
ソリューション・サービス:
  • 働き方改革
  • セキュリティ
  • クラウド

事例の概要

課題背景

  • メール、ファイルサーバ、予定表、ポータルサイトなど、別々に管理されていたシステムを一元化したい
  • 紙文書ベースで処理されている非効率な業務プロセスを改めたい
  • いつでもどこでも利用できるコミュニケーション基盤を整備する一方で、セキュリティの強化も図りたい
  • 遠隔地の拠点とも柔軟なコラボレーションが行えるようにしたい

成果

利便性の向上と運用管理の負荷を削減

すべてのサービスが統合されたため、利用者は1つのID/パスワードでログインでき利便性が向上。またクラウドサービスであるため、システム管理者の運用負荷も軽減された

ワークフローの導入により、稟議・決裁日程を短縮

3~4日かかることもあった遠隔地拠点とのやりとりが最短1日に短縮。ペーパーレス化にも貢献

セキュアなコミュニケーション基盤を整備

場所を問わずOffice 365を利用できるようにする一方、会社が認めていない環境や端末からのアクセスをHDE Oneで制御。安心して利用できるコミュニケーション基盤を整備した

時間や場所を問わない情報活用

遠隔会議が行える環境により、今後は移動時間やコストの削減を見込む。さらに社内SNS/チャットが利用できる環境の整備なども推進し、社内情報活用の活性化促進を構想

事例動画

導入ソリューション

NECが提供したMicrosoft Office 365ソリューション
従来は個別構築されていたメール、グループウェア、ファイルサーバなどの機能をクラウド経由でどこでも利用できるOffice 365に集約しました。このようにコミュニケーション基盤を整備する一方、セキュリティを強化するためにHDE Oneを活用。アクセス制御やメールの誤送信対策に活用するほか、監査・法令対応に向け電子メールの保存・監視を行っています。また1つのIDですべてのサービスが利用可能になり、利便性を高めるとともに少人数からなるシステムグループの運用管理負荷も軽減しています。

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事例の詳細

導入前の背景や課題

静岡トヨペット株式会社
代表取締役 社長
平光 敬和 氏

働き方改革の実現に向け業務環境の刷新に着手

新車・中古車販売や自動車整備、車両リースなどの事業を通して、60年以上にわたり地域のカーライフを支えてきた静岡トヨペット様。同社では、働き方改革の実現に向けた取り組みを意欲的に展開しています。その狙いについて同社代表取締役社長の平光敬和氏は次のように語ります。

「社員一人ひとりが主役になり、時代の変化に対応できる人財・社会にとって価値ある人財へと育っていく。当社の社員、家族が社会の中で豊かな人生を歩む。その後押しをすることが、これからの企業の使命だと考えています。よく経営は『人』にありという言葉を聞きますが、人のほうが経営より上位概念です。社員が豊かになるための道具として会社がある。そこをはき違えてはいけません。社員が成長することが企業の成長につながります。しかし、残業や日々の雑務に追われるような環境では、とてもこうした目標は実現できない。社員がゆとりある生活を送れるようにする上でも、働き方改革による生産性向上や働く環境の改善が不可欠です」

同社ではその一環として、優秀な人材を確保し、生産性を高めながら、全社員が活き活きと働ける環境づくりを目指すプロジェクトを実施。全社員が能力と個性を発揮するための取り組みを行っています。さらに今回取り組んだのが、社内業務を支えるIT環境の刷新です。タブレットによる商談支援をはじめ、営業担当者のIT化は進んでいましたが、多くの管理業務については紙ベースで行われており、そうしたアナログ体質から脱却する必要性を感じていたのです。

「従来は各種の報告業務や稟議・決裁などがすべて紙ベースで処理されており、社内のコミュニケーションも直接顔を合わせて行う会議や電話が主体でした。生産性向上を目指すためには、こうした状況を一刻も早く変えていく必要があります。そのための新たな業務基盤を確立したいと考えたのです」と同社の谷口進哉氏は説明します。

選択のポイント

静岡トヨペット株式会社
総務部 部長
兼 システムG グループ長
谷口 進哉 氏
静岡トヨペット株式会社
総務部 システムG 主任
前田 吉太 氏

多彩な機能を評価しOffice 365を採用。固有要件もアドオンツールでカバー

こうした業務面でのニーズに加えて、従来のIT環境も課題を抱えていました。

「以前はメールサーバやファイルサーバ、社内連絡システム、一部ユーザ向けのグループウェアなどのシステム群を別々に導入していたため、ID/パスワード管理の煩雑化や運用保守に手間がかかるなどの問題が生じていました。特にメールは通知機能のないWebメールでしたので、すぐに着信に気付くことができません。お客様からのご連絡に迅速に対応するためにも、抜本的な改善が急務でした」と同社の前田吉太氏は振り返ります。

これらの課題をトータルに解消できるソリューションとして新たに導入されたのが、「Microsoft Office 365」(以下、Office 365)です。同社の牧田桂介氏は、採用の決め手を次のように語ります。

「自前でサーバを建てるとまた管理の手間が発生しますし、大規模自然災害のリスクなども考慮する必要があります。そこで今回はクラウドサービスの採用を決断。様々な事業者のサービスを比較検討した結果、機能の充実度などを評価してOffice 365を選びました」

Office 365の採用に際しては、NECの提案も大きな役割を果たしました。「たとえば旧環境では、監査対応のためのメールアーカイブを行っていたため、新システムでも同様の機能が必要でした。また、Office 365はクラウドサービスなのでID/パスワードがあればどこからでもアクセスできますが、会社が認めていない環境や端末からの利用は防ぐ必要がありました。そこでNECが提案してくれたのが、HDE社のOffice 365用クラウドセキュリティツール『HDE One』です。これを採用することで、今述べた追加要件をすべてクリアすることができました」と前田氏は評価します。

さらにNECは、稟議・決裁業務のベースとなるワークフローについても、別のアドオンツールを提案。NECグループや他社での活用事例を参考にしながら、新しい業務プロセスの改善や今後の定着化、管理・運用に向けたトータル提案を行いました。

「我々の将来のあるべき業務を支える情報インフラ基盤の実現に向け、最適な提案をしてくれたと思います。その結果、Office 365の標準機能だけではカバーできない業務要件を満たすことができました」(前田氏)

導入後の成果

静岡トヨペット株式会社
総務部 システムG 主任
牧田 桂介 氏

稟議・決裁日程を大幅短縮。ライセンスコスト削減にも成功

現在同社ではExchange Online(メール、予定表)、SharePoint Online(社内ポータル)、OneDrive(ファイル共有ストレージ)、Office Online(Word、Excel、PowerPoint、OneNoteなどのドキュメント作成・編集、共有)などの機能を活用。本格的な業務展開はこれからが本番ですが、すでに様々なメリットが見えはじめています。

「たとえば旧メール環境は、添付ファイルの容量が1MB、メールボックスの容量が50MBと制限が厳しく、思うような活用ができませんでした。Exchange Onlineに移行したことで、こうした問題も解決しました。メールボックス容量が50GBと莫大になり、煩わしかったメール整理作業から解放されたと利用者からも好評です」と牧田氏は語ります。もちろん、従来のように各サービスで別々のID/パスワードを用いたりする必要もありません。

セキュアなコミュニケーション基盤の確保も成果の1つです。場所を問わず、どこからでもOffice 365を利用できるようにする一方、社外からアクセスする際のIPアドレスや端末をHDE Oneで制御。さらに「承認が必要なメールは上長の確認がないと送れない」「ファイルをメールで送る際には自動的に暗号化して送る」といった、メール環境のセキュリティ強化や誤送信に対する対策を行っています。

また、稟議・決裁プロセスが電子化されたことで、業務処理の大幅なスピードアップも実現しています。「以前は遠隔地の拠点から書類が届くまでに3~4日かかるケースもありましたが、現在では最短1日で処理を完了できます。加えて、年間約5,000枚以上の紙文書削減や保管場所・管理工数削減などの効果も見込んでいます」と谷口氏は語ります。

さらに牧田氏も、「ライセンスプランについても、利用形態により最適なプラン提案およびOffice Onlineの活用をNECが提案してくれたおかげで、営業社員300名分のOfficeコストを抑えることができました」と評価します。

今後はSkype for Business Online(Web会議やインスタントメッセージ)の活用も検討。プレゼンスの状況を把握しながら、電話、Web会議、メール、インスタントメッセージといった最適なコミュニケーションを選択することで、会議のための移動時間/コスト削減に役立てていく考えです。さらに将来的には、Teams(グループ内チャット、グループ会議)やYammer(社内SNS)などを活用し、社内情報共有の活性化促進も視野に入れています。

「オフィスもITも、働く人が楽しくなるような環境を目指したい。必要なのはコミュニケーション、コラボレーションが自然発生的に生まれる仕組み、つまりデザインだと思います。やっていて苦しいのは長続きしない。使っている人が楽しくて、新しいことにつながるということが重要です。今回の取り組みはその第一歩。支え手であるNECにも、さらなる提案を期待しています」と展望を語る平光氏。Office 365の導入をきっかけとして、働き方改革に向けた取り組みにも大きな弾みがつきそうです。

写真左より、NEC 静岡支社 産業営業部 松井 威、静岡トヨペット株式会社 総務部 前田 吉太氏、代表取締役 社長 平光 敬和氏、総務部 部長 谷口 進哉氏、総務部 牧田 桂介氏

お客様プロフィール

静岡トヨペット株式会社

所在地 静岡県静岡市葵区長沼611
設立 1956年5月
資本金 1億8000万円
従業員数 823名(2017年4月1日現在)
事業概要 静岡県エリアにおいて事業展開を行うトヨタ系自動車ディーラー。県内に約40カ所の新車・中古車販売店、並びに修理工場を展開。「社員の価値で選ばれる会社」を目指しており、社会貢献活動や地域や顧客を対象とした様々なイベントも推進している。
URL new windowhttps://www.shizuokatoyopet.jp/

静岡トヨペット株式会社様

この事例の製品・ソリューション


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(2018年3月12日)

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