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NIASブログ

放置ファイルサーバに潜むムダやリスク まとめて解決しませんか?

ファイルサーバの中身を調べてみると?

200企業/団体を対象におこなわれた「NECファイルサーバアセスメント」の結果データによると、1年に1.55倍のハイペースでデータ容量が増え続けているそうです。あちこちで「ファイルサーバがスグに一杯になってしまって大変!」と悲鳴が上がるのも当然のことです。

一方で、こうしたファイルサーバの中身を分析してみると、90日以上未参照のデータが約7割、重複データが3割弱と、非常にムダが多いことが分かっています。このことは、管理されないまま放置されたファイルサーバが多い!という事実の裏返しとも言えます。
ではナゼ、こんなにも無法状態のファイルサーバが多いのか?それは“ファイルサーバの管理”が想像以上に大変な作業だからです。実際にファイルサーバ管理にあたるAさんの悩める日々を一緒に見てみましょう…。

コンテンツ紹介

Aさんの悩める日々…その(1)(ファイル整理・削減編)!

ここはとある中堅企業の情シス部門。ファイルサーバ管理を担当するAさん、浮かない顔でサーバの管理画面を見ながらなにやら独り言…。
「マズイ…、このあいだ追加したばかりの営業部門と開発部門のサーバの空きがもう半分しかない。このペースじゃ半年もたないな…。でも予算は残り少ないしし、今期はなんとかこのまましのげるようムダなファイルを整理するしかなさそうだ。」

営業部門と開発部門にメールを一斉送信

Aさんは早速、「ファイルサーバの空き容量が逼迫しているので、各自1週間以内に不要なファイルを消去して下さい」…という主旨のメールを作り、営業部門と開発部門の社員全員に送信。

メールを受信した営業部門や開発部門では

あちこちでこんな会話が…。
Bさん「ワタシは前回依頼があった時に大分整理したから、今回はスルーしよっと…。C君は?」
Cさん「そうだよね。多少ファイルを整理したところでたかが知れているしね。オレも今回はパス!っと」

チェックポイント4

ファイル整理が進まず、プッシュメールを再送信

期限の1週間を前に削減状況を確認したAさん。
「エー?!ほとんど減っていないけどなんで?ウーム、ちょっとメール文が弱かったかな…。よーし、強めのプッシュメールを再送信だ!」
…と、一両日中にファイル整理するよう強く依頼するメールを再送信。

まじめにやっていた社員からクレームが…

プッシュメールを送信した直後からAさんのところにはクレームの電話やメールが続々と入ってきた…。曰く
Dさん「ワタシは普段からファイル整理を心がけているの。今さら整理するファイルなんてないんだから、何度もメール送ってこないで!」
Eさん「以前プロジェクトに参加していた同僚が画像ファイルを大量に集めていたので、念のため聞いてみたら、“ファイル整理依頼のメールなんて届いてない…”ってトボケてましたよ。こういう人にピンポイントで依頼しないと、ダメじゃない?」

1日中クレームに追われたあげく、結局1週間の期限を過ぎても大してファイル削減ができず…。サーバ単位でしか状況が把握できなかったのが敗因と痛感したAさん。たまらず悲痛な叫びをあげたのでした。

チェックポイント5

Aさんの悩める日々…その(2)(アクセス権管理編)!

大規模な人事異動をともなう組織改変を控え、新しい組織にもとづくアクセス権限設定の準備に取りかかる情シス部門のAさん。変更漏れや設定の不備は深刻な情報漏洩の原因となりかねないだけに、その表情は真剣そのもの。
「まずは新しい部門に割り振られた領域のフォルダごとに設定したアクセス権限を、各部門にチェックしてもらうとするか…。例年通りエクセルでフォルダ一覧を作成して…と。それにしても去年に比べてずいぶんフォルダ数が増えているな…。」

フォルダ1つずつプロパティを確認していくのは大仕事!

Aさんからエクセルで作成されたフォルダ一覧を受け取った各部門では、早速次の日からメンバー総出でアクセス権限の確認に追われることに…。
課長「しかし、毎回思うんだけど、こうやって1つずつフォルダのプロパティ情報を開いて確認するしか方法がないのかね?去年より3割近くフォルダ数が増えているし、これじゃ期限までに間に合わないかも…」
メンバー「まったくですよ。それにこうやって人の目で確認しながらチェック…というのも、“うっかりミス”が怖いですよね。実際去年も、異動した後に元いた部門のサーバにアクセスできる社員が複数いたようで、慌てていましたよね。」

各部門からギリギリのタイミングで回収しなんとか設定

各部門からのエクセル設定回収が遅れに遅れた結果、情シス部門でのチェック期間がなくなってしまった!仕方なく回収したエクセルどおりに設定して、新体制始動に間に合わせるしかなかったAさん。
「なんとかギリギリ間に合ったけれど、最終チェックしていないからちょっと心配だな。異動した社員だけでも念のためチェックしてみるとするか…」

確認漏れや設定ミスが次々露呈…

Aさんが次の日から業務の合間に設定チェックをし始めたところ、あるわあるわ。異動した社員の古いアクセス権限設定が残っていたり、フォルダにアクセス権 限がないのにその中のファイルにアクセスできる設定になっていたり…など、漏れやミスを次々と発見。すべて修正して事なきを得たものの、対処する前に情報 漏洩事件でも発生していたら…と考えると、思わず背筋が寒くなるAさんだった。

Aさんにオススメ!ファイル整理とアクセス権管理がまとめてデキル『NIAS』

冒頭でご紹介したとおり、保有データが加速度的に増え続けている今、「こんなツールがあったら…」というAさんの悲痛な叫びに共感してしまった方も多いはず。
実は「ファイルの整理」と「アクセス権限管理」という2つのニーズに応えるスグレモノのツールがあるんです!ファイルサーバの統合管理機能を提供する NECの『NIAS(NEC Information Assessment System)』です。管理サーバに導入して利用するソフトウェアで、管理対象となるファイルサーバの状況を多面的に分かりやすく“見える化”、的確な 「ファイル整理」「アクセス権管理」を支援してくれます。『NIAS』があれば、前段でご紹介した2つのシーンも、驚くほど簡単に&効率的に解決できちゃいます。

ファイル整理≫ムダの多い人物を特定してピンポイントで対策できる!

『NIAS』のシミュレーション(簡易分析)画面では、「ヘビーユーザ」「未更新期間」「未参照期間」「重複有無」「ファイルサイズ」の5つの条件を自在 に設定して、どのくらい削減できるかをシミュレートすることができます。例えば、上位10名のヘビーユーザの未参照ファイルと重複ファイルをアーカイブ or削除することで、ファイルサーバの空き容量がどのくらい増えるかが一目で分かるのです。これによって、ファイルサーバのユーザ部門全員に依頼すること なく、ピンポイントで整理・削減を依頼して、効率的・効果的にファイルを整理・削減できるようになります。これなら、ユーザからクレームが入る心配もないですよね。

アクセス権管理≫フォルダ/ユーザそれぞれを起点にアクセス権管理できる!

これまで、フォルダやファイルごとにプロパティ情報を確認するしかありませんでしたが、『NIAS』ではエクスプローラーライクの画面で、すべてのフォルダ/ファイルをツリー表示でき、何度もプロパティ画面を開く手間から解放されます。フォルダ起点のほかユーザ起点でも表示でき、不適切な設定のフォルダ は赤表示され、配下に不適切な設定を含むフォルダは青表示する…など“うっかり設定ミス”を見逃さない工夫がなされています。

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