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セキュリティの課題をクリアしたモバイルアクセス機能の提供

Wisdom会員の方を対象に実施した「グループウェア運用管理の実態調査」アンケートの中で、新しいグループウェアの導入検討にあたって欲しい機能の1番目に「社外からのモバイル利用」が上がっていました。

新しいグループウェアに変えるとき最も欲しい機能は「モバイル利用!」

あなたが営業担当者であれば日ごろから、「外出先でもメールなどの情報を見られたら良いのに。」と感じているのではないでしょうか?

<グラフ1>新しいグループウェアの導入検討にあたって重視する項目

このページでご紹介したWebアンケート調査概要

ビジネス情報サイトWisdom会員に対するWebによるアンケート調査を実施

実施時期: 2009年10月
調査テーマ: 企業におけるIT投資の動向と、「社内情報の管理・共有・活用」に関する現状と課題に関するアンケート
サンプル数: 679件

Wisdomは、NECが運営するビジネス情報サイトです。
「Wisdom」とは ⇒ http://www.blwisdom.com/about.html

また、日経BPコンサルティング社が実施した、【ノートPCと仕事の関係調査】では、モバイル利用者の9割が「仕事に役立つ」と回答している結果もあります。

【ノートPCと仕事の関係調査】
(日経コンピュータ 2007年7月23日号、日経BPコンサルティング社実施)


職場以外(家庭や外出先など)で仕事のためにノートPCを使っている人は207人で、400人のうち51.8%。
「職場以外で、仕事のためにノートPCを使うことは、あなたの仕事に役立っているか」と聞いたところ、88.9%と実に9割近い人がノートPCは役に立っていると回答。




具体的にはどのような使い方をしているのか。
ノートPCを使っていると回答した207人に聞いたところ、次の3点が上位に来た。

  • 「文書を作成する」が176人で85%。
  • 「Webサイトにアクセスする」が154人で74.4%。
  • 「会社の電子メールやグループウェアを利用する」が109人で52.7%。

外出が多いビジネスマンにとって、ノートPCのモバイル利用は無くてはならない道具になっている様子がうかがわれます。

逆に、便利な道具であるノートPCも、半数の方はまだモバイルで使われていません。
なぜでしょうか?
一番の要因は、セキュリティに対する万全な解決策が無いため、「会社のルールでノートPCの持ち出しを禁止されている」とか、「自分が情報漏えいのリスクを冒してまで持ち歩きたいと思わない」からだと思われます。

また、ミニノートPCが個人の方に注目されていますが、企業としての導入はこれからで、正直なところ、「ノートPCと言っても、いつも持ち歩くのは荷物になって大変」と思われる方も多いと思われます。

モバイルの利用の恩恵を最も受ける営業担当者にとってBESTな選択は

モバイルに対する要望を切実に思っているのは、お客様と日々対応し、スピードが商談の成否を左右する営業の方ではないでしょうか?
外出が続いた時などに、「お客様からの要望にもう少し早く対応できていれば・・・」、「お客様からの連絡の意図が正確に伝えられていれば・・・」などのケースを経験されたことはありませんか?

事務所にいる上司や同僚がうまくフォローしてくれたり、優秀なアシスタントとの二人三脚で乗り切れれば問題ありません。でも、会社の合理化の影響で、営業人員が減って他の営業のお客様まで手が回らないとか、豊富な経験を持つアシスタントがいなくなっているなど、営業担当個人にかかる負担が大きくなっていると感じられることが多いと思います。

そこで、ITの利用により
まず「優先度の高い用途」を、「セキュリティの課題」をクリアして「可能な方法」で
カバーすることを考える必要があります。

既に事務所にいる時と同様な環境を準備してノートPCをモバイル利用している方の用途について、先にご紹介した【ノートPCと仕事の関係調査】を見ると、「文書作成」「「Webサイトへのアクセス」「会社の電子メールやグループウェアの利用」が上位3つでしたが、営業の方が外出先で最も欲しい情報は、「お客様や会社からの正確でスピーディな連絡情報」と思います。

道具として営業の方なら必ず持っている携帯電話

今や営業の方なら必ず持っているのが当たり前の携帯電話の利用が、外出時の荷物も増えず、最良のアイテムです。
それでは、「お客様や会社からの正確でスピーディな連絡情報」を受けとるために、グループウェアに届いたメールを外出時に自分の携帯電話に転送する方法で解決?

でもちょっと待ってください。
PCで見ることを前提として書かれたメールは内容が長いものが多く、会社の経費になるとはいえパケット代も馬鹿になりませんし、全てのメールを外出先の携帯電話で見る必要もありません。

更には、万一携帯電話を紛失した場合、暗証番号で操作をロックしていても、お客様の個人情報や取引情報などの企業秘密の情報が入っていると大変です。実際に情報が漏えいしなくても、相手企業への謝罪に回らなくてはなりません。

携帯電話に転送する方法は、セキュリティの観点で失格ですね。

そこで、携帯電話にメール本文を残さずに、メールが見られることが必要になります。これなら、万一、携帯電話を落としても情報漏えいの心配がありません。

StarOffice X モバイル では

StarOffice X シリーズにStarOffice X モバイル(オプション)を組み合わせて頂ければ、携帯電話(NTT docomo、au、SoftBank)のiモードなどを利用して、外出先からStarOffice メールの参照・発信ができます。Webメールの感覚でメールを見るのがセキュリティ上好ましい運用となります。

ただ、わざわざiモードを起動して、こまめにメールが来ていないかを見に行かなくてはならないのでは、これまた非効率です。
「グループウェアに自分宛のメールが入ると、件名と送信者メールアドレスなどの最低限の情報だけ通知。要件や発信者を見て判断してから、必要なものだけ内容を読む。」と言う方法が望ましいですね。

StarOfficeでは運用管理者が、会社のルールとして「メールの自動転送を許可するか」、「何の情報を通知するか」のカスタマイズすることが出来ます。

<運用管理者が全社の自動転送ルールを設定>

<利用者は外出する前に自分のメール画面で【自動転送を設定】>

<外出先>

また、普通なら携帯電話からメールを発信する時は、携帯電話のメールアドレスが発信者になってしまいますが、この方法が良さは、いつも使っているグループウェアのメールアドレスとして送信できることです。メールを受け取る人が、突然見慣れないアドレスからのメールを受け取ってびっくりすることもありません。

「お客様や会社からの正確でスピーディな連絡情報」を外出先でも入手し「顧客への迅速な対応」を実現することが、営業に最も望まれるモバイル利用ですが、StarOffice X シリーズでは、携帯電話による外出先でのグループウェア・メール利用をセキュアな環境でご提供します。