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人手に依存して始めた内部統制はそろそろ破綻していませんか?

本年4月から始まった内部統制報告制度(いわゆる日本版SOX法)適用のために、「業務フロー」「リスクコントロールマトリクス」「業務記述書」の、いわゆる“文書化3点セット”の作成が大変だった…という企業は多いはず。ようやく内部統制への対応をスタートして一段落という状況でしょう。しかし「人手に依存した手作業での文書化」を行った企業にとっては、実はこれからの作業で破綻が生じやすいのです。

そこで「どのようなケースで破綻が生じやすいのか」という5つのケースと「その対策として、いま何ができるのか」という対策を紹介。あなたの会社の実情と、ぜひ照らし合わせてみて下さい!

内部統制では、いったん文書化をすれば終わり…というわけではありません。「文書化」→「テスト」→「評価」を繰り返し、ブラッシュアップを続けていく必要があるのです。

特に内部統制への対応が一段落した現段階で多いのが、監査人のチェックによる修正指示!

文書化の際にプロセスごとに細かく定義を行った結果、周辺書類まで含めると膨大な数の文書が存在するはずです。しかし、文書が数千にも及ぶと、

●どの文書のどの部分を修正すればいいのか、該当個所の洗い出しだけでも大変!
●全部修正したつもりでも、修正漏れが発生しがち!

という状態に陥るのは目に見えていませんか?

しかも、監査は定期的にやってくるのです。この修正作業を、これから何度も繰り返すことはできますか?

仮に、ケース1で紹介した「手作業による文書修正」を何とか行ったとしましょう。

あなたの会社では、文書の管理をどのように行っていますか?数千にも及ぶ膨大な数の文書に対し、定期的に修正を加えていくと、当然のことながら膨大な数の修正ファイルが生じます。これをファイルサーバで管理しようとしても、似たようなファイル名も多く、どれが最新版かの把握すら難しい…という状況に陥ってしまいがち。ただでさえ膨大な数がある上、その版管理まで行おうとするのは無理があるはずです。

しかも、内部統制では文書の改版修正の履歴管理だけでなく、業務をどのように改善したかという「改善の履歴」を管理する必要もあります。

これらの管理まで、ずっと手作業で続けていくと、人為的なミスが発生しがちだとは思いませんか?

複数の部署が関わる文書の更新を、各部署に依頼した場合、それぞれの担当者がバラバラに元文書にオーバーライトしたファイルを作成したとするとどうなるでしょう?

元文書から複数の版の修正文書が派生してしまい、プロジェクト事務局がそれぞれの修正個所をマージするのでは、修正の漏れや、部署ごとの修正個所の食い違いによる矛盾などが発生しがちです。

これでは、修正すればするほど、リスクが増大してしまうという結果に陥ってしまうことが懸念されますよね?

運用テストを現場に依頼すると、各部署からいっせいにメールで戻ってきたり、逆になかなかやってくれない部署があるなど、プロジェクト事務局はテスト実施の依頼とその進捗のとりまとめで精一杯。

運用テスト本来の目的は「運用改善」のはずなのに、そこまでたどりつけないのでは、実施した意味がありませんよね?

現在運用中の“手作りの内部統制構築”に携わってきたメンバーなら、構築時のノウハウが各自に残っており、何か起こってもかろうじて対応可能。

でも、自分が人事異動で内部統制担当から外れて新しい担当者に引き継ぐことになった‥‥とか、内部統制プロジェクトが徐々に縮小されて、現場の業務に落とすことになり、現場スタッフに引き継ぐことになった‥‥という状況は多分に考えられます。その時、引き継げないではすまされません。

この状況は「組織だった内部統制」ではなく、一部の限られた社員に依存した「マンパワーによる内部統制」と外部から指摘されても反論できませんよね?

これまで紹介した5つのケースは、いずれも「手作業による文書化」及び「手作業による管理」の限界が原因です。それは、内部統制構築支援のツールを用いることで解決できます。

しかし、また新たに、ツールにあわせて文書作成から始めるのは非現実的というものです。そこで注目なのが、手作業で作成した文書をとことん活かせる内部統制構築支援ツール「StarOffice X Audit Manager」なのです。

▼ 「StarOffice X Audit Manager」 3つのポイントをチェック

「StarOffice X Audit Manager」は、前述の通り「既に手作業で作成した文書をとことん活かせる」内部統制構築支援ツールです。

ツールにあわせて文書作成をしなおす必要がないため、「手作業で始めてしまった内部統制構築」を引き継ぐことができます。

しかし、「StarOffice X Audit Manager」の特長はそれだけではありません。その3つのポイントを詳しくみていきましょう。

内部統制では、作成した文書を「管理」することとともに「評価及びその進捗管理」することも重要です。

「StarOffice X Audit Manager」は、この2つのフェーズを支援する機能が1製品で提供されています。

この2機能がそろっていないツールでは、内部統制の全フェーズを効率的に管理することができませんので、要チェックのポイントなのです。
「StarOffice X Audit Manager」ならば、全文検索機能があるため、「限界のケースその1」のような「監査人からの指摘があった修正個所」を検索により簡単に洗い出せ、修正後に再度検索することにより、修正漏れも確認できます。またケースその2からその4で指摘した、版管理や進捗管理も1つの画面から簡単に行えるのです。

内部統制では事務局だけでなく、運用テストなどでは現場の各部署に依頼する事項も多いのが実情です。
そのため、現場レベルでも使いやすいことは必須項目となります。

「StarOffice X Audit Manager」では、全フェーズを通してすべての機能が見えるように配置された上で、各部署で使える機能のみ青字で表示されています。「管理者(事務局)」はほとんど全部の機能を網羅することで「管理ツール」として、「現場の各部署」ではテストに必要な機能のみ実行できるツールとして、誰にでも迷わず使えるのも大きな特長です。

内部統制構築のために、ここまで既に多くのコストをかけてきた以上、なるべく低コストで導入できるツールでないと…というのも企業のホンネでしょう。

「StarOffice X Audit Manager」では、文書管理についての機能は80万円(税別)、「内部統制評価/進捗管理」についての機能は+350万円(税別)という低コスト導入が可能です。
※StarOffice X Audit Managerは、「内部統制評価/進捗管理」機能だけを購入いただくことはできません。

内部統制対応のために、多くの人手をこのままかけ続けることを考えると、大幅なコスト抑制も可能になるのです。

「人手による限界のケースその5」で紹介した通り、特定のスタッフに依存した内部統制構築では、長期を視野に入れた対応ができないため、組織として大きな問題であるのは言うまでもありません。しかし、この課題は解決することができるのです。

そのためにも、これまで「手作業で作成した文書を活かせる」=「今からでも対応できる」製品である、「StarOffice X Audit Manager」の導入を検討して下さい。

※株式会社リクルート キーマンズネットに2008年06月26日に掲載された記事より転載。掲載されておりますサービス内容、料金などは、掲載日または更新日時点のものです。

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