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作業を効率化する「文書ごとのURL」と「検索」の活用

蓄積された文書の活用と業務効率化
活用を促進する文書管理環境
»作業を効率化する「文書ごとのURL」と「検索」の活用

課題: (4)複数の人が共同で文書作成する場合、共有する文書やフォルダをスピーディに伝えられていますか?

資料を共用して複数の人が業務をすることがよくありますがこの時、「自分の示している文書がどれか」「相手にどこに文書を登録して欲しいのか」など、対象の文書やフォルダを相手に、簡単にしかも正確に伝えられるかが使い勝手の点で重要です。

これで改善

  • StarOfficeの文書管理では、全てのフォルダや文書は個別のURLで管理。
    URLをメールに記載して連絡すれば、ワンクリックで目的の文書に到達!

    • 登録されているフォルダや文書にマウスを合わせて右クリックメニュで「コピー」を選択し、メール本文の欄で「貼り付け」を行うと、指定したフォルダ固有のURLがメール文に記載されますので、これを連絡すれば、どこからでも簡単に指定した情報を参照してもらうことが出来ます。

    • 共有する文書ファイルを文書管理に保存し、URLをメール文に記載して連絡すれば、大容量の添付ファイルでメールが重くなることもありません。

    • 文書URLは文書の格納場所が変更になっても変わりません。内部統制の文書化に必要な「原本管理」にも有効です。

    • 離れた場所のメンバーが、共同で一つの資料を作成する場合にも、StarOfficeを文書管理が非常に有効です。

      通常は、担当部分を分けて各人がそれぞれのファイルを作成し、後から一つに統合して完成させる手順で行われます。この様な手順で資料を作成すると、往々にして最後に誰かが資料全体の体裁を整えなくてはなりません。

      StarOfficeの文書管理に作成対象のファイルを先に登録して、各人が分担領域を記載していく方法を取れば、あらかじめ全員が指定されたフォーマットや書式で内容を作成していくことが出来ますし、随時 先に作成されている内容を見て自分の担当部分をつくれますので、完成後に再度全体を見直して手直しする必要がなくなります。

<文書ごとのURL活用>

課題: (5)蓄積されている文書を簡単に探し出せていますか?

文書の再利用の鍵は検索にあります。
社内に埋もれている文書探しのコツは、登録された時期や作成者、タイトルなどに含まれる語句など、ある程度の当たりをつけて検索することで検索結果の数をできるだけ絞り込むことです。

これで改善

  • StarOfficeは全文検索する機能を標準でご提供します。
    StarOfficeなら、文書管理内の文書を高速に全文検索する機能を標準組込機能として提供していて、タイトルや作成者等の文書属性での検索に加えて、文書の内容まで検索することができます。

    更に、有用な文書を早く見つけるには、関係の無さそうなファイルを開いて確認する手間を省くことができるかにかかっています。
    そのため、StarOfficeの検索結果には、検索した語句の頻出頻度などをもとに独自に算出される「スコア」と言う指標が合わせて表示され、目的の文書を効率的に探す目安となります。

    また、オフィスで使われる文書の形式は様々ですので、多くのファイル形式に対応していることも重要です。「StarOffice Xシリーズ」なら標準で、7種類49バージョンの文書に対する全文検索機能をご提供しています。

<全文検索結果の表示>