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実際のマイナンバー対応事例

[2016年7月8日(金)月刊総務 掲載]

実際にはどのようにして各社マイナンバー制度に対応しているのだろうか。マイナンバー制度対応の支援サービスを手がけるNECソリューションイノベータ株式会社 営業統括本部 コンサル推進グループ 上級プロフェッショナル 横山招生さんにうかがった。

CASE-1 「非社員からの収集」と「店舗間のやりとり」が課題に

A社/地方中堅スーパーマーケット

多拠点から大人数のマイナンバーを収集

NECソリューションイノベータ株式会社
営業統括本部
コンサル推進グループ
上級プロフェッショナル
横山 招生 氏

A社は地方で約40店舗を展開するスーパーマーケット。従業員の2/3以上はパートとアルバイトで、その顔ぶれは長年勤務しているベテランから1日だけの人まで実にさまざま。
今回は、方向性や手順等を相談する簡易型のアセスメントサービスを利用。複数店舗からの収集方法として、「店長が面談の場でマイナンバーを確認し封入する方法」「本人が必要書類を封入し、本社の管理担当者が確認する方法」の選択肢から、後者に決定した。
本社へのマイナンバーの送付方法は、社内便に貴重品扱いの便があるので、この利用を義務化。また社内でマイナンバーを扱う人を増やさないため、管理は人事総務と経理の2部門のマイナンバー管理担当者に集中させることにした。店舗や駐車場の地主など、外部への応対も同様だ。
今年度に入ってから、管理担当者から全店舗の店長にマイナンバー収集に関する指示出しとQ&A対応を行い、全店舗から1週間程度で全従業員分が本社に集まった。ただ指示を徹底しても、通知カードのコピーを取った際にコピー機に置き忘れ、通知カードの再発行を余儀なくされた従業員がいたり、通知カードを直接送ってくるケースなど、さまざまな問題が発生。これらは都度、管理担当者が指示を出すことで解決した。

基本のセキュリティ体制を全店舗で統一

パート・アルバイトは日々入れ替わるため、収集書類の保管を目的として、これを機に全店に金庫を設置した。収集を行ったのは1度のみなので、その後に入社した人のマイナンバーは各店舗の金庫に保管。情報セキュリティに関しては、外部への持ち出しを防ぐためにマイナンバー関連の電子媒体やメールを制御し、使用者の履歴記録を残せるソフトを入れるなどして強化した。
A社は、収集開始から1か月程度で、収集開始時点の従業員のマイナンバー収集が完了。今後は、管理担当者を中心に自社内で制度対応を行っていく予定だ。

CASE-2 マイナンバーにかかわる社内規定を更新

B社/国内に複数の拠点を持つ製薬会社

マニュアルを見直し、仕組みを更新

国内に10以上の拠点を持つ製薬会社のB社。人事・総務の事務処理をグループ会社にアウトソーシングしており、マイナンバー制度対応についても「委託したい」という意向があった。
そこでB社は、コンサルタントが打ち合わせを通して一つひとつの手順を具体的なレベルに落とし込んでいく、「マイナンバー業務内容具体化支援サービス」を採用。現状の業務フローや規程等に目を通すところから数えると数か月の時間を要す大きなプロジェクトになった。
まずは、膨大な業務フローの資料から「マイナンバー制度対応」にかかわる項目をピックアップし、どの部署が何をするかなどを整理した。続いてアウトソーシング先も含めたヒアリングで、まずは基盤となる現状や課題等を関係者で整理・共有した。既存のマニュアルとの間で矛盾が生じたり、対応し切れない部分が出てくる可能性があるので、整合性を取るために、既存の規定の更新を検討し、提案や決定を積み重ねて、情報システムも併せて新たな仕組みを構築していった。

個人のビジネスパートナーからの収集に課題

マイナンバーの収集と確認、管理も、主にアウトソーシングを利用。社員や準社員等については、スマホやタブレットで極力コストを抑えてマイナンバー取得を行った。
社内の収集は容易だったが、講演や執筆等を依頼している外部の医療関係者のマイナンバー収集がネックとなった。その中には個人の開業医や大学教授なども多いため、敬意を払って書面で依頼を行った。MRの担当者にも協力を仰ぎ、スムーズに収集作業を進める配慮と工夫を施している。

CASE-3 ワンルームの少人数のオフィスの場合

C社/社員数5人の小規模事務所

物理的な対策でセキュリティを強化

社員5人という会社では、全員をマイナンバー事務取扱担当者として作業も情報管理も共有することにした。もともと情報セキュリティ対策はあまりできておらず、マンションの一室を借りたオフィスはドアを開けるとすぐデスクというレイアウトで、外部の人の出入りもある。
そこで、ドアを開けたところにカウンターやついたてなどで受付スペースを設けることで、管理区域と取扱区域への立ち入りを制限し、物理的な面でのセキュリティを強化した。また税務署等への届け出以外の情報持ち出しを防ぐ情報セキュリティ対策も同時に行った。

関連サービス

マイナンバー制度対応コンサルティングサービス

マイナンバー対応BPOサービス(収集代行・保管)

お客様に代わり、従業員や外部の個人事業主等のマイナンバーを収集・保管するサービスです。

セキュリティ対策サービス

特定個人情報のの取り扱いに関し、内部からの情報漏えいリスクに備える「情報漏えい対策」と外部からの攻撃リスクに備える「標的型攻撃対策」および「ネットワークセキュリティ」で、企業の安全管理措置対応を支援します。

マイナンバー(社会保障・税番号制度)インフォメーション

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