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重要書類管理システム

重要書類管理システム:重要な書類をRFIDタグで高速に照合し、高精度かつ効率的に管理するシステム

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重要書類管理における課題

重要書類を管理、利用する際のさまざまな課題にお応えします.

図:

システムの特長

RFIDタグを活用し、PDA端末を使用して重要書類の管理を行います

  • 持出・返却を管理、および利用状況の把握・検索ができ、スムーズな運用ができます
  • RFIDタグの高速読取(RFIDタグ100枚を約8秒※注)により、棚卸し時間の短縮・作業を効率化します
    ※注:当社評価環境での実測値
  • 持出・返却、保管期限・破棄状況など厳密な管理により、重要情報の漏洩抑止が図れます

主な用途例

  • 債権、契約書類の現物管理
  • 設計図面の所在管理
  • 倉庫内にある書類保管箱の有効期限管理

書類管理の流れ

ユビキタス案内システム概要

  概要
1.登録 ・書類とRFIDタグの紐付け、登録を行います
2.持出・ 返却 ・書類の持出・返却の登録を行います
・持出時は、持出者、返却予定日、持出理由を登録できます
・持出・返却時は書類の階層表示を行い、書類の過不足をチェックできます
・返却予定日に対して超過した場合、管理サーバWEB画面にてアラームを表示します
3.検索・探索 ・書類の状況(保管中、持出中など)や所在(保管場所)を把握できます
4.登録変更 ・書類に関する情報の管理(登録、変更、削除)を行います。また、書類の階層化(親書類/子書類)登録も行います
・運用上使用するユーザーや場所、部門に関する情報の管理(登録、変更、削除)を行います
5.棚卸し ・PDA端末を用いて保管庫の棚単位で書類に貼付したRFIDタグを読取り、現品確認を行います
・PDA端末から現品確認実績をアップロードすることで、管理サーバWEB画面にて棚卸状況の把握をすることができます
・ 棚卸時に現品が見つからなかった場合は、探索機能を利用することで書類などの対象物を捜索することができます
6.廃棄 ・書類の廃棄登録を行います。書類に貼付したRFIDタグを読取り、廃棄予定・廃棄などの状況を登録することができます
・書類の保管期限や、廃棄予定・廃棄などの状況単位で検索・閲覧することができます

システム構成例

システム構成図

機器構成例

機器名 数量 用途
書類管理サーバ 1台 各種マスターデータの管理用
クライアントPC 1台 棚卸、貸出状況などの閲覧用
登録・廃棄用PC 1台 RFIDタグの登録・廃棄登録を行う端末
※RFIDリーダの接続が必須
持出・返却用PC 1台 RFIDタグを読み取り、持出・返却処理を行う端末
※RFIDリーダの接続が必須
PDA端末 1台 棚卸時 : 書類とデータの照合を行う端末
持出・返却時 : 持出・返却処理を行う端末
RFIDリーダ 2台 RFIDタグの登録・変更・廃棄、および持出・返却処理時に RFIDタグを読取る端末
RFIDタグ 必要数 書類を管理する為に書類に貼付

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