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NIASブログ

これならできる!ファイルサーバの整理と活用

今後も重要性が増すファイルサーバ

企業活動を行う際では欠かすことのできないファイルサーバ。今では各グループや部門ごとに導入され、様々な資料やデータが格納されています。

ファイルサーバの導入には、 社内での情報共有だけでなく、データ消失や情報漏えいリスクの低減というメリットがあります。また一方で、管理される電子データも現在爆発的に増加しており、特にファイルサーバで管理されることの多い「非構造化データ」は2012-2017年の念平均成長42.8%もの伸びを見せるといわれています。

貴社のファイルサーバは無法状態になっていませんか?

無法状態化したファイルサーバとは

企業内で重要な役割を担うファイルサーバですが、導入時に検討が必要なポイントを知らないまま、半ば場当たり的に導入されるようなケースも少なくありません。例えば、皆様の部署ではこんなファイルサーバはありませんか?

  1. 機密情報フォルダが誰でもアクセスできるような箇所に置いてある
  2. フォルダがバラバラでファイルを見つけるのに時間がかかる
  3. 置きっぱなしの不要ファイルが散見され、容量を占めている

無法状態化の背景には、ファイルサーバ管理への意識が低く、人手や時間をかけない状態で運用していることが挙げられます。このような状態の放置は、単にディスクやストレージのコスト面の問題だけでなく、業務効率の低下やセキュリティ面でも問題があるため、対処が必要です。管理データが更に増加し、手が付けられなくなってしまう前に、ファイルサーバを整理し、再活用してみましょう。

ファイルサーバのあるべき姿

ファイルサーバが「無法状態」の場合、まずは現状を整理し、きちんと対策を講じ運用していくことが重要です。

  1. 利用者任せの運用になっている
  2. ⇒まずは現在の状況を整理した上で、グループ管理者にてルールを策定する

  3. アクセス制御が弱い
  4. ⇒公開する情報、守るべき情報をきちんと区別し、適切なアクセス権限を付与する。
    また運用時も、適切に運用されているかの確認を定期的に行う

  5. 蓄積するばかりで廃棄する仕組み・ルールがない
  6. ⇒管理する情報に期限を設け、ルールに組み込む

秩序あるファイルサーバを目指して

現在のファイルサーバを「秩序あるファイルサーバ」に変えていくための一般的な流れは以下の通りです。

  • 計画・導入準備フェーズ

どのサーバを整理の対象とするか検討します。対象サーバが決定したら、そのサーバの現在の運用状況や管理者を確認します。この際、全体方針として「どのくらいのサーバ容量の削減を目指すのか」の概算目標値も設定します。合わせて、今回の作業の実施体制やスケジュールを、リーダーが中心となって検討します。

  • 整理フェーズ

対象サーバ内のフォルダ・ファイルの整理を行います。本作業は、実際にフォルダを利用しているグループの管理者が中心となり行うことが効果的です (リーダーとグループ管理者が同一の場合もあります)グループ管理者は自分の担当するフォルダの状況を精査し、整理のポリシーを策定します。そして整理ポ リシーを各メンバに周知し実行していく役目を担います。

運用フェーズ
実際に整理が行われた後は、この状態を常にキープしていくことが重要となります。運用フェーズでは定期的に対象サーバの状況を監視し、問題となる水準に達した場合は、整理フェーズで策定したポリシーに従って整理を行っていきます。既に決められたポリシーの適用では十分な整理が行えない場合は、もう一度整理フェーズに戻り、フォルダ状況の調査と整理ポリシーの再策定を行います。

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