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グループウェアによるコスト削減とIT予算の効率的利用

多くの企業で、投資を圧縮する動きが続いていますが、社内情報システムを管理されている皆様の中には、「そろそろ機器を更新すべき時期なのに、システム予算が凍結された」、「リース期間が終わりに近づいているが、システム更新の費用を捻出できない」などに頭を悩ましていませんか?
技術の進歩が早いIT分野においては、適切な時期にシステムの更新やバージョンアップを行い、新たな機能やコストパフォーマンスの向上効果を取り入れていくことが不可欠です。
経営者の方も、売上拡大や利益の創出につながる投資には前向きと思われますので、情報システム部門の方にも、「企業の利益に貢献する情報システム利用の推進」が求められていると思われます。
そこで、今回は情報共有システムを活用し実現する「身近にあるムダを省いてコスト削減」をご紹介します。

文書管理システムにより、「オフィスに溢れる書類」の課題を解決して、フロアを有効活用

ペーパーレスと言われながらも、皆さんのオフィスでは、「机の上に資料が高く積まれている」「フロア内に書庫がたくさん並んでいるが全く使われている様子がない」などの状況ではありませんか?
一人1台のパソコンを使うことが当たり前になった今のオフィスでも、いまだに良く見かける光景です。

しかし、今ある紙の文書をいっぺんに電子化して保管することに変えるには膨大な手間と時間がかかるので、短期間に行うことは適当でありませんが、新たに作る資料は、電子データとして整理して共用できる様に保管していく環境とルール作りが重要です。
既存の紙情報は、月に一回、「古いものから廃棄する」や「原本として保管の必要なものだけ集めて整理しなおす」ことにより分量を徐々に減らしていくことが望ましいでしょう。

紙文書を削減し、必要なものだけをStarOffice Xシリ-ズの文書管理でアクセス権を付けて安全に管理。書類キャビネットを削減!フロアの有効活用が可能です。

<コスト削減の試算例>

キャビネット本数を5本(1/5)に削減
0.6m2 × 20本 = 12m2のキャビネット空きエリアの確保
→打合せコーナーとして活用
(12m2/3.3) × 20,000円 × 12ヶ月 = 約873,000円/年

年間オフィス有効活用効果  \873,000円/年

文書管理によるオフィスの有効活用効果



書庫の文書が減れば、次の効果が期待できます。

  • 契約書など、古い紙の資料を探す必要があるときでも、探す時間が短縮されます。
  • 書庫を減らして事務所内がすっきりし、フロア内の社員の活動状況の見通しも良くなります。
  • 空いたスペースを、ミーティングコーナなどに転用すれば、空いた会議室を探すのに苦労することもなくなり、社員の情報交換が活発になります。
  • そして、複数のビルに点在する部門ごとの事務所を集約していくことにより、部門間の連携もとりやすくなります。

紙文書を電子データとして共有する真の目的は

紙文書を減らし、電子データとして共有する真の目的は、「情報の再利用による業務の効率化」と「部門を超えた情報共有による企業の活性化」です。
会社の仕事では、地域や部署が違っても同じような業務を行っていることがよくあります。この様な繰り返しの部分の手間を削減して、知的生産性に係わる業務に取り組む時間を多くしていくことが、コストを削減して成果を生み出す近道です。

紙文書では 電子データの文書なら
あることが分かっていても、探すのに苦労する 検索により容易に検索
欲しい情報があっても、「他の人がどんな資料を作っているか」わからない 指定するキーワードで全文検索すれば、新たな情報を発見
引用するのに一から入力しなくては資料が作れない コピーして貼り付ければ引用が容易
文書の雛形としての利用も容易
内容が更新されるごとに差替えていかなければならない
古いものを保管するのに悩む
常に最新の情報を利用可能
また、改版前の情報も履歴として管理
セキュリティ管理は書庫ごとの施錠で実施 フォルダやファイル単位にアクセス権を細かく設定し、セキュリティと利便性を両立した管理が可能
人に伝えるのに苦労する 保存している場所のURLを伝えるだけで、離れた事務所からもネットワークで簡単に利用可能

業務効率化とコストの削減の二つの面から、情報の保管方法を見直してみませんか? StarOffice Xシリーズでは、全文検索機能を持った文書管理機能を標準でご提供します。

<全文検索結果の表示画面例>

StarOffice Xシリーズ 全文検索の画面例

ポータルにより、「大量・頻繁な資料配布」の課題を解決して、資料の印刷・配送コストを削減

多店舗展開している小売業や、地域密着で多数の事務所を持つサービス業では、本社から頻繁に通知や資料が各拠点に配送されていると思います。
お客様対応で忙しい店舗や事務所では、一目で見て分かる紙文書の資料は使い勝手が良いのですが、保管や整理にどうしても人手がかかります。毎日の作業をおろそかにすると、いざ利用しようとした時に、「見たい資料がどこに保管してあるのか分からない」「更新版を知らずに古い資料を使っていた」などの問題が生じます。

配送する資料を電子データの文書として文書管理システムに登録し、各拠点のパソコンからネットワークを通して参照すれば、資料の印刷・配送コストを削減することが出来ます。電子データの文書であれば、本社で更新した情報が、離れた拠点からすぐに参照可能です。

<コスト削減の試算例>

■年間発送コスト
80円 × 100ヶ所 × 4回 × 12ヶ月 = 384,000円
※資料の印刷・紙コストが別途発生します

■作業工数

  • 発送部門の工数
    時給2,000円 × 2時間 × 4回 × 12ヶ月 = 192,000円
  • 配送先部署での管理工数の削減
    時給2,000円 × 0.1時間×100ヶ所 × 4回 × 12ヶ月 = 960,000円

配布コスト削減  \1,536,000円/年

ポータルによる配布コスト削減


配布資料を電子データとして共有する真の目的は

配布資料を減らし、電子データとして共有する真の目的は、「情報整理の工数を削減して、業務全体の効率化」を実現することです。

配送資料を電子データの文書として文書管理システムに登録すれば、各拠点で整理する工数を減らせます。多数の拠点を持つ場合はこれだけでも、拠点の数に比例した作業工数削減になりますが、それだけに留めては効果が限られます。
多数の拠点における文書管理システムによる情報共有を既に行っている場合でも、多くの場合、新たな通知や情報の更新などの業務連絡に電子メールを使い、同報で発信する方法をとっています。これでは、全員がメールを見て業務連絡をチェックしているか、拠点の代表者が通知メールを毎日チェックして拠点内に整理して伝達するなどの業務が必要になります。
拠点側の要望としては、「本社側で、拠点ごとの特性に応じて整理した情報を発信してほしい」となります。

情報を利用する人に応じて、適切な情報を提示する仕組みとして、企業情報ポータル(以下では、ポータルと略します)があります。
ポータルは、ログインした利用者個人ごとに提示されるWebページで、組織や役職ごとに別々の内容を表示することが出来ますので、利用者が必要とする情報を一画面に集約して提示することが出来ます。
ポータルの利用により、利用者は毎日メールをチェックして本社から発信される業務連絡を理解して自分でその必要性を整理しておく必要が無くなります。 ポータルを定期的に確認していれば、いつでも関係する領域に絞られた最新情報を確認することが出来、情報整理業務から開放されます。

さらに、本社と拠点の関係は、本社から拠点への一方向だけではありません。店舗では、毎日の売上や営業の状況を報告することが日常業務となりますが、異なる方法やシステムを使い分けて、業務を行うことは余分な負担になります。ポータルにより、様々な社内システムの入り口を一元化すれば、システムごとにログインし直すことなく、既存の社内システムを利用できますので、拠点の業務の負担を軽減し、業務全体の効率化を進めることが出来ます。

業務効率化とコストの削減の二つの面から、情報の発信方法を見直してみませんか?

StarOffice Xシリーズでは、社員が必要な情報に容易にアクセスする入り口として、ポータル機能を標準でご提供します。

<ポータル画面例>

StarOffice Xシリーズ ポータル画面例

SaaS型サービスの利用により、「更新時の一時費用」の課題を解決し、設備投資を大幅に削減

これまでに、情報共有インフラを有効活用すれば、コスト削減の実現とともに、業務の効率化や企業の活性化にもつながることをご紹介してきました。
しかし、便利な機能が追加され、使い勝手の良い最新の情報システムに入れ替えようとした場合、設備投資費用と導入までの時間と工数が新たな負担になります。

そこで、自社で情報システムを構築して運営する従来の考え方に代わって、SaaSの利用を選択する企業が増えています。SaaSとは、Software as a Serviceの略で、「インターネットを基本に、ユーザがサーバなどの実態を意識せずに、コンピュータ処理をサービスとして利用すること」を意味します。
SaaS型サービスを利用すれば、提供されるサービス内容に応じて決まる一定額の月額利用料金で利用を開始できますので、初期費用を抑えることができるメリットがあります。

さらに、SaaS型サービスは、インターネット経由でサービスを提供いたしますので、イントラネットでつなげられない関係会社や海外も含めた遠隔地との情報共有インフラを、低コストで実現できます。

イントラネットに縛られない利用環境と設備投資費用削減の二つの面から、SaaSを選択枝に加えませんか?

StarOffice XシリーズのSaaS型サービス「OfficeForce」をご利用頂く事により、設備投資の一時費用を抑えるとともに、インターネットを活用した情報共有インフラを容易に構築できます。

初期費用ゼロでスタートするグループウェアのSaaS型サービス

【 まとめ 】

NECでは、約4,000社※におよぶ導入実績を有しているコラボレーティブウェアStarOffice Xシリーズを、パッケージ販売およびSaaS型サービスの2つの方法でご提供しますので、お客様のご要望に応じた選択が可能です。
「文書管理」や「ポータル」を含めたグループウェア機能をオールインワンでご提供するStarOffice Xシリーズをご利用いただくことにより、「コスト削減」や「設備投資費用の削減」とともに、企業の利益に貢献する情報共有インフラを実現できます。

(※1995年に発売した「StarOffice」からの累計数)