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あやのの総務女子日記 vol.4:新年度で心機一転編 新入社員の目でチェック オフィスや業務を見直すなら 今!

監修:月刊総務編集長 豊田健一

漫画:嶋津蓮 シナリオ監修:青木健生 漫画制作:MICHE Company

あやのさん作成! 新年度“オフィスや業務チェックシート” ダウンロードはこちらから

いよいよ新年度が始まり、新入社員を迎え、気分一新!といきたいトコロ。このタイミングで人事異動をおこなう企業も多く、新たな職場でスタートする人が増えた今こそ社内改善のチャンス!そこで、入社や部署異動にともなう手続きをひと通り終えたあやのさん。新入社員を集めて意見を聞くことにしました。まだ会社に慣れていない新入社員の悩みや要望には、自分たちには気づかない問題点やその改善のヒントがありそうです。

使い慣れたシステムが“効率的”とは限らない!?

会計システムや販売管理システムなど、企業はそれぞれ自社にあわせたシステムを業務で利用しています。しかし業務にあわせて作りこんだ結果、システムが複雑になりすぎてしまったケースも多い様子。足りない部分をExcelで継ぎ足したり、複数のシステムに同じ内容を入力しなければならない、など独自の手順やルールも多く、使いこなすまでに時間がかかるケースも少なくありません。日々業務で使っている社員はこの状況に慣れているため、不便に気づきにくいものですが、日々の“非効率”が積もり積もると、大きな時間や手間になっていくもの。
新入社員への説明が大変だったり、なかなか使えないという場面に遭遇したら、それはシステムが複雑になりすぎている合図。必要な機能がそろっていて使いやすいパッケージ製品の導入などを検討するチャンスかもしれません。

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スマホ世代にどこまで対応すればいい?

ここ数年の新入社員はまさに“スマホ世代”。スマートフォンに慣れ、プライベートで使いこなしてきたため、仕事でも使いたいというニーズが出てくるのも当然です。もちろん、勤務時間中にゲームなどを利用するのは論外ですが、スマートフォンは業務効率化にも効果的。最近のクラウドサービスなどは大半がスマホ対応していますから、そういったものから使い始めてみてはいかがでしょうか?あわせて社内にWi-Fi環境を用意するなど、スマホ活用のベースを整えるといいでしょう。
新入社員にとって“紙のタイムカード”も馴染めないものの代表ではないでしょうか。スマホやPCなどでサクッと打刻でき、自動集計してくれる“クラウド型勤怠管理システム”にすれば随分ラクになるはず。精度の高い顔認証と組み合わせた次世代勤怠管理システムなら、より厳格な出退勤管理も可能です。
また、近年注目を集める顔認証については、ソフトウェアやハードウェア、設定から保守までワンストップで提供する“導入支援サービス”も登場しており、セキュリティ対策からマーケティングまで、様々な領域での導入・活用が気軽にできます。

おすすめ製品 >>> 自律型ワイヤレスLANシステム「Cisco Aironet シリーズ」

おすすめ製品 >>> クラウド型勤怠管理システム「勤革時(きんかくじ)」+顔認証技術

営業車の運転に慣れない人も…安全運転への取り組み

新年度の入社や異動で、新しい人が営業用車両や業務用車両を運転し始めるケースも多いのではないでしょうか。会社の車に慣れない、実は運転が苦手で…など人によって事情はさまざまですが、事故はできる限り避けたいモノです。安全運転への取り組みのひとつとしてドライブレコーダーがありますが、導入しただけではあまり効果が出ないのが実際のトコロ。一歩進んだ取り組みとして、ドライブレコーダーの映像をベースに急発進や急ブレーキなどの危険運転を検知し、アラート通知するシステムをあわせて導入することをおすすめします。こういった情報まで把握できれば、ドライバーごとの特性が見えてくるとともに、ドライバーの安全運転意識の向上にもつながります。事故件数が低減すれば、自動車保険料も安くなり…とコスト削減の効果も期待できます。

おすすめ製品 >>> クラウド型 事故削減支援サービス「くるみえ」

新入社員・異動社員のメンタルケアも忘れずに

“五月病”は新入社員だけのものではありません。異動などで環境が変わった社員のメンタルヘルスにも気を配りたいものです。新しい職場に合わない、なじめない、仕事が大変すぎる…など大きな変化に戸惑う人もいるはず。配属後、少し落ち着いたタイミングで過度なストレスがかかっていないかを確認し、場合によっては産業医やカウンセラーなど適切な医療機関へとつなげることも必要です。
2015年12月に施行されたストレスチェック制度により、従業員数50名以上の事業場では従業員に対して年1回ストレスチェックを実施することが義務付けられました。新年度がスタートし少し落ち着いたこのタイミングでの実施は予防的見地からも効果的です。ストレスチェックテストの実施から、職場のストレス状況の分析、面接支援までトータルに提供するサービスも登場しているので、うまく活用するといいでしょう。

おすすめ製品 >>> ストレスチェック義務化・従業員のメンタル対策「クラウド型メンタルヘルス対策支援システム」

あやのさん「オフィスや業務が“時代遅れ”にならないよう、皆さんもこのチェックシートで見直しませんか?」

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おすすめソリューションをご紹介

その1:中堅・中小企業向け基幹業務パッケージ「DREAMTRAIN/EX」

業務で必要となる機能がそろったオールインワンパッケージ。誰でも簡単に使えるように設計されており、業務の効率化・標準化をサポートします。

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その2:自律型ワイヤレスLANシステム「Cisco Aironet シリーズ」

高速かつ安定した無線LAN環境を実現できるアクセスポイント。初期セットアップもわずか数分で完了するほか、コントローラ不要で管理できるため、運用も簡単です。

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その3:クラウド型勤怠管理システム「勤革時」

シェアNo.1を誇るクラウド型勤怠管理システムで、PC・タブレット・モバイルに対応するほか顔認証と連携した勤怠管理も可能です。リアルタイムに勤務時間などを集計でき、管理負荷も軽減します。

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その4:顔認証ソリューション「顔認証システム導入セット」

顔認証ソフトウェアをインストールしたサーバを提供し、手軽に顔認証を導入できるソリューション。世界No.1評価のエンジンによる高精度での顔認証で、本人確認や不審者検出などさまざまな用途に活用できます。

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その5:クラウド型 事故削減支援サービス「くるみえ」

ドライブレコーダーで取得した危険運転映像や車両運行データをもとに危険度を判定。危険度の高いイベントを管理者に通知することで安全運転への取り組みをサポートします。

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その6:ストレスチェック義務化・従業員のメンタル対策「クラウド型メンタルヘルス対策支援システム」

「セルフチェック」「ラインケア」「セルフケア」「面接支援」の4つの観点からメンタルヘルス対策を実現。ストレスチェックをきっかけに職場環境の分析・改善までサポートします。

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