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社内情報ポータルの段階的導入


企業の中では、イントラネットの普及や一人1台のPC利用環境の浸透、企業内情報システムの増加などにより、流通・蓄積される情報量が飛躍的に増えています。しかし、「情報を発信しても目的とする人に届かない」「欲しい情報にアクセスするまでに苦労する」など、多くの悩みを聞かれていませんか?
有用な情報を提供したいと思うほど、数多くの社内サイトが乱立して、かえって非効率になっている状況があります。

<多くの企業が抱えている課題>

  • 情報発信者は、発信する情報を見てもらえなくて、個別の問い合わせに対応する工数が減らない。
  • 情報の受け手としての社員は、情報が多すぎるので、欲しい情報がどこにあるのか分からなくて探すのに余分な時間をかけている。
  • 情報システム部門は、各部署の個別の要求に対応しきれず、独自に立ち上げる情報発信用のサーバの管理にも手が回らない。

その解決方法を考える際に、インターネットの世界が参考になります。
インターネットの世界では、様々な情報発信者がWebサイトを立ち上げていますが、普通、利用者の多くはYahoo!などを自分のお気に入りのホームページとしてブラウザに登録し、そのトップページの最新ニュースなどを見て関心のある情報へアクセスしています。
これがポータルサイトと呼ばれているもので、「それぞれ個別に作られる複数の情報を、利用者の視点で整理して提示」しています。その結果、「利用者が、自分の見たい情報に簡単にたどり着くことができる」という利便性を提供することができ、アクセス数が増えることによりWebサイト全体の利用価値が高まっているのです。

そこで企業においても、数多くの社内サイトの情報を分かり易く利用者に届けるために、Webシステムの入り口として企業内ポータルが有効と考えられます。

意外と進んでいない企業内ポータルの構築

<グラフ1>企業内ポータル構築状況
しかし、企業内ポータルの構築は意外と進んでいない現実もあります。

<グラフ1>はWisdom会員の方を対象に2009年3月末に行われた「企業内ポータル構築状況に関するWebアンケート」の結果です。この調査によると、「ポータル構築済み」の回答は 30%で、「検討している」の12%を加えても、半数に満たない状況です。

多くの企業では現在でも、情報を発信したい部門が独自に社内ホームページを公開したり、メールの同報発信を頻繁に行っているのではと推測されます。

情報システム部門の皆様は、企業内ポータルが「社内に溢れる情報の一元化に利用できるのでは。」とか、「情報へのアクセス制御に役立つのでは。」とお考えになっている方も多いと思われます。しかし、数多くの情報発信者や多数の情報システムをうまくまとめるにはどこから手をつけて良いのか分からず、なかなか具体化に向けての検討が実現しない状況と推測されます。また、既に情報をポータルに統合している場合でも、様々な情報システムやホームページを時代と共に出てくる要望に合わせて改善・改良していくのが大変と感じられているのではないでしょうか。


最も使われている利用シーンは「グループウェアポータル」

<グラフ2>企業内ポータル主な利用シーン

<グラフ1><グラフ2>は、Wisdom会員の方を対象に2009年3月末行われた「企業内ポータル構築状況」に関するWebアンケートの結果。(有効サンプル数:590)

一方、既に企業内ポータルを利用されている会社では、どんな使い方をしているのでしょうか?

「企業内ポータル構築状況に関するWebアンケート」では、「主な利用シーン(利用頻度の高いもの一つ)」についてもお聞きしています。
結果は<グラフ2>に示す通り、「グループウェアのポータル」が37%で一位となり、続いて「業務システムのポータル」30%、「情報ポータル」22%の順になっています。

「グループウェアのポータル」がポータル利用シーンの一位になっているのは導入・構築を検討されているお立場の方が見ると少し意外と感じられるかも知れませんが、アンケート結果を見ると、実現の秘訣は、『まず多くの社員の利用頻度が最も高い用途』から始めることだということになります。

メールや掲示板の新着情報の確認など身近な用途から始めて、順番に利用シーンを広げ、最終的に入り口を一つにまとめる目的を達成することだと思われます。


これで改善

StarOffice Xシリーズでは、社員が必要な情報に容易にアクセスする入り口として、ポータル機能を標準でご提供します。
StarOffice Xシリーズを御導入頂けば、その日から社員の一人ひとりに「グループウェアのポータル」を提供することが出来き、「メール」「文書管理」「掲示板」「スケジュール管理」「施設予約」「電話帳」の各機能を呼び出すとともに、新着情報を一画面に表示することが出来ます。

毎日使う必需品として「グループウェアのポータル」から浸透を図り、全社の情報やシステムへの入り口の一元化に発展させることが出来ます。