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StarOffice Xシリーズ - 「文書管理」機能

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グループウェア製品で初めてISO/IEC15408を認証取得(*1)いたしました(2009年7月現在)。
企業内に多数存在する、公開情報や規定文書などをフォルダ管理と細かなアクセス制御により、安全に共有することができます。さらに、文書のアクセスログの取得や版管理ができることにより、内部統制、ISO9000,14000認証における文書管理の基盤としても活用できます。

また、文書管理上から文書属性や文書の内容への全文検索をシームレスに実行することができるので、膨大な情報の中から必要な情報を見つけ出し、その情報を最大限に活用することができます。文書管理に新規登録された文書は、自動でRSSリーダに通知されるので、必要な情報を迅速に入手することができます。

さらに、名前にオンマウスすると表示される表示情報から、ワンクリックでIP電話発信(*2)・メール発信などが可能です。

  • *1:V1.5.02で取得
  • *2:ソフトフォンが別途必要です。

フォルダ管理と細かなアクセス制御による安全な文書共有
文書登録者へ即コンタクト

フォルダ管理と細かなアクセス制御による安全な文書共有

シンプルで、確実なID管理(ディレクトリ)

ID管理(ディレクトリ)は、会社組織を「組織」、「個人」、「グループ」、「サービス」の単位で表現し、「組織定義」、「役職定義」、「兼務定義」に対する権限を付与することで、日本固有の組織構造に容易に対応し、人事システムと高い親和性を確保します。

一般的なグループウェアは「人」に権限を与えるため、人事異動などで所属部署や職位が変わっても、旧権限で情報にアクセスできてしまいます。StarOffice X シーズのID管理(ディレクトリ)は「人」に権限を与えるのではなく、人は組織の一員として、組織や職位にアクセス権を設定することができます。これにより、人事異動の際にも異動後、即新しい組織・職位の権限で必要な情報にアクセスすることができます。なお、ID管理(ディレクトリ)は、StarOffice X シリーズの全ての機能で利用できます。

図:ビジネスナビゲータ

文書ごとのURL活用による情報漏えい対策

文書管理で管理する文書は文書ごとにURL(以下ショートカットと記載する)で管理します。文書の共有手段として、メールに文書を添付して送るのではなく、ショートカットをメールに添付して送ることで、文書を誤ってアクセス権の無い人にメールを送付した場合でも、文書を見られることはありません。ショートカットを利用することにより、情報漏えいを防止することができます。

図:ポータル

版管理

版管理では、文書単位で改版履歴の管理、旧版の表示ができます。これにより過去の文書の参照や過去の文書に戻すことができます。さらに、同一文書の版ごとのコピーを抑制することもできます。これにより、文書の整合性を保つことができます。

文書登録者へ即コンタクト

文書管理に表示される、相手の名前にマウスカーソルを重ねるとスマートタグが表示されます。スマートタグでは、そのユーザ情報を確認して、メールなどのコミュニケーション手段をワンクリックで利用できます。さらに、ソフトフォンと連携することでIP電話*や、インスタントメッセージ*も利用できます。

また、コンタクトを取りたい相手のStarOffice X へのログイン状況などのプレゼンス状況も確認できるので、最適なコンタクト手段を選択できます。
本機能により、資料作成者に連絡を取りたい場合に、相手の電話番号やメールアドレスを電話帳等から探さなくても、速やかに連絡を取ることができます。

  • *:ソフトフォンが別途必要です。

文書登録者へ即コンタクト

  • *:ソフトフォンが別途必要です。

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