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従来の打ち合わせスタイルを一新する BrainBoard+Office 365 会議ソリューション

「ワークスタイル変革」の中でも、会議のあり方を変える取り組みは、以前から数多くの試みが行われてきた。会議準備の時間短縮や、いつでもどこからでも会議が行える即時性・効率性の追求、ペーパーレスによるコスト削減、会議資料の情報漏えい防止など、会議をめぐるワークスタイルの変革には多彩なテーマや課題がある。そのような中で、いま注目したいのがNECの「BrainBoard」とマイクロソフト社のクラウドサービス「Office 365」のSkype for Businessとを連携させた、会議ソリューションへの取り組みだ。

会議の非効率的な進行や資料配布のセキュリティリスクをなくせないか?

NEC 第一製造業ソリューション事業部 販売促進部 横山 恵志郎NEC
第一製造業ソリューション事業部
販売促進部
横山 恵志郎

NECでは、2013年よりGISP*の導入・推進にともない、ワークスタイルの変革へ取り組んできた。その取り組みの中で、NECとマイクロソフト社の製品を組み合わせた新たなソリューションを社内で活用しつつ、お客様へその最先端の成果を提供し続けてきている。BrainBoard+Office 365会議ソリューションも、そのような活動のなかで生み出された活用形の1つだ。

「以前から、Skype for Businessを使って多拠点会議を行っていましたが、会議中に出てきたアイデアや思いつきを遠隔地の相手に伝えるには、会議室にあるホワイトボードの書き込みを改めて資料化し、メールで送るなど不便な状態でした」と、横山恵志郎は当時の様子を振り返る。

遠隔地の相手にとっては、新たなアイデアを音声で届けても、ホワイトボードに随時記入されていく内容が即座に共有できず、面倒でストレスを感じる会議となっていた。「このやり方だと、会議のたびにホワイトボードの内容を出力した印刷物や、撮影による画像ファイルなどのデータ管理が発生し、セキュリティ面でも情報漏えいのリスクが高まることになります」と、糸山宗秀は語る。

このような会議の非効率やセキュリティリスクなどを解消するために、大型タッチディスプレイBrainBoardとSkype for Businessとを連携させるプロジェクトがスタートした。以下、プロジェクトチームが試行錯誤の末に得られた、様々な可能性や効果についてご紹介したい。

  • *GISP:Global Information Sharing Platform(グローバル情報共有基盤)の略

使い慣れたPCやタブレットの操作のままBrainBoardを活用

NEC グローバルプロダクト・サービス本部 ITネットワークソリューション部 糸山 宗秀NEC
グローバルプロダクト・サービス本部
ITネットワークソリューション部
糸山 宗秀

タッチパネル仕様のBrainBoardは、電源のある会議室であれば既存のホワイトボードと入れ替える感覚で、どこにでも設置できる電子黒板だ。PC画像を大画面に映し出し、高解像度の画面上で指を使って直接操作したり、スタイラスペンで書き込んだりすることができる。標準モデルはPCなどの記憶媒体を内蔵しないので、会議室への常設IT機器としての情報セキュリティを気にすることなく手軽に設置できる。キャスターなどオプション類も豊富で、設置環境にぴったりな構成で導入可能だ。

BrainBoardにSkype for Businessクライアントがインストール済みのPCやタブレットをHDMI、USB経由で接続するだけで、手軽に質の高い充実した会議が実現できる。使い慣れた端末を接続するだけなので、新たな操作を覚える必要がなく、即座に使い始められるのが大きな魅力だ。

「今まで使っているPCの画面が、そのままBrainBoardに表示されるので使い方がすぐに分かるね…という感想が多かったです」と横山。「特にレクチャーをすることもなく導入したら即使えるので、プロジェクトメンバーには評判がよかったですね」と、糸山も導入時の様子を語る。

会議で操作する際は、大画面を前に会議室にいる参加者全員が、気になったアイデアや重要なメモを文字や図形、イラストなどでスムーズに書き込める。BrainBoardの画面を、まるで巨大なタブレットのように誰でも自在に活用することができるのだ。
また、BrainBoard上で変更した資料は、会議室の参加者だけでなく、離れた場所にいる参加者との間でも、常にリアルタイムで共有することも可能だ。

BrainBoard+Office 365会議ソリューション 利用イメージBrainBoard+Office 365会議ソリューション 利用イメージ
離れた拠点や出張先からも、リアルタイムに資料共有と共同編集が可能。

いつでもどこからでも会議に参加できる機動力で働き方も変わる

「わたしは外出することが多い職務なのですが、BrainBoardのある会議室で社内のメンバーが行っている打ち合わせに、わざわざ帰社することなく出先からいつでもスムーズに参加できるようになりました」と、横山は導入メリットを語る。

BrainBoardの画面を共有し、その場でリアルタイムに資料を編集できるので、会議の非参加者や出張中のメンバーを一時的に呼び出し、その場でBrainBoardに描いたイメージや最新の資料を見せながら意見を聞くこともできる。また、会議資料を事前に出力・配布しなくても、クラウド上に登録した資料を参加者がダウンロードでき、面倒な印刷や配布の手間など準備リードタイムが劇的に削減できる。会議後も、変更された最新資料はクラウド上にあるので、参加者はすぐに入手可能だ。

さらに、会議で何が検討されたのかは、画面に手書きされた文字や図版、映像、音声なども記録されるため、不参加のメンバーなどがあとで参照することもできる。

BrainBoardによる会議ソリューションは会議自体の効率化だけでなく、その機動性を活かしながらビジネスのロスタイム低減にも大きく貢献している。
「会社規模での出張費削減や、TV会議室が予約済みで使えない人達への代替手段としてもBrainBoardによる会議ソリューションが注目されています」と糸山。遠隔地との会議方法として、TV会議システム以外に部門・チーム単位で低コスト導入できる選択肢が増えた意味は大きいという。

活用メリット活用メリット

ユーザインターフェイスを考慮したBrainBoardの使いやすさ

BrainBoardによる会議ソリューションは、他にも様々なメリットがある。

  • 高輝度なタッチパネルモデル
    従来のプロジェクタの利用は、照明を少し暗くしなければ投影画面が見えにくく、逆に手もとの紙資料が読みにくいといった不便さが生じていた。BrainBoardの液晶画面では、照明を落とさなくてもバックライトで鮮明に見ることができ、プロジェクタのように焦点距離を合わせる事前準備も不要なため、小規模な会議室やコーナーでも手軽に運用可能だ。
  • 高画質・高精細の画面映像
    細かな設計図面などを表示しても、視認性の高い精細な大画面で正確な検討が行える。CAD/CAEソフトや、Excelで作った精緻なマトリクス表、プロジェクトの工程表など印刷に向かない画面をBrainBoardに表示することで、複数のメンバーから指摘をもらいつつその場で修正することができる。
  • 入力デバイスの多彩さ
    会議の議事録作成も、BrainBoardに接続したPCのキーボードが使えるのでスムーズだ。会議はペンを使ってBrainBoard上で自由に発想を広げ、同時にテキストは手元のキーボードで迅速に打てるなど、入力デバイスを用途に合わせて選べるのも便利な点だ。

「会議室の参加者だけでなく、遠隔地にいるメンバーとの会議を通じ、リアルタイムにビジネスの協創・協業ができるワークスタイルが、この仕組みでようやく実体化した…そんな思いが強くします」と横山。「BrainBoardを通じて、離れた場所にいても参加者全員がイメージを共有しながら同じ“空間”で、クリエイティブな会議を実現できるようになりました。ぜひ、多くの方々に広く利用していただきたいソリューションです」と、糸山は最後に締めくくった。

写真BrainBoard+Office 365 会議ソリューション 活用シーン
細かな資料も見やすい鮮明な画面で、会議の質も向上する。

(註釈)

  • 本ソリューションは液晶デイスプレイ版BrainBoardを採用しております。
  • BrainBoardには、マイクロソフト社「Office 365」のSkype for Business機能は含まれておりません。お客様のPCやタブレットなど、端末側での契約が別途必要になります。
  • 会議における音声やカメラ画像の活用は、BrainBoardに接続するPCやタブレットなど端末側の機能に依存します。

Office 365、Skype for Business、Excelは、米国Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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