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テレビ会議システム 導入事例

国内の各営業拠点にテレビ会議システムを展開
会議実施に伴う経費や移動時間を削減

NEC国内営業企画本部

米国の金融不安に端を発する、グローバルな経済状況の悪化が国内企業にも暗い影を落としています。そうした中、企業には「経費削減」「業務効率化」などの課題がこれまで以上に厳しく突きつけられている状況です。NECでは、それに向けた対応策の一貫として、NECエンジニアリングの「VISUALINK TC-3100」(ビジュアリンク・ティーシー3100)および「MEDIAPOINT IP2」(メディアポイントアイピーツー)を活用したテレビ会議システムを構築。それにより、会議にともなう出張旅費などのコストを大幅に削減することに成功。さらに、優れた操作性や多地点・多人数での会議機能をフル活用することで、営業担当者の業務効率の改善にもつなげています。

経費削減・業務効率化

導入の背景

「経費削減」「業務効率化」が重要なテーマに

NEC 国内営業企画本部 主任 長岡 忠昭 氏NEC
国内営業企画本部
主任
長岡 忠昭 氏

  NECでは、全国を12の地域に分け、それぞれに支社を置いています。さらに、それら支社の配下には支店が設置されており、同社が全国に展開する営業拠点の総数は約70にのぼります。

  こうした全国の営業拠点に対し、スタッフ支援を行っているのが国内営業企画本部です。具体的には、人事や経理、事業戦略、総務、CSRなど、幅広い局面にわたるスタッフ機能を提供。全拠点の予算進捗管理や損益管理、営業経費管理などの業務も集中的に行っています。

  「当本部のミッションのひとつに、各拠点スタッフおよび営業部門の事務処理に関わる負担を最小化し、営業担当者が本来の営業活動に注力できる環境を提供すること。さらに、最近では経済状況が悪化しているため、『経費を削減しつつ、いかに業務効率をあげていくか』が極めて重要なテーマとなっています」(国内営業企画本部 総務グループマネージャー 江崎宗司氏)。

  こうした背景から、検討の候補にのぼったのが「テレビ会議システム」の導入です。これまで、支社長会議や各種予算関係に関わる会議をはじめ、金融や製造、医療、官公庁、自治体といった各業種別の販促会議など、全国の各拠点の担当者が本社や支社に集まって行う「集合型の会議」が数多く行われてきました。こうした会議を可能な限りテレビ会議に移行することで、各拠点の「経費削減」と「業務効率化」につながると考えたわけです。

  「2008年来の世界的な経済状況の悪化を受け、業務の各局面でさらなる経費の削減が求められています。しかし、経費削減ばかりに目がいって、営業効率が低下するようでは意味がありません。そこで、会議のための出張時間を減らし、営業担当者の営業活動時間(顧客訪問等)を増やすことで経費削減と営業効率向上を両立することが重要だと考えました」(江崎氏)。

選択の経緯

高品質な映像、音声による臨場感に富んだ会議が可能に

  こうして、同本部では2008年の7月にテレビ会議システム導入の検討を開始。ただし、一部の拠点には、テレビ会議システムがすでに導入されていたため、今回はその適用範囲を広げ、より使い勝手を良くすることが大きなポイントとなりました。 その背景には、既存のテレビ会議システムが十分に活用されていなかったという問題があります。「従来のシステムは、帯域が狭く、どうしても音声・画像が乱れやすく、また、回線費用も従量制でランニングコストが膨らんでしまう等の課題を抱えながら使用していたというのが実情です」(国内営業企画本部 総務マネージャー 忍田勝視氏)。

  そこで同本部では、コスト的にもメリットがあり、IPネットワークベースでより広い帯域を確保できる、NECエンジニアリングの「VISUALINK TC-3100」および「MEDIAPOINT IP2」を新たなテレビ会議システムの候補として選定。早速、主要な支社4~5カ所に設置して検証しました。 「検証の結果、どの支社からも高い評価を得ました。
  その最大の理由が、遠隔地間でも極めて安定的かつ高品質な映像、音声の送受信が可能で、臨場感に富んだ会議を行える点。Web会議システムを活用したことのある支社の中では、画像の乱れや音声の途切れを、心配する声もありましたが、そうした心配は杞憂に過ぎませんでした。また、利用に際してのセットアップが容易であることも非常に好評でした。初期導入時はPCセッティングと同等の時間があれば即利用でき、2回目以降はワンタッチで会議が始められるため、余計なストレスを感じなくて済みます。さらに、1対1だけでなく、多地点、多人数で臨場感に富んだ会議を実施できることも、Web会議システムと比較した際の大きなアドバンテージとして評価されています」(長岡氏)

導入後の効果

約6割の会議の移行を実現し経費を大幅削減

  その後、NECでは、検証のために先行して設置した拠点以外の主要拠点にも、テレビ会議システムをそれぞれ展開していきました。この時、機器の設置や接続試験などの局面で、NECエンジニアリングの導入サポートにより、展開作業もスムーズに進めることができたと評価。

  こうして新しいテレビ会議システムは、約1ヵ月間で展開、本格稼働を開始しました。これまでに全国12カ所の支社、および25カ所の支店への展開を完了(2009年2月現在)。本社と支社を結んで実施される予算会議や、各支社の朝礼の模様をその配下の支店に伝えるといったケースをはじめ、様々な局面でテレビ会議の活用が始まっています。
  テレビ会議システムの導入がもたらした具体的な成果をまとめると、以下の通りとなります。
            

①会議に伴う出張経費の削減
  本システムの導入により、これまで出張して実施していた集合会議の約6割をテレビ会議に移行することができました。これにより、各拠点担当者の出張等にともなう交通費、宿泊費が大幅に削減できました。あわせて、従来のシステムでの課題であった回線のランニングコストの問題もIP対応により解消。これら一連の経費削減効果により、今回のシステム導入に関わる費用は、ほぼ半年程度で回収できる見込みです。

②業務効率の向上
  集合会議のための出張が大幅に削減されたため、営業担当者はこれまで移動に要していた時間を営業活動にあてることができるようになります。お客様のところに訪問する時間も増え、さらに訪問前に行う提案資料作成などの時間も、従来に比べて多く割くことができるようになりました。その結果として業務効率の向上やより多くの案件受注につなげがるものと期待しています。

③支社間での連携や情報共有が容易に
  本社-支社、支社-支店を結んでの会議以外にも、支社間を結んだ会議を行うことで、例えば連携が求められるトラブル対応の迅速化や、定例ミーティングなどによる情報共有の促進といった局面でも多大なメリットが得られることが期待されています。

仮イメージ

今後の展望

すべての営業拠点への展開を目指す

  今後、NECの国内営業企画本部では、現在全国各地に設置している約70の拠点に今回のテレビ会議システムを展開していくことを検討しています。「VISUALINK TC-3100およびMEDIAPOINT IP2が実現する高品質な映像や音声による臨場感に富んだテレビ会議は、どのユーザにも好評をもって迎えられるはずです」(江崎氏)。

関連製品

遠隔会議システム ラインアップ

(2009年2月26日)

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