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本社-海外拠点間の文書一元管理事例

金融業D社様

お客様概要

 
会社概要/部署

金融業   情報管理部門 利用者数/2,000ユーザ
国内外の企業や金融法人、公共法人を主要取引先に、財務的・事業戦略上の最適なソリューションを提供。

担当業務内容

本社情報管理部門として、海外拠点で発生する事業資料(決裁書等)の管理および海外拠点向けの資料作成マニュアルの作成や通知を行っている。

導入背景

ドキュメントの送付はメール添付や原紙を郵送などまちまちで、資料の管理や最新マニュアルの利用徹底に多くの工数が取られていたため、文書管理基盤と情報公開基盤の統一化が課題となっていた。

導入前の背景や課題

導入前の情報共有方法

  • 対象情報
    決裁書等の事業資料(海外拠点分)資料作成マニュアル
  • 方法
    メール添付・原紙の郵送・マニュアルは本部、拠点ごとに管理・過去版は紙文書で保管・承認の記録は承認印のみ

様々な課題が発生

  • 各マニュアルは本部、拠点ごとで管理し、一元管理がされていない…
  • 作業に必要な資料が散在し探すのが手間…
  • 過去版の履歴も全て紙文書で保管したため、管理が大変…
  • 承認は紙文書で行っていたため、フローの滞りが分からず、また記録も承認しか残らないため、状況の把握が難しい…
  • メール添付の場合、誤送信のリスクが。また郵送だと誤配も心配…

PROCENTER/C 導入前PROCENTER/C 導入前

解決課題

  • 事業資料・マニュアルの配付・更新・保管等、全手続を本部で一元管理したい。
  • 承認フローをシステム内で電子化し、その監査ログも一元管理したい。

導入効果

  • 各拠点への文書交付業務が容易、かつ確実になり不要な混乱を解消
    ファイルを登録するだけで、承認から交付までを一元処理。紙文書での行き来がなくなり、文書交付業務がスムーズで確実に。
  • エンドユーザ専用画面で、正式版と過去版の取り間違いを抑制
    ドキュメント管理機能(版数管理)により、エンドユーザ専用画面でつねに正式版を表示するため、過去版との取り間違いを解消。過去版はデータ化し確実に蓄積
  • メール送信を廃止し大幅に工数を削減
    拠点は最新ファイルを参照すれば良いため、本社がメール送信をする手間を省力化

PROCENTER/C 導入後PROCENTER/C 導入後

業務のフロー

今までとは、ココが変わった!

  • 本社と海外拠点の情報が一元化され、時間と手間のロスが驚くほど無くなった!
  • フローの記録が残るため、各自の意識が高まり業務の精度が向上した!

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