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グループウェアによる経営の見える化と業務プロセス改革


2-1.経営の見える化

課題: 経営や事業環境情報など意思決定に必要な情報の収集や確認に手間取っていませんか?


StarOffice Xシリーズのポータルでは、様々な業務システムとのシングルサインオンにより、経営状況、市場の動向や変化など、利用者に応じた複数の情報をいつでも確認可能。利用者に必要な情報をポータルに配置することにより、迅速かつ的確なアクションが可能になります。

企業情報ポータルの利用による経営の見える化と業務プロセス改革

2-2.業務プロセス改革/業務効率化

課題: 社内に散在している膨大な情報を、効率よく活用できていますか?

これで改善

StarOffice Xシリーズの横断検索機能を利用することにより、StarOfficeの文書管理・掲示板をはじめとして、既存の社内ファイルサーバ、社内ホームページを一括検索することにより、必要な情報を素早く収集することが可能です。

横断検索画面

導入効果

■横断検索の利用による検索工数削減
これまでの一回あたりの検索時間 15分
ファイルサーバ、WEBサイト、グループウェアサーバを別々に検索
横断検索導入後は、一括検索 3分

1件12分削減 →12分×600件×20日×12ヶ月=28,800時間削減

検索時間削減効果 28,800時間/年 を営業活動や戦略策定業務へ振替可能

試算の前提条件: 検索業務
  • 全社員2,000人の企業のうち、200名の営業担当者
  • 1人あたり日に平均3回の検索により情報収集

課題: 申請書の多重入力や不要な承認業務が発生していませんか?

これで改善

ワークフロー(FlowLites)により、業務を可視化し、作業の自動化や承認ルートの見直しを実現! 削減された工数をより生産性の高い業務への振替が可能です。

ワークフローの導入により、承認ルートを見直して不要な承認業務の削減

導入効果

■出張申請/費用清算書類の電子化による作成工数削減
1件5分削減→5分×600件×12ヶ月=600時間削減

■承認作業の工数削減
最終承認者を部門長から課長へ委譲し、承認者を1名へ削減
1回2分の1人分削減 → 2分× 600件 × 12ヶ月 = 240時間削減

■経理部門作業の自動化による工数削減
1件10分削減→10分×600件×12ヶ月=1,200時間削減

出張精算工数削減  2,040時間/年 を営業活動や戦略策定業務へ振替可能

試算の前提条件: 出張申請業務
  • 200名の営業担当者
  • 1人当たり月に平均3回出張
  • 承認基準の見直しにより、2名による承認者(部長・課長)を1名に変更
  • 通常各営業マンは担当エリアが固定されているので、過去の起票データを流用可能
  • 経理部門は、伝票を見て行っていた申請/実績入力作業を自動化

StarOffice Xシリーズのポータルと連携することにより、簡単に申請書を起票したり、承認の進捗状況を確認することが可能

課題: 情報発信者へのコンタクトに手間がかかっていませんか?

これで改善

スマートタグを利用することにより、文書管理や掲示板に表示されている文書登録者名にマウスカーソルを重ねるだけで、電話帳に掲載されている連絡先の情報が表示されます。コミュニケーション手段をクリックするだけで、情報発信者に即コンタクトを取ることが可能です。

文書管理などに表示されている名前にマウスカーソルを合わせるとスマートタグがポップアップ表示。表示されているメールアドレスからメーラーを直接起動可能。

導入効果

■コンタクト先検索工数とコミュニケーションツール起動、情報入力工数の削減
1回あたり1分削減
→1分×6回×200人×12ヶ月=240時間削減

工数削減効果  240時間/年  を営業活動や戦略策定業務へ振替可能

試算の前提条件: 情報発信者を検索しメーラーを起動、宛先入力後にメールを発信
  • 200名の営業担当者
  • 営業担当者が1月あたり平均6回、資料登録者への問合せを実施

課題: 会議の日程調整や予定の確認に手間取っていませんか?

これで改善

StarOffice Xシリーズのスケジュール管理により、会議メンバのスケジュールを見ながら都合があいそうな日時を選んで調整発信が可能。 通常何回か繰り返される出欠可否の確認や、日程再調整作業を大幅に削減!

グループウェアの利用によりスケジュール調整などの日常業務を効率化

導入効果

■会議調整時間の削減
1回あたり20分削減
→20分×2回×10人×12ヶ月=80時間/部門 削減

■さらに

  • モバイルオプションを組み合わせて利用することにより、いつでもどこからでも携帯電話でスケジュール確認が可能。手帳への転記も不要になります。
  • StarOffice Xシリーズのポータルに表示させることで、予定の見落とし防止も実現。

会議調整工数削減  80時間/年・部門

試算の前提条件: ある部門の担当者の会議日程調整
  • 自分が日程調整して開催する会議 月2回
  • 電話やメールでのスケジュール調整時間 30分/回
  • 担当者10人