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C&C(コミュニケーション&コラボレーション)を活性化させる
IT環境と新しいワークプレイス&ワークスタイル
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【1】 背景
 


世間では仕事の仕方(ワークスタイル)が時代とともに変化し、モバイルや在宅勤務のような新しい働き方が定着しつつある。インターネットとネットワークの仕組みやITの進化により、働き方と共に仕事の場「ワークプレイス」がホテルや駅、飲食店など公共の場へと範囲が拡大しいる。またコミュニケーションの手段も電子メールはもとより、チャット、テレビ会議などバーチャルなそれを支援するIT技術が普及してきた。しかし企業や組織活動の「場」の根幹となるオフィスにおいて、モバイル同様の機動性や柔軟な働き方が実現されているケースは少ない。人と人が論議し、何かを生み出す「リアルなコラボレーション」を実行するオフィスで、人が集う「空間」・「場」(オフィス)における「新しいワークプレイス、ワークスタイル」の実現が求められるようになった。
 本文では弊社情報システム部門におけるコミュニケーション&コラボレーションを重視した新しい仕事の仕方「ワークスタイル」とそれを支援する環境「ワークプレイス」の事例を2004年9月実施のデジタルオフィス構築(改装)として紹介する。特にこれらを支援する無線LAN環境とペーパーレスの実現についてフォーカスをあてる。

   
【2】 目的・ねらい
 
新たなワークスタイルの構築による目的・ねらい、
1) 生産性・効率性の向上
2) セキュリティの確保・実現
3) ペーパーレスの実現    
とした。また、これらを実現するための手段として
1) ワークスタイルの定義と運用規程の設定
2) ITインフラ、ITシステムによる支援と環境の構築
3) ワークプレイス「場」「空間」の定義と創造 の3点をあげる。
   
【3】 システム(ITインフラ)の概要
 


1.オフィス(自部門)における無線LAN環境で向上された機動性と生産性

(1)無線LANの必要性
・社員自らが新しいワークスタイルを実践し、お客様に提案していく
・携帯性、利便性向上による業務効率化
・移転、レイアウト変更のコスト削減

(2) 設備・環境の概要
■情報システム部(自部門)
オフィス規模 816.4u×2フロア(3、4F)総面積 1632.8u
無線LAN機器概要 
Aironet1200(CISCO製)

(3) セキュリティへの配慮
・入退出管理や帰宅・出張時のノートPCの収納と個人机の施錠など

(4) ペーパーレスを実現するための施策と支援システム
・プロジェクタとPCによるコラボレーション推進
・所在管理、会議室予約、スケジュールなどのシステム
・チャット、在籍確認などコミュニケーションシステム
・スキャナ、電子ボードなどデジタル化ツールの活用

2.他拠点(社内)出張時のシームレスなネットワーク環境の構築
社内出張時にもシームレスに同様な生産性を保つ為、自部門以外の全社オフィスについても無線LANのネットワーク環境を整備した。

■全社(他拠点:全国約60拠点)

   
【4】 効果・評価
 
『機動性と生産性を向上させた 無線LANとノートPC』
2000年より無線LANを導入していたが、これまでは配線時の機器や工数削減など初期コストやメンテナンス側の利便性を重視していた。しかし、今回のプロジェクトでは、どんな働き方を実現するために無線LAN環境が必要で、どういう新しい働き方が可能なのかというワークスタイルを定義し、オフィスの空間とあわせITインフラの再構築を進めた。結果としてワークプレイス内でのコミュニケーションやコラボレーションでは、PC持参が当り前になった。小人数の打合せコーナーでは液晶モニターを併用し、全ての会議室に備え付けられたプロジェクタを活用し、デジタル化された情報を共有しながら会議進行を円滑に進めている。

『ペーパーレスの実現』

上記の環境も相乗して、会議や打合せ、商談などでのPC利用率の向上により、ペーパーレス化が加速し改善前の約78%減の1人当り月の紙使用枚数は約51枚と大幅な紙使用量の削減を実現した。収納書類も62%減、個人収納は袖机のみとなった。紙資料をPCで取扱う為のデジタル化環境では、スキャナなど電子化支援設備とともに共有サーバーの容量、そしてストレスのない情報共有の為、ネットワークの高速化も大きな課題と施策であった。
また人と人の直接的な「リアルコミュニケーション」とともに電子メール、チェット、その他業務支援システムなど「バーチャルコミュニケーション」も、ペーパーレスや業務の生産性効率化の為、不可欠な重要な要因の一つである。
   
【5】 添付資料 (ワークプレイスの風景)
 
上記要約を補足する為、文章では解り難い部分を画像で添付させていただく。
新しいワークプレイスとワークスタイル(風景)

 
コラボレーションの様子

全会議室にプロジェクタ常設
打合せ時には各自PCを持参し、液晶モニタ(常設)で情報共有。紙資料を持ち寄ることは、無い。 2台のプロジェクタで、プレゼン(資料)と議事録作成をし、会議と同時に、結論を完結する
マグネットスペースの様子
 
執務室内ミーティング

無線LANでフレキシブルな機動性を確保
コピー機や給茶機、書架を集約し、人が集うエリアを設置、偶然のナレッジ共有を狙う 執務室内に短時間の打合せ可能なコーナーを設置。タイミングを逃さず意思決定を。
   

執務室の全体の様子
CADシステムなど一部を除き基本的に個人のPCは無線LAN対応のノート型を採用

個人収納は袖机1つ。ペーパーレスを実現
執務室柱や書架などの上部に設置。美観と安定した通信状況を勘案して設置場所を選定
   


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