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待ったなしのマイナンバー制度
~効率的・効果的に進める方法とは~

[2015年3月27日(金)掲載 日本経済新聞 朝刊]

2016年1月にスタートする「マイナンバー制度」。残された時間を考えれば、同制度への対応は企業にとって、まさに“待ったなし”の状況である。とはいえ、企業によってその受け取り方は様々だ。「特定の部門だけが関係する」という誤解もあれば「どこから手をつけたらよいのかわからない」といった混乱もある。こうした課題の解決に向け、市場には様々なベンダーによるサービスが提供されつつある。その代表格ともいえるのがNECだ。同社ではいち早くマイナンバー制度対応の支援を開始。課題に直面している企業に対し、独自のノウハウや経験に基づく多彩なソリューションを提供している。

間近に迫る制度のスタート

写真:戸田 文雄氏 NEC番号事業推進室長戸田 文雄氏
NEC番号事業推進室長

1982年に入社して以降、公共ソリューション事業を中心に多くのプロジェクトに携わる。2013年には「番号事業推進室」の室長に就任。官公庁・地方公共団体のみならず、マイナンバー制度の民間利用も含めた事業推進に従事している。

「マイナンバー制度」に対する関心が高まってきている。実際、国民にとってはメリットも多い。複数の行政機関間で情報連携が行われるため、税や社会保障の分野で、これまでの煩雑な各種行政手続きが簡素化もしくは不要になるからだ。
ただし、マイナンバー制度の施行に関係があるのは、国民だけではない。民間企業にとっても大きなインパクトをもたらす。
2016年1月以降、社会保障や税に関して行政機関に提出する書類については、マイナンバーの記載が必要となる。従業員への給与の支給や健康保険、厚生年金などにかかわる手続きなどはその一つ。ここに従業員本人およびその扶養家族のマイナンバーを記載することが求められる。つまり企業は、そうした運用を適正に行えるような体制・仕組みを、制度がスタートするまでに整えなければならないわけだ。しかし、その影響度の大きさに気づいていない企業も多いという。

「NECでも、マイナンバー制度への対応に関するセミナーを積極的に開催し、企業の皆様への啓蒙活動に注力していますが、まだ十分に理解されていない状況です」とNECの戸田文雄氏は指摘する。

対応をめぐる課題とリスク

それでは、各部門にどんな影響があるのだろうか。ここで少し整理してみよう。
まず経営層や経営企画部門などが考えておくべきなのは、今回のマイナンバーに関する個人情報が「特定個人情報」に指定されている点だ。簡単にいえば「個人情報保護法」以上に〝厳格な保護措置〟が求められていると思えばよい。もし適正な取り扱いが行われず、情報漏洩などの事故につながれば、法的に罰せられる上、企業としての信用を大きく失墜するリスクが高くなる。
「機密性の高い特定個人情報の取り扱いは、トップダウンで取り組むべきテーマ。特に情報収集や管理にかかわる安全性の担保は、経営トップが明確な意思を示しておく必要があります」と戸田氏は説明する。
次に人事・総務や経理部門では、従業員への給与の支払いおよび社会保障にかかわる業務やシステムにおいて、特定個人情報を取り扱えるように整備する必要が生じる。特に盲点となるのが、社外の個人へ業務を委託している場合だ。というのも、企業が報酬を支払う際に作成する法定調書についても、特定個人情報を取得し記載する必要があるからだ。
 「例えば、弁護士や会計士、フリーランスの方など個人契約に基づく業務委託や報酬の支払いを、各部門が独自に行っているケースも少なくありません。パートやアルバイトの方との雇用関係も同様です。このため人事・総務や経理部門だけでなく、法務、宣伝・営業など全社の業務に広く目を配り、漏れのない対応を目指す必要があるわけです」と戸田氏は語る。
もちろん、情報システム部門にも大きな影響を及ぼす。人事・給与システムや経理システムの改修に加え、情報の収集・保管・運用というプロセス全体を通して、厳密なセキュリティー対策を施す必要があるからだ。そのほかにも、社内の情報セキュリティー関連規定の改定や教育の実施なども、情報システム部門の管轄となるケースが多い。

図1  企業のマイナンバー制度への対応イメージ図1 企業のマイナンバー制度への対応イメージ
制度対応にかかわる作業は、特定の部門だけでなく、社内の様々な部門にも及ぶため、トータルな視点で現行業務を検証し、漏れのない対応を施していく必要がある

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