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取引先様を含めた全体効率化 ~K社様~

K社様では基幹業務を始め多くの業務にICTを活用されていましたが、「easyHousing」の採用により取引先様を含めた更なるICT化を推進し、発注から請求までの一連の業務の効率化を達成することができました。

導入前の背景や課題

多くの取引先様を抱える都内のハウスメーカーK社様では、以前よりICT化を推進されており、社内の様々な業務に活用されてきました。取引先様とのやりとりについても、発注から請求までを自社の基幹システムから発注書などをFAXで自動送信する仕組みを構築していました。

しかし、取引先様はFAXで受け取った発注書に対し、請書に必要事項を記入、印紙を添付してK社様に郵送しなくてはなりませんでした。請求書の送付も郵送で行っていたため、取引先様は常に請求書の送付から支払日までの期間を憂慮しなくてはなりませんでした。

その結果、発注先のK社様でも月末になると取引先様からの請書や請求書の返送が集中。業務負荷が月末に偏重する状況が続いていました。

意欲的に社内のICT化を進めてきたK社様ですが、このような状況から自社だけでなく取引先様を含めたICT化の推進が必要と判断。両者の業務負担を軽減できる仕組みの検討を開始されたのです。

選択のポイント

当初、既に各種システムをお持ちのK社様では、自社の基幹システムを改修し、必要な機能を新規に構築することを計画されていました。 しかし、それには多くのシステム改修費用と導入期間が必要となります。

またK社様ではICT化の推進と同時にコンプライアンスの向上を目指していましたが、自社で建設業法などの関連法規をクリアするシステムを構築するには大変な準備をしなくてはなりません。

少しでも早く取引先様を含めた業務の効率化を進めたいと考えていたK社様では、それらの懸念事項を解決し且つコンプライアンスにも準拠したサービス型システム(*1)である「easyHousing」を選択されました。

また、取引先様の中にはICTに馴染みのない方もおられますが、「easyHousing」はシンプルなシステムで大工さんや小さな取引先様でもご利用しやすいシステムとなっています。取引先様が簡単に請書、請求書の電子化に対応できるという点も「easyHousing」採用の理由となりました。

*1:インターネットを介してアプリケーションを利用するシステム

今後の展望

このようにして発注から請求までの一連の業務を「easyHousing」で電子化されたK社様。取引先様の企業では郵送のタイミングを考慮することなく、自社のパソコンから請負や請求の業務をすることが可能になりました。更に取引先様の利便性を向上させるため、現場など社外からでも「easyHousing」を利用できるモバイル(携帯)機能の利用を開始されています。かつては月末に偏重していたK社様の業務も平準化することができるようになり、業務全体の効率化を実現することができたのです。

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