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グループウェアのランニングコストの削減


4.ランニングコストの削減

課題:拠点に分散設置されているファイルサーバのメンテナンスに、コストがかかる

これで改善

グループウェアサーバとして一箇所に集中配置することで、サーバ台数が削減され、維持費用を削減します。

各部門の判断でフロア内に設置されてきたファイルサーバと、情報システム部門が管理するメールなどの全社システムを、機能的および設備的に統合することで費用削減のメリットが得られます。

導入効果

サーバ 2台分の維持費用削減
■原価償却費削減
27万円/年×2台=54万円

■サーバ保守費削減
15万円/年×2台=30万円

■サーバ運用費削減
80万円/月×(2H/160H)×4拠点×12ヶ月≒48万円

年間費用削減効果  \1,320,000円/年相当

試算の前提条件:
  • 従業員規模:2,000人 (本社:1,700人、4箇所の各拠点:計300人)
  • 本社2箇所、拠点4箇所に分散したサーバ 計6台を
    1箇所に集中配置し、統合によりサーバ台数を4台に削減
  • サーバ・システム価格:150万円/台
    (5年で原価償却、保守料:10%/年)
  • 運用管理者のローディング 80万円/月

(※本社~拠点間のネットワーク帯域が確保できていることを前提としています。)

ファイルサーバは、各部門の判断でフロア内に設置されることがよくあります。
各部門としては、本社の情報システム部門の管理から独立した方が、柔軟かつスピーディーな導入ができて良いのですが、全社的に見れば無駄な投資となることもあります。
サーバを運用する人員も拠点ごとに配置して、管理を行なわなくてはなりません。

また、通信回線コストが高く通信速度も遅かった頃に分散配置されたサーバなども、インターネットの利用を含めて、安価に高速な通信ネットワークが利用できる今、サーバの配置を全社最適化の観点で見直す必要があります。

  • 全社最適化の観点でサーバの利用状況を見直し、余分な機器を削減する。
  • サーバ台数の削減により、運用管理者のサーバの管理工数を削減する。

更に注意しなくてはならないことは、1台あたりに必要なサーバ管理工数が同じであったとしても、サーバが分散して設置されていると、運用要員も地域に分散して配置しなければならないので、人数が増えてしまうことです。
高度なスキルを持つ運用管理者とサーバを集中させることにより、機器と要員の効率的運用ができ、ランニングコストの削減につながります。

課題: クライアント・サーバ型システムの場合、クライアント端末の維持管理に手間がかかる

これで改善

システムのWeb化により、ソフトの配布やインストール作業を軽減します。

導入効果

導入効果: PC2,000台の維持費用削減

■運用管理者のソフト配布準備工数
2回/年の作業が不要になる
1回の準備工数:0.25人月

80万円/月×0.25人月×2回≒40万円

■従業員のバージョンアップ、パッチ適用工数
1回5分の作業が不要になる
80万円/月×5分×2回×2,000人≒167万円

■ソフトウェア設定に関する各種問合せ対応
問合せ回数削減 (4回/月→2回/月に減少)
80万円/月×0.5人日/回×10組織×2回/月≒40万円

問合せ対応時間削減 (0.5人日/回が半減)
80万円/月×0.25人日/回×10組織×2回/月≒20万円

年間費用削減効果  \2,670,000円/年

試算の前提条件:
  • 従業員規模:2,000人 、クライアント端末 PC 2,000台
  • 本社+拠点で10組織
  • 運用管理者のローディング: 80万円/月

各従業員のクライアント端末のアプリケーションソフトについて、定期的にバージョンアップ、パッチの適用を行なう(2回/年実施)

Webアプリケーション化により、問合せ回数が半減し、対応に要する時間も短縮

ソフトウェアを安全・快適に利用するには、定期的なバージョンアップとパッチの適用が不可欠です。しかし、それぞれのクライアントPCにインストールして使用するソフトウェアでは、全てのPCに対して更新作業を行う必要があります。更新に要する作業時間が数分程度の場合でも、会社全体で見ると非常に多くの時間をムダにしていることになります。

クライアント端末の維持工数を減らすために、ブラウザソフトだけで利用できるWebアプリケーションを選択するという解決策があります。
Webアプリケーションでは、サーバ側の更新作業を行なうだけでバージョンアップ作業が完了し、クライアント利用者の作業が不要になります。
社員の全員が使うアプリケーションをWeb化することで、従業員のクライアント端末の維持管理工数が大幅に削減できます。

更に、Webアプリケーションでは、クライアント側の環境の違いによる問題や個別の設定間違いなどが無くなるため、問合せを減らすことができ、情報システム部門の問合せ対応工数も大幅に削減できます。

課題:情報共有インフラのシステム運用に工数がかかる

これで改善

SaaS型サービスの利用により、社内の情報システム運用要員の工数を大幅に削減できます。

自社で情報システムを構築して運用する従来の考え方に代わって、SaaSの利用を選択する企業が増えています。SaaSとは、Software as a Serviceの略で、「インターネットを基本に、ユーザがサーバなどの実態を意識せずに、コンピュータ処理をサービスとして利用すること」を意味します。

SaaS型サービスを利用すれば、情報システム部門は、導入や運用に係わる作業工数を大幅に削減することができ、企業の競争力を高めるための新規システムの検討や、経営力の向上のための情報の活用に、集中して取組むことが可能になります。

SaaS型グループウェア「OfficeForce」を利用いただくメリットは下記の点です。

(1)一時費用を抑えることで、システム予算の確保が容易に
提供されるサービス内容に応じて決まる一定額の月額利用料金で利用を開始できますので、初期費用を抑えることができます。
自社でシステムを構築する際に必要な「導入時の多額な一時費用」を抑えることができますので、システム予算の確保が容易になり、スピーディな導入判断ができます。

(2)オプションを選択することで、システム要件の設計が容易に
パッケージ販売で実績のあるStarOffice Xシリーズを、SaaS型サービスでご提供しますので、安心してお使いいただくことができます。お客様は、利用するID数、ディス容量の追加オプションや、追加機能の利用の有無を選択してご契約いただくだけで良く、複雑なシステム設計が不要です。

(3)データ・バックアップなど、定期作業から開放されます
データ・バックアップなどの日々のシステム管理は、NECが行いますので、社内の情報システム運用要員の工数を大幅に削減できます。

(4)ソフトウェアのバージョンアップ作業などから開放されます
システムの運用には、ソフトウェアの機能強化に伴う定期的なバージョンアップ作業が不可欠ですが、バージョンアップ作業もNECが行います。お客様は手間をかけることなく、最新のシステムを利用することができます。

(5)レポートの活用により、システムの管理方針の検討が容易に
更に、OfficeForceでは、情報システム部門の方が利用状況を判断する情報として、情報活用状況及び活用促進に繋がるレポートを提供します。また、不正アクセス状況や操作履歴もあわせて提供することでセキュリティ面での不安も解消します。

(6) SaaS型サービスの利用と自社設備の導入の選択が容易に
更に、OfficeForceは、操作性に定評のあるStarOffice XシリーズをSaaS型サービスでご提供しますので、SaaS型サービスの利用と自社設備の導入のいずれでも、利用者は同じ操作性でグループウェアを使うことが出来ます。
また、SaaS型サービスの契約を更新する時期に、他の社内システムとの連携を強化するために自社設備による導入に切り替えたとしても、利用者の操作性は変わりませんので、利用者向けの教育をする必要がありません。

【 まとめ 】

NECでは、約4,000社※におよぶ導入実績を有しているコラボレーティブウェアStarOffice Xシリーズを、パッケージ販売およびSaaS型サービスの2つの方法でご提供しますので、お客様のご要望に応じた選択が可能です。「文書管理」や「ポータル」を含めたグループウェア機能をオールインワンでご提供するStarOffice XシリーズやOfficeForceをご利用いただくことにより、「コスト削減」や「設備投資費用の削減」を実現します。

(※1995年に発売した「StarOffice」からの累計数)