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ISO文書管理対応事例

情報・通信業K社様

お客様概要

 
会社概要/部署

情報・通信業   総務部全社環境推進部門 利用者数/70ユーザ
電気メーカー系のシステムインテグレータとして企業、官公庁の課題に様々なソリューションを提供している。

担当業務内容

ISO14001を取得したF社。そのF社全体を通し、ISO14001に基づいた環境活動を推進している。

導入背景

これまで、環境活動の確証保管や監査に他社のISO監査専用システムを利用してきたが保守停止により独自に確証などISO文書を管理するシステムが必要となった。

導入前の背景や課題

導入前の情報共有方法

  • 対象情報
    社内の環境活動の各種確証(目標・規定文書・チェックシート等)
  • 方法
    他社ISO監査専用システムを利用(*保守停止に)・帳票類は事業部門ごとにブレイクダウンして管理、また毎月更新するものが混在

様々な課題が発生

  • PDCAサイクルの各課程で、いつ誰が承認しているか、またそれぞれの確証がきちんと揃っているかが把握しづらい…
  • 承認後の帳票や文書でも編集できてしまうため、監査の際に検証が必要…
  • 進捗状況が見えにくく、確認に手間取る。また定期的に廃棄しないと、規定の保管期限以降もそのまま残ってしまう…

PROCENTER/C 導入前PROCENTER/C 導入前

解決課題

  • 承認、進捗状況を明確化し、環境経営監査やQAの監査に耐えられるシステム構築したい。
  • 手間のかかる文書のライフサイクルマネジメントを、速やかに効率化したい。

導入効果

  • 文書のライフサイクルマネジメントの効率化を実現し担当部門の負担を軽減
    文書を作成し登録したら、採番→承認→廃棄までをPROCENTER/C内で統括して行えるため、作業負担を大幅に軽減
  • 進捗が一目瞭然で業務をスピードアップ
    利用部署において、各種確証の過不足を簡単に確認。承認状況などの進捗もシステム上で一覧でき、業務のスピードがアップ
  • 承認の過程が明確化し監査が確実に
    承認の時期、承認者が明確になり、信頼性の向上と監査の手間を軽減

PROCENTER/C 導入後PROCENTER/C 導入後

業務のフロー

今までとは、ココが変わった!

  • 各種確証の過不足や承認状況など進捗が簡単明瞭で業務全体もはかどる!
  • 「いつ、誰に承認された」のか明解になった。また、PDCAサイクルに沿って確証が揃っているか、が分かりやすい!

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