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勤怠管理システム導入の“前と後”(前編)
社会保険労務士レポート第1回

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直接的な業績への貢献度が一見低そうな勤怠管理。実は手を入れれば目に見える経営への改善効果が得られることをご存じでしょうか?日ごろから、様々な会社の勤怠管理に関わっている社会保険労務士が、「勤怠管理システム」導入の前後で業務がどのように改善されていくのか、その効果をレポートします。

3.多様化する勤務形態

法改正への対応

フレックスタイム制度の導入を機に、クラウド型勤怠管理システムを導入した会社からお話しをうかがったことがあります。この会社は、ソフトウェア会社であるため、勤怠管理クラウド導入前は自社で開発したシステムを利用して勤怠管理を行っていました。

これまでにも新たな制度の導入やルールの変更があり、何度かシステムの改修を行っていました。今後も労働法制が改正されたり、新しい働き方を導入されたりするたびに、システムにその内容を反映しなければならず、同じような改修作業に時間とコストを割かなければならないことが予想されます。

商品とするのであれば別ですが、従業員50人弱の自社内で使うためだけに開発や運用の担当者を置くよりも、その分の従業員さんの能力をソフトウェア会社として本業の他社に提供するためのサービスに充てた方がよいと考えました。

これらの理由から、自社開発のシステムを使い続けることは割高であると考えて、市販の勤怠管理クラウドに切り替えるという経営判断を行いました。

4.実は煩雑で精度も低かったシフトのある勤怠管理

何が難しい?どんな苦労?シフト管理

飲食店や小売店でのシフト管理と勤怠管理を考えてみましょう。これらの企業は複数の勤務地があり、フルタイムの人、短時間の人、日数が限られた人など、多数の従業員さんが複数のシフトで働いています。業務の繁閑によって、本来のシフトと異なる勤務時間に従業員さんが出勤したり、応援で他の勤務地に出勤する従業員さんがいたりすることもあり、一般企業で全員が同じオフィスに、同じ時間に出勤・退勤するような場合と比べて管理は複雑になります。

ある飲食店のマネージャーさんにお話しを伺うと、いったんシフトを決めても、実際に回していくと人員配置を変更しなければならないこともあり、給与計算の際には、シフト表とタイムカードを見比べながら、日によって何時からが残業になるのか、休みについては、公休日だったか、休暇だったか、欠勤したのかチェックするのがとても大変だとのことでした。

クラウドでここまで解決できる

クラウド勤怠管理システムを導入した場合を考えてみましょう。タイムカードの打刻ミスやもれがまず必要なくなります。

イメージ:タイムカード

本来と異なる出勤があっても、休日出勤をした場合に、自動的に代休が発生するように設定もできるため、「この日の分をこの日に充てて…」など考える必要はなくなります。また、シフトは、パソコン上で見やすく整理されており、どの店舗に何人出勤しているか、誰が休みかの情報が共有できるため、従業員の急病などシフトに急な欠員が出た場合も、他店に応援を頼むことが容易となります。

飲食店や小売店のマネージャーさんは、管理の仕事だけでなく、自らも店頭になって接客をしている場合も多く、長時間残業の常態化がよくみられます。クラウドの利用によって、マネージャーの業務負担を減らすことは、お客様へのよりよいサービスの提供につながると考えられます。

次回は、勤怠管理クラウドの導入によって、企業がどのように「こまった!」から「よかった!」に変わったかについて、さらに具体的にお話させていただきます。

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