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限られた運用管理要員でグループウェアを運用する秘訣とは

Wisdom会員の方を対象に実施した、「グループウェア運用管理の実態調査」アンケートの中で、回答者の半数の方が経験された問題点のトップに「人事異動の処理が大変」があがっていました。

運用管理者の悩みは「人事異動の際の処理」

情報システム部門の方が運用管理される数多くのシステムの中で、会社の制度が変わったり、取り扱い商品が変わるたびにシステム変更が伴う業務系システムに比べ、グループウェアは比較的運用管理が楽な方に入ると思いますが、人事異動の際には苦労されている様子がうかがわれます。

<グラフ1>グループウェアの管理・運用について経験したこと

このページでご紹介したWebアンケート調査概要

ビジネス情報サイトWisdom会員に対するWebによるアンケート調査を実施

実施時期: 2008年10月
対象者: 運用保守管理、導入の決裁、選定・提案に携わる立場の方
対象グループウェア規模: 情報共有の人数が101人以上、5,000人以下
サンプル数: 182件

Wisdomは、NECが運営するビジネス情報サイトです。
「Wisdom」とは ⇒ http://www.blwisdom.com/about.html

運用管理者の人員増は望み薄

そもそも、グループウェアは何人くらいの方が運用管理に携わっているのでしょうか?

<グラフ2>グループウェアの管理・運用要員数

最も多い回答は、「専任者が1人と、兼任者が1人」のケースで21件の回答がありました。続いて「専任者:2人、兼任者:2人」が14件、「専任者:1人、兼任者:2人」が11件と言う状況でした。
もちろん、企業の規模や使用しているグループウェアの種類、兼任の関わり度合いにより一概に多い/少ないとの評価はできませんが、グループウェアの運用管理のための人員が増強されるとは考えにくいでしょう。

※専任者: グループウェアの運用管理を主業務としている方

※兼任者: 補助的にグループウェアの運用管理業務を実施している方

<注:上記グラフではアンケートで、「専任者:0人,兼任者:1人」「専任者:5人」「兼任者:10人以上」などと回答している少数の特異なケースを除外しています。>

情報システム部門の要員に関する一般的な調査として、日経BP社の調査では、【IT組織:9割の企業で要員が不足】という結果があります。

【IT組織:9割の企業で要員が不足】(日経BP社実施)

技術者不足が深刻な問題になっている。学生の間のIT業界の不人気が、これに拍車をかける。調査では活発なIT投資の影で人材不足に悩むユーザー企業の姿が浮き彫りになった。


<グラフ3> IT要員の充実度
IT部門にIT要員の数や能力の充足度を尋ねたところ、なんと61%もの企業が「要員数も能力も不足している」と回答した。続く「能力は足りているが要員数が不足」(13%)と「要員数は足りているが能力が不足」(17%)を合わせると、実に回答企業の91%がIT要員の不足を訴えていることになる。

100名を超える人事異動では半数以上が1日を越える工数

さて、グループウェアの運用管理における「人事異動時の苦労」に話を戻して、もう少し詳しくアンケート結果を見てみましょう。

企業においては、人事異動は毎年の定例行事です。システムを管理する担当者にとって、人事異動への対応は避けて通れません。それでは、1回の人事異動でどのくらいの時間をかけているのでしょうか?

<グラフ4>
全社人事異動に伴うメンテナンス作業の工数

人事異動への対応について、「1回の人事異動に伴う対応作業工数」をお聞きした結果が<グラフ4>です。

2/3の回答者の方が1日以内と答えられていて、それほど工数の負担になっているとも言えませんが、複数日に渡り対応が必要な方も3割以上にのぼります。

人事異動に伴うメンテナンス作業の工数は人事異動の規模にもよりますので、行われた人事異動の人数規模ごとに分類して見たものが<グラフ5>です。
当然のことながら、異動規模が小さいほど短時間で終わり、9人以下では全て1日以内で終了、99人以下では8割近くが1日以内で終わっています。
100~999人以下では、1日以内に終わる割合が半数を切り、2日以上かかる場合も3割を超えます。更に、1000人以上の規模では2日以上かかるという回答になっています。

<グラフ5>全社人事異動に伴うメンテナンス作業の工数(人事異動の規模別)

人事異動に伴う工数の削減は「統合ID管理」から

人事異動の規模に応じてメンテナンス作業の工数が増えてしまうことは仕方ないですが、できるだけ無駄な工数は削減したいものです。

業務が情報システム上で処理される現在の企業においては、会社における要となる人事情報は、人事システムのマスターファイルに必ず存在していて、人事異動の際には真っ先に情報が更新されることになると思います。従って、他のシステムが人事システムのマスターファイルを参照していれば同じ更新作業を行う必要がなくなる事になります。
「人事異動の際、一つの人事システムのマスターファイルを更新すれば、他のシステムで同じ更新作業を行う必要がなく、利用権限を統一して扱える。」のが「統合ID管理」の考え方になります。

従いまして、グループウェアの管理工数を削減するには、「グループウェアのID管理も人事マスターと連動させる」ことがまず重要となります。

この際、最近の企業において組織形態も多様化していますので、柔軟に対応できることがグループウェア・システム側に求められます。

<組織形態の多様化の例>

  • 複数の部門を兼務することが多い。その際には兼務する部署ごとの職位/役割が異なる。
  • 会社組織図に反映されない、プロジェクト組織による業務が多い。

[ポイント!]
人事異動は毎年の定例行事です。人事異動の際には所属や職位が変わりますが、それに伴うアクセス権の変更などの余分な手間を減らすことを考慮されていますか?
また、多様化している企業の組織/役割の形態をそのままアクセス権に適用できないと、余分な苦労をすることになります。

StarOffice X シリーズ では
StarOffice X シリーズのID管理(ディレクトリ)は、会社組織を「組織」、「個人」、「グループ」、「サービス」の単位で表現し、「組織定義」、「役職定義」、「兼務定義」に対する権限を付与することで、日本固有の組織構造に容易に対応し、人事システムと高い親和性を確保します。

不要となったアクセス権を忘れずに削除できていますか?

<グラフ4>で全社人事異動に伴うメンテナンス作業の工数が比較的少なく済んでいる結果が出ているのは、 統合ID管理の考え方が、既に多くの企業内システムに取り入れられてきているためと思いますが、それだけで良いのでしょうか?

会社の人事異動では発令の日からしばらくの間は引継ぎ期間として元の部署で勤務し、1週間などの期間をおいた後に新たな部署に異動することになります。 したがって一般的には、次のような変更手順を取っていると思われます。

  • 人事異動の発令
  • 引継ぎのため、『元の部署のアクセス権をそのまま』に業務を継続
  • 新たな部署に異動
  • 『新たな部署のアクセス権の追加』
  • 『元の部署のアクセス権を削除』

この作業を忘れずに行えれば良いのですが、皆様の周りでは問題ありませんか?
新たな部署のアクセス権の追加は、必要があるから必ず行われますが、元の部署のアクセス権の削除は、そもそも何のアクセス権を設定していたかを網羅すること自体が難しく、また急な必要にも迫られませんのでそのまま残ってしまうことも多いと思われます。

これは、セキュリティ管理の運営上大きな問題になります。

そこで、望ましい運営としては、

  • 人事異動の発令
  • ID管理の人事情報更新に伴い、『新たな部署のアクセス権の追加』、『元の部署のアクセス権削除』が自動的に行われる
  • 引継ぎのため必要に応じて、『元の部署のアクセス権を設定』して業務を継続
  • 新たな部署に異動
  • 人事異動発令後に設定した『元の部署のアクセス権を削除』

となります。

ここでのポイントは、「人事異動発令後に設定した『元の部署のアクセス権』だけを異動後に削除すれば大丈夫」と言う点です。辞令を受けた後の1週間程度前の記憶なら、『忘れる』ことはないでしょう。

こうすれば、元の部署に対するアクセス権の削除を忘れて(アクセス権が設定されていること自体に気づかずに)いつまでもアクセス可能な状態に放置されることがなくなります。
もちろんこの運用のためには、利用者のアクセス権を人に付与するのではなく、組織や職位などに対して付与することが必要となります。

一般的なグループウェアは「人」に権限を与えるため、人事異動などで所属部署や職位が変わっても、旧権限で情報にアクセスできてしまいます。

[ポイント!]
人事異動などにより、不要となったアクセス権を忘れずに削除することがセキュリティ管理の基本です。でも、それを確実に実行できていない事が、現実的な大きな問題です。

StarOffice X シリーズ では

StarOffice X シリーズのID管理(ディレクトリ)は、全てのサービスに適用されていますので、「組織」、「グループ」に対する権限でアクセス権を付与することで、人事異動時に発生する余分な工数を不要にします。

運用効率化の鍵は、現場部門レベルの管理権限の権限委譲

さらに、人事異動で人が組織を異動するとそれに伴う変更が必ず多数発生します。

たとえば、営業部の中に課長が一人増えて新たなチームを結成する時、そのチームが情報共有するためのキャビネットを設けることになります。
ただし、営業部の課長の依頼に基づいて、情報システム部門の人がいちいちフォルダの新規作成やアクセス権の追加などを行っていてはお互いに面倒になるだけです。

こんな時、上位の権限がある人が、階層構造を持って下位の管理権限を次の人に付与していければ、情報システム部門に変更管理を依頼しなければ実施できずに作業が停滞することが避けられます。

  • 営業部の中のキャビネット管理者がA課長のグループのためのフォルダを新規作成、管理権限をA課長に付与
  • A課長は、グループ内のメンバーB係長、C係長のためのフォルダを新規作成、管理権限をそれぞれB係長、C係長に付与
  • B係長はグループ内のメンバーD担当、E担当のためのフォルダを新規作成、管理権限をそれぞれに付与

[ポイント!]
グループウェアの運用効率化の鍵は、現場部門レベルの管理権限の委譲がスムーズに行えることです。

StarOffice X シリーズ では

「セキュリティ上特に注意を払う必要がある情報」と「更新頻度が高く、各部門等へ権限移譲されることが多い情報」の3段階に分け、セキュリティレベルに合わせた運用を行うメンテナンスツールをご提供して、管理・運用のしやすい環境をご提供しています。

世界同時不況により日本企業の経営環境は非常に厳しい状況に変化してきている中、情報システム部門の増員は非常に難しい状況です。限られた運用管理要員で、企業の情報インフラの安定稼動を担うには人事異動の時期などに発生するピーク時の負荷を軽減することが有効で、それを実現する仕組みをもったシステムを採用するとともに、日ごろの運用の中に取り込んでいくことが大切になります。