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働き方を、変えよう。

第3回 経営を変える。

2014年11月11日

意思決定を加速するエグゼクティブ会議の秘訣とは?

迅速な意思決定を行い、スムーズな事業展開を行うことは、昨今の経営にとって不可欠な課題となっています。意思決定の場である経営会議を改革することは、経営を加速化する第一歩です。経営層の意識変革は、やがて社内の業務スタイル変化につながり、組織の活性化を図ることができます。
「SmoothMeeting2014」はノーペーパー会議で経営の効率化、意思決定のスピードアップを促進するソリューションとして、企業、自治体、大学などの主にエグゼクティブ層の会議で導入が続いています。

経営会議のスタイルを変革。タブレットの活用方法としても注目を集める。

写真:長瀬 司企業ソリューション事業本部
エンパワードオフィス販売推進本部
ソリューション企画グループ
長瀬 司

経営会議の効率を高めるためには、経営層の情報共有と活発な議論を促進し、迅速な意思決定を行うことが不可欠です。会議のポイントが伝わらない、どの話題について話しているか分からないといった問題は、決断までに時間を要したり誤った判断につながる恐れがあります。

この点、従来の紙の資料ではさまざまな課題がありました。たとえば、資料のある箇所について話す場合、発表者がその都度、その箇所を指し示す必要があったり、該当箇所が分からずに話題についていけなくなる参加者が出てきたりすることが考えられます。

また、発表者が入れ替わるタイミングで議論が止まってしまう、紙の印刷が白黒となり、カラーで作成した資料の本来の情報量が伝わらないなどの問題も起こりえます。このような会議のムダの改善は、特にエグゼクティブ層の会議では大きな効果として現れます。

このような背景から、会議資料の配布や閲覧のノンペーパー化により、参加者の利便性や会議進行の効率性を向上するソリューションが求められていました。

100社以上の導入実績で磨かれた機能が、エグゼクティブ会議を一新する。

写真:佐藤 義明企業ソリューション事業本部
エンパワードオフィス販売推進本部
ソリューション企画グループ 主任
佐藤 義明

「SmoothMeeting2014」は、会議に必要な機能をタブレットに集約し、スムーズな発表や進行、運営を実現するソリューションです。会議に特化したシンプルな機能と操作性で、誰にでもすぐに使いこなせ、低コストで導入できるのが特長です。これにより、経営会議の効率化、活性化を実現します。

「SmoothMeeting2014」は、2010年に発売された前バージョンの導入実績をもとに、さまざま機能を盛り込みました。特に、大画面で資料を閲覧・操作したいという経営層のお客様のご要望に応え、今回多彩な画面サイズを持つWindows8.1タブレットに対応しました。これにより、iPadに加えWindows8.1タブレットとの混在でのご利用が可能となりました。

なお、Windows8.1タブレットは社内の業務システムや基幹システムなどとの親和性も高いので、今後、ノーペーパー会議以外への活用も広がっていくことを想定しています。

その他、1台の管理サーバで複数会議の同時開催を可能にしたことや、会議資料の登録、会議運営がWebブラウザで操作可能なインタフェースの提供など、経営層や会議運営者様の声を反映して機能追加を行い、エグゼクティブ会議の効率化を実現します。

図版[拡大する]拡大する「SmoothMeeting2014」による会議の流れ

「SmoothMeeting2014」の導入は、トップ層のノーペーパー化推進という意志により、まず役員会からトップダウンで導入される事例が目立ちます。たとえば、自治体では広島県庁様や、文教では立教大学コミュニティ福祉学部様などのケースです。また、テレビ会議との連動など、既存システムとのSIをともなうケースにも対応します。不動産大手の株式会社大京様では、本社と拠点とをテレビ会議で接続し、さらに会議資料の共有をSmoothMeetingで実現しています。

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