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ITコストと向き合う:IT資産管理

IT資産管理の実態

インターネットやIT技術が著しく進歩している現在、個々の従業員の業務スタイルは多様化し、生産性の向上のためにパソコンだけでなくスマートフォンやタブレット等の複数のデバイスを活用しています。このような状況の中、管理はますます複雑化し、管理工数は増加の一途をたどっています。情報システム部門ではサーバ上のアプリケーションやソフトウェアライセンスは厳格なポリシーに従い管理していても、各部門で利用しているデバイスの保有と利用状態まで把握できていると言い切れません。

BYOD(Bring Your Own Device)、COPE(Corporate Owned, Personally Enabled)、クラウドなどの活用範囲の拡大は、IT資産管理の煩雑性をさらに増加させ、ITコスト肥大化の大きな要因となっています。
対象のIT資産の構成を完全に把握し、見える化した上で、無駄(過剰)なIT資産を取り除くことで最適な環境にする必要性は認識されていることでしょう。しかし、グローバル市場でビジネスを展開する日本の製造業においては、多くの場合、一組織内でさえ管理がままならない状態にもかかわらず、拠点、国、さらには極をも超えた管理=ITガバナンスの必要性を求められています。

IT資産管理が抱えるリスクには、コストに関することの他に、コンプライアンスに関することもあります。コンプライアンスリスクとはソフトウェアの特性がもつリスクといえます。ソフトウェアの無形性と許可された使用範囲の複雑性が相重なり、知らないうちに法令違反を起こしてしまう危険性があるのです。ライセンスとはベンダー側の権利とユーザ側の義務の条件や使用範囲を定義した契約のことです。例えば、ソフトウェアの使用数を許可されたデバイス数やユーザ数よりも多く使用していることは違法となります。

また、日本国内のみ使用が許可されたライセンスを国外の子会社で使用することも同様です。一例をあげただけでも、これらの条件に則り使用されていることを管理することの難しさを容易に理解していただけるのではないでしょうか。違法が発覚すると、刑事罰や損害賠償が従業員、経営者または企業に課せられ、多くの金銭支払いに留まらず、社会的信用を無くすことにつながります。

企業が取り扱うライセンスの種類やハードウェアやデバイスの種類は、10年前の2倍~3倍といわれています。また、管理者1名あたりで、数百台のデバイスを担当しているともいわれています。膨れ上がったIT資産の管理に加え、各国の法規制等に従ってITを使うこと考えると、ITの管理部門の負担は増すばかりです。

コストと向き合う

的確なIT資産の管理を実現するための第一歩は現状を把握することです。IT資産管理のコストには、購買費用だけではなく、運用・管理に関わるコストもあります。IT資産管理に関わるTCOの約7割は構成管理やセキュリティパッチ配布・更新、インシデント対応などの運用・管理コストといわれています。IT資産にかかるコストを構造化すると、ハードウェア、ソフトウェアの購買・保守費用、人件費、ファシリティー関連費、業務委託費等に大別することができます。項目ごとのコスト配分を分析し、優先的投資対象か抑制対象か順位付けした戦略的コスト配分が重要となります。ただ、未だに多くの企業では、IT資産管理をIT戦略の一環として扱っていないと考えられます。これからは客観的に費用対効果に向き合い、全体最適を考慮したIT資産管理が重要な位置付けとなっていくことと考えられています。

実際、多くの企業では現状把握を終えることなく、道半ばでとん挫するケースが多く見受けられます。では、成功するための必要条件とは何だったのでしょうか。いくつか成功ポイントをあげてみます。

  1. 経営層のプロジェクトへの積極的な参画
    IT資産管理は内部統制やITガバナンスと大きく関連しています。経営者がIT資産管理のポリシーを決定し、従業員全体へ周知しIT資産管理プログラム実現への意識付けを行い、活動を管理する責任を持つからに他有りません。IT資産管理プログラムを成功させるには従業員全員が同じベクトルで業務を遂行することが重要です。あるべき姿におけるコストやサービスレベルの目標設定をトップが自ら理解し啓蒙することが重要となります。「ITコスト3割カット」という経営層はいても「グローバル共通基盤システムをクラウドに移行し、オフショアヘルプデスクサービス活用により2017年までに3割削減する。それにより○○事業分野のIT投資額をXXXXXX円捻出する。」等具体的な目標を経営層が自らの言葉で語っているケースはそう多くありません。経営層が自らあるべき姿を語り、コミットすることが非常に重要となります。

  2. プロフェッショナルの活用
    業種を問わず、中核事業のプロフェッショナルの育成は企業にとって重要な課題です。例えばメーカーでいえば製品企画・デザインから製造、または品質管理の高度な技術は競争優位を確保するために重要な要素となります。教育費・研究開発費の配分に優先順位を付け、中核でない業務は、ITを活用し効率化したり、完全にアウトソーシングし、リソースの選択と集中を図ることで、競合他社との差別化が期待できます。ITの運用管理や資産管理も同様に考え、ITの活用やサービスプロバイダへのアウトソーシングを検討し、中核業務へ集中することが成功への鍵になると言えます。

  3. 日々継続する
    IT資産の現状分析を行い、マネジメントレポートを作成することが目的となっている企業が多くあります。PDCAサイクルでいうと、PとDまでは終了してもCとAへと進まないことが多いのです。これは計画段階において役割・責任やサービスレベルが定義されていないため、確実な評価ができないことによるものです。現状分析においても、調査のスコープ、データの収集項目、方法などを定義・標準化せずに失敗に終わるケースが多く見られます。
    経営判断のスピードが求められるグローバル製造業では、M&Aによる生産拠点の統廃合、販売会社の新規開設、サポートデスクの移設等、ダイナミックでアジルなリソースの割り当てが必要となります。事業戦略にITは欠かすことのできない存在となっています。
    IT資産をより有効に活用するためには、よりスピーディで確かな現状が把握でき、ダイナミックな変更要求にも対応可能なITの運用管理ができることがグローバル競争に生き残る条件と考えられます。

NECグループの資産管理サービス

NECグループのNECキャピタルソリューションが提供するIT資産管理サービスは現状診断、コンサルティング、資産運用・管理まで、企業の事業計画やIT中期計画を踏まえてIT資産、コストを最適化するためのナビゲーションをさせていただきます。アドバイスやツール導入支援のパーシャルスコープでなく IT資産の調達、展開から運用管理・資産処分に至るまでのフルスコープのライフサイクルマネージメントサービスをワンストップでご提供しております。

キヤノングループ様向けワークショップ開催について

複雑な運用とライセンス管理
~IT資産運用の見えざるコストはこうして減らせる~


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■問い合わせ先: NEC 第一製造業ソリューション事業部 第5インテグレーション部