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NIASブログ

学校現場特有!データ管理の課題をICT改革が進む今こそ解決

NIAS自治体向けライセンス

教育現場でのIT整備が進み、各教室へのパソコンの導入、職員室でのサーバ設置等に伴い、各学校がファイルサーバに管理しているデータファイルや個人情報は膨大かつ急速に増えています。現場のITご担当者は、保管されるデータに対する情報漏えい対策が急務です。一方、新しいセキュリティ製品を導入することは、製品選定や、追加予算確保等が難しいとの課題をよく耳にするようになりました。
NECは、現状の教育現場の課題解決に加え、より多くの学校内でデータを安全にかつ効率よく運用管理していくことが可能となるよう、ファイルサーバ統合管理ソフトウェアNIASを教育委員会様に安価に導入いただける「NIAS自治体向けライセンス」をご用意いたしました。
(価格の詳細につきましては個別にお問い合わせください。)

教育現場で以下の様な課題はございませんか?NIASが全て解決いたします!

(1) 急激な容量増加でファイルサーバの管理対応が難しい!

市教育委員会IT担当

各学校に設置されているファイルサーバの容量が急激に増加して、現場の教職員から毎日のようにメールで、容量追加や、データの管理ポリシーについての相談が絶えません。新しいストレージの予算申請も追い付かないという事態になっています。セキュリティの観点から、私用のパソコンやクラウドにデータを退避してもらうことは厳禁なので、すぐに用意する必要があるのはわかっているのですが。。。

NIASを導入すると、各学校のファイルサーバの状況が一目瞭然です。
利用状況を把握でき、利用されていないファイルを自動的にアーカイブして容量を一時的に減らすことや、個人情報が含まれるファイルの確認、対処も一括して行えるので、データ管理の煩わしい手間をかけずに、かつ安全に運用できるようになります。

容量増加予測のグラフを見れば、具体的にいつ、容量の上限を超えるか分かるため、計画的に管理対象の学校内のファイルサーバの追加を検討できるようになります。

拡大して表示NIASでレポートを確認し事前の設備申請が可能

(2) 資料の検索効率が下がり、他の業務に支障が出てしまう

小学校クラス担任

鍵付きのキャビネットに保管されている紙文書は探すのが楽だったのに、最近のやりとりは全て電子データです。管理責任者や保管期限、アクセス権のルール等が徹底されていないので、新年度で担当のクラスが変わるたびに、資料を探すのに一苦労。毎年、入学してくる児童のデータ(行事写真や成績、個人情報)を保存するけれど、アルバム作成や記録保持に必要なときもあるので、不要そうなファイルがあっても放置してしまいます。保管ファイルの数も容量も増える一方で、頻繁には利用しないのに消せないデータがファイルサーバに溢れているせいで、いざ必要なデータを見つけるのに時間がかかります。

NIASなら頻繁に使うデータだけファイルサーバに、ある程度の期間保管するデータはアーカイブ領域に分けて管理することが出来ます。これによりファイルの検索効率もアップし、普段から忙しい現場の先生もムダな時間を使うことなく、本来、時間をかけたい作業に注力できます。
さらに、NIASはフォルダごとに責任者を設定することができます。またアクセス権管理も可能なので誰がどこにアクセスできる状況か、可視化することが可能です。

(3) 個人情報が含まれているファイルが保存されていないか確認したい

県教育局ICT責任者

ネットワーク分離・強靭化対策が進み、インターネット接続が可能な環境にあるサーバ内には、生徒や保護者の個人情報を保存しないようにルールはありますが、意図せず保存してしまったファイルがないか、定期的に確認したいと思っています。
現状、データセンタにファイルサーバを統合している学校もあれば、各学校内に設置して管理している学校もあります。将来的には全ての小中学校のファイルサーバをまとめて管理する方向になると思いますが、いつになるかまだ具体的な目途は立っておらず、管理や申請の工数も複雑になるので心配です。

ファイルサーバのDC統合拡大する

①統合

データセンターに統合されたファイルサーバを管理。

各学校はネットワーク経由でデータセンターのファイルサーバを利用。

ファイルサーバの学校配置拡大する

②各学校配置

データセンター側からリモートで、各学校に設置されたファイルサーバを管理。

NIASV3.3の最新機能では、ファイルサーバ内の個人情報が含まれるファイルの所在を一括で検出、把握できるようになりました。定期的に活用し、万が一検出されたデータに対しても保管場所を移す、削除する、アクセス制御する等、適切な対処を取ることができます。

NIASはファイルサーバごとにインストール不要で、管理サーバを一台用意すれば、データセンタに統合されている領域、各学校設置のファイルサーバ領域、どちらも管理対象領域として適用可能です。

個人情報検出リスト拡大して表示ファイル検出リスト画面

NIAS自治体向けライセンスをお試ししませんか?

いかがでしたでしょうか?上記の様な課題があればぜひNIASをご検討ください。
まずは、30日間無償の評価版で現状を調べることも可能です。是非この機会にお試しください。

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