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企業の義務的対応

マイナンバー制度の開始により、企業では各種法定書類へ従業員などの「マイナンバー」の記載が必要になります。ここでは、マイナンバー利用に伴って企業が行うべき対応、特定個人情報の扱いなどの留意点について説明します。

マイナンバー制度とは?

マイナンバー制度とは、正確には「社会保障・税番号制度」と呼ばれる制度であり、
2013年5月24日に成立した「マイナンバー法」(正式名称:行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)に基づいています。
国民一人一人に、重複しない固有の「番号(マイナンバー)」を振り、複数の機関に存在する個人の情報を紐付け、各機関間での情報連携を可能にする制度です。国民だけでなく、企業にも法人番号が付番されます。
2015年10月以降マイナンバーが記載された「通知カード」が全国民に郵送され、2016年1月から、社会保障や税、災害対策の行政手続きでの利用が開始。
その後は、法施行後3年をめどに法律を改正し、マイナンバーの利用範囲拡大が検討される予定です。

企業における対応

マイナンバー制度の開始により、企業は、パート・アルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類にマイナンバーを記載することになり、関連するシステムの強化、改修が必要になります。
マイナンバーは、「民(個人)⇒民(企業)⇒官」という流れで利用されます。
このなかで企業は、従業員等の個人(含む扶養家族)からマイナンバーを収集する役割をもちます。収集したマイナンバーは、法規定に準拠して管理し、取り扱う必要がなくなった場合は、所管法令に定められた保管期間後、できるだけ速やかに復元できない手段で削除または廃棄をする必要があります。

特定個人情報と企業への影響

マイナンバー(個人番号)を含む個人情報は、「特定個人情報」として扱われます。
その扱いについては、

  • 社会保障、税、災害対策の手続きに必要な場合など、番号法第19条で定められている場合を除き、他人のマイナンバーの提供を求めたり、収集・保管したりすることは、本人の同意があっても禁止
  • 個人情報保護委員会が、マイナンバーが適切に管理されているか監視・監督

といった措置が定められています。
 
特定個人情報も個人情報の一部なので、原則として個人情報保護法が適用されます。
加えて、マイナンバーによって名寄せなどが行われるリスクがあることから、個人情報保護法よりも厳しい保護措置を「マイナンバー法」で上乗せしています。法律に違反した場合の罰則は、「マイナンバー法」では個人情報保護法よりも種類が多く、法定刑も重くなっています。個人情報保護法等の概ね2倍となっており、従業員等の違反行為に対して、その法人にも罰金刑が科されます(両罰規定)。また、これら「マイナンバー法」の保護措置は、個人情報保護法が適用されない小規模な事業者にも適用されます。

  • ※1マイナンバーをその内容に含む個人情報
  • ※2マイナンバーを含む情報の集合物。保有個人情報を容易に検索可能なように体系的に構成したもの(紙ファイル・電子ファイル等)

必要な準備作業は?

マイナンバー制度の対応により、企業では関連する現行業務や規定の見直しを行い、新たに発生する新規業務の策定を行う必要があります。それらの内容に基づき、業務手順のドキュメント化やシステム改修を行う必要があります。さらに、特定個人情報の管理について、従業員への教育も必要になります。

皆様の企業規模や対応状況に応じて最適かつ柔軟に選択いただける豊富なソリューションをご用意しております。

  企業の導入準備 企業の制度対応 企業・行政機関等の制度活用
実施する作業
  • 社内規定の見直し
  • 体制整備、教育など
  • 社内システムの整備
  • 従業員等からの番号収集
  • 情報セキュリティ対策
  • 個人番号カード(マイナンバーカード)の活用
NECが提供するソリューション

実際のマイナンバー対応事例

各社が実際にどのようにしてマイナンバー制度に対応しているのか。規模、業種の異なる3社を例に、その対応状況をご紹介します。

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