業種	製造業	業務	経営企画
製品	コラボレーション,ユニファイドコミュニケーション	ソリューション・サービス	共通業務ソリューション（文書・コンテンツ管理）,ネットワーク（コミュニケーション）,ネットワーク（スマートデバイス活用）

事例の概要

課題背景

• 「働き方改革」の取り組みの中で、会議の生産性改善が効果的であることが明らかになった。
• 会議改革の象徴案件とした経営会議では1回あたり3時間の時間をかけており、その準備作業には資料の印刷や役員への確認、差し替えなど、多大な事務負担がかかっていた。また、差し替え分を含め資料配布に使用する用紙は、1か月でおよそ1万8千枚となっていた。

成果

導入ソリューション

会議前（準備）から会議後まで徹底してペーパーレス化することで、経営会議の効率化・セキュア化・コスト削減をトータルで実現するシステム。シンプルな操作で議論への深い集中を促進し、高いセキュリティ機能で資料の不適切なアクセスを防止。議論の質向上や、円滑な進行など会議の生産性向上を支援。

• お問い合わせ

本事例に関するお問い合わせはこちらから

事例の詳細

導入前の背景や課題

働き方改革、労働時間短縮の推進に向けて、まず経営会議の運営方法を見直す

選択のポイント

経営会議に使用する厳秘情報を、自前のサーバに保存できる会議システム

導入後の成果

経営会議に要する時間は半分に。
年間22万枚もの用紙削減効果

従来から取り組んでいた経営会議で扱う案件の見直しに加えて、経営会議のペーパーレス化を機に、味の素社様では資料のフォーマットを大きく変更しています。「詳細すぎる数値や補足説明文の掲載を廃止したところ、各項目の要点が明確になり、説明に要する時間も短くなっています」と、西内氏は話します。ページに余白が生じたことで、スタイラスペンを用いて紙資料のようにマーキングや書き込みができるConforMeeting/eの機能が、フルに活用されています。会議の数日前に設定した資料の配信期限は、ペーパーレス化以降も厳守されており、役員は事前に目を通して議題を把握できるようになっています。その結果、会議当日は経営目標に対する進ちょく状況の把握や、目標達成に向けた施策の確認・意見交換など、本質的なことに十分な時間を充てられるようになりました。

このように、会議運営の改革と資料フォーマットの変更、そしてConforMeeting/eの導入によって、「3時間程度かかっていた経営会議が、現在ではおよそ半分の時間で終了しています。会議当日は、案件の説明者が室外で待機しているのですが、発表予定時刻が大幅に前倒しとなることが多く、経営会議室への入室が早くなったと説明者も驚いていました。また、用紙の削減効果については、年間でおよそ22万枚を見込んでいます」と、西内氏は語ります。

経営会議出席メンバーと説明者、運営を担当する経営企画部スタッフが、ペーパーレス化によって新たに創出できた時間の合計は、最初の2か月間だけで630時間にも上ります。「海外の関係会社の法人長も参加する拡大経営会議の際にアンケートを実施したところ、『ペーパーレスによって負荷が減ったことは明らか』『このしくみを全社に広げていくべき』といったポジティブな意見が多く寄せられました」と、西内氏は明かします。

手塚氏は「経営会議で使用するシステムですから、もし何らかのトラブルで停止すると、その影響は甚大です。NECは安定感・安心感のあるベンダだと認識しており、今後も手厚いサポートに期待しています」と話します。

2017年7月からは、取締役会にもConforMeeting/eが活用され、現在では部門長の会議やプロジェクト単位のミーティングにも、会議改革・働き方改革の裾野が広がっています。「新たに創出できた時間を他の業務や思考に充てることで、イノベーティブな施策が創出しやすい職場環境につながっています」と、西内氏は強調します。
同社は、グループ会社で開催される会議についても、ConforMeeting/eの活用を検討しています。

NEC担当スタッフの声

無駄が許されない経営会議の場で、安心してお使いいただけるシステム環境が評価されました

お客様プロフィール

味の素株式会社

この事例の製品・ソリューション

• ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」

• お問い合わせ

本事例に関するお問い合わせはこちらから

• 新しいウィンドウでリンクが開きます。本事例のリーフレット(1,009KB)