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活用を促進する文書管理環境


課題: (1)他部門に蓄積されている文書を活用できていますか?

イントラネットにより、支店など地理的環境に制限されることなく誰でも利用できることが必要です。更に、公開する対象者をきちんと管理し、不適切な人に公開しないことも必要です。

これで改善

  • 部門を越えて社内のどこからでも簡単に利用できる。
    StarOffice Xシリーズの文書管理はWeb型のアプリケーションですので、イントラネットを経由してWebブラウザだけで必要な情報にアクセスすることができます。

  • 文書/フォルダ単位の細かなアクセス権設定で文書を安全に管理。
    文書の再活用を促進するためには、登録する側で公開する範囲が指定できることが重要です。公開する範囲が指定できれば、作成者が安心して情報提供することができます。また、活用する側も安心して積極的に再利用できます。

「StarOffice Xシリーズ」の各機能は、一元管理されたID管理(ディレクトリ)と連携しています。このID管理の特長として、会社組織を「組織」、「個人」、「グループ」、「サービス」の単位で表現し、「組織定義」、「役職定義」、「兼務定義」に対する権限を付与することで、日本固有の組織構造に容易に対応し、人事システムと高い親和性を確保します。

例えば、「組織」で文書管理に対するアクセス権を付与していれば、人事異動の際に所属が変われば自動的に個人が属する組織の文書に対するアクセス権に切り替わる運用が可能で、セキュリティ面でも安心です。

課題:(2)文書は見つけやすい状態で管理できていますか?

これで改善

  • StarOfficeの文書管理は、活用のための管理がしやすい階層構造のフォルダと普段使い慣れているWindowsライクな操作性を提供します。

    • Windowsのフォルダ構造に似たイメージで、キャビネット・フォルダ・文書を分かり易く分類して保管します。階層構造で管理することで文書を簡単に探し出すことができます。また、全社/部門/個人毎に文書を管理することができるため、実業務に合わせた文書管理が可能です。

    • ファイル名とは異なる分かりやすい文書名をつけて登録できます。また、概要を記載することにより、後から文書を参照する時や検索の際に役立ちます。

    • ドラッグ&ドロップによる簡単な操作で文書の登録が出来ます。また、「コピー」「切り取り」「貼り付け」で、登録した文書の移動や複写が簡単に出来ます。

    • 「参照を行う」、「文書を編集する」を区別して文書を開きますので、誤って原文を壊してしまうことがありません。また、「文書を編集」する場合には直接編集更新が行え、一度ダウンロードしてから編集後に登録し直す等の手間がかからず自動的に行われます。

    • 登録している文書の編集中に、他の人が編集するのを防止することができます。

<Windowsライクな階層構造と操作性>

<直接編集機能>

課題: (3)過去情報、最新情報と誰でもがわかるようにきちんと管理できていますか?

お客様向け価格表などは、「新製品の発売」、「価格の改定」、「販売中止」などで頻繁に記載情報が変わります。混乱を避けるため、変更時には改版をきちんと管理することが重要です。

これで改善

  • StarOfficeの文書管理は、改版管理機能を提供します。
    「StarOffice Xシリーズ」の文書管理なら、改版時に「承認記録を残す」「改定に問題があった場合速やかに一つ前の版に戻す」などができます。

<改版の承認>

<版管理>