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物品管理システム SmartAsset® 導入事例

RFIDによる資産管理で棚卸し作業を年間86%効率化
各種機器の日々の管理を支援する機能も追加

自社導入事例

企業内には、PCなど、様々な固定資産があります。資産管理において、定期的に行う棚卸作業の手間やコストに悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。NECエンジニアリングでは、棚卸作業時の所在、品質チェック、集計、システムへの入力作業を大幅に効率化する物品管理システム「SmartAsset®(スマートアセット)」を提供し、資産管理の効率化を提案しています。同システムの開発に当たっては、まず自社の資産管理に適用。自ら試行錯誤しながら、様々な工夫を施すことで、現場のニーズに応える、完成度の高いシステムを実現しています。

導入の背景

資産管理に要する膨大な手間とコストの削減を目指す

多くの企業が年に数度行う棚卸作業時の物品チェック、集計にかかる多大な手間とコストは、企業経営にとって見逃せない問題となっています。そこで、NECエンジニアリングでは、お客様の資産管理を効率化するシステムの開発に着手。まずは自社の資産管理をモデルケースに効率化、システム化に取り組み、そのノウハウを凝縮したシステムの商品化を視野に開発を進めたのです。

当社では、年に1度、PCやOA機器、製品開発などに用いる測定器といった資産の棚卸作業を行っています。しかし、当社が所有する固定資産は、1万数千件にも上ります。しかも、それらの資産は各事業部だけでなく、お客様の手元に置かれていることもあり、その所在を把握するだけでも非常に大きな負荷がかかっていました。「実際、棚卸作業だけに、各事業部で半日以上の時間をかけていたのです。また、調査後の集計作業や固定資産管理システムへの入力も、1人の担当者が約1カ月間、その作業に専念しなければならないほど手間のかかるものでした」(経理部長 三谷 高昭)。
資産管理を効率化する新システムには、こうした課題を解決することが求められたのです。

選択の経緯

バーコードに比べて管理効率の高いRFIDの活用を決定

資産管理の効率化を実現するために、採用したのがRFIDです。具体的には、各固定資産に管理用のRFIDタグを添付し、その情報をもとに資産管理を行うことを考えたのです。
検討当時は、資産管理にRFIDを用いることは珍しく、多くの資産管理ソリューションは、バーコードを採用していました。しかし、RFIDには、バーコードの課題を解決する様々なメリットがあります。

  • 情報読み取りの精度向上
    バーコードは、RFIDより低価格ではありますが、印刷面が汚れたりすると情報を読み取ることができなくなります。一方、RFIDは、表面が汚れても、入力された情報、その読み取りに影響が無く、日常的、かつ長期にわたって利用する物品に情報を付加する際に最適です。

  • 情報読み取りの効率向上
    バーコードは、情報を読み取る際には、正面から、バーコードがしっかりと見える状態でリーダを至近距離にかざす必要があり、読み取り操作に調整が必要です。一方、RFIDでは、電波の届く範囲なら、タグとリーダが離れていても、あらゆる角度から情報を読み取ることができ、大量の物品からの情報も効率的に読み取ることが可能です。

当社は、早い時期からRFIDソリューションの開発に取り組み、お客様に様々な関連ソリューションを提供してきました。そうしたRFIDと無線の技術・ノウハウを資産管理の効率化に最大限に活用できるシステム開発を目指したのです。

導入後の効果

棚卸作業の効率化に加え、資産管理の確実性・安心感が高まる

■棚卸し業務 利用イメージ



新資産管理システムは、専用の資産管理ソフトウェアをインストールした管理サーバ、RFIDリーダ機能を備えたPDA、RFタグラベルプリンタで構成されています。このシステムを活用することで、棚卸作業を大幅に効率化することに成功しました。当社の試算によると、実に年間約86%の工数を削減した計算になります。

現在、当社の1万数千件の固定資産には、RFタグ(RFIDタグ)が貼り付けられています。また、資産管理ソフトウェアには、それらの資産情報があらかじめ登録されています。棚卸作業にあたっては、その資産情報を管理サーバからPDAに転送した上で、PDAを各資産のRFタグにかざして情報を読み込み、その場で資産の品質状態までを入力します。そして、その後、PDAの情報と管理サーバの情報を転送するだけで、棚卸作業は完了するのです。

この棚卸作業の効率化が生んだ具体的な効果は、次の3つです。

①資産調査票の貼り付けが不要に
従来は、固定資産の購入時に資産ラベルを貼り付け、さらに毎年の棚卸し作業のために、別の資産調査票も貼り付けていました。しかし、新資産管理システムの導入によって資産へのラベルの貼付作業は、購入時の一度で済むようになりました。

②棚卸作業の効率化、管理精度が向上
以前は、棚卸作業当日には、調査現場に現品確認のために経理担当者が立ち会っていました。しかし、今では、PDAによる現品照合が確実にでき、各部門の担当者だけで棚卸作業を行うことができるため、経理担当者が立ち会う必要がなくなりました。現場での作業工数を大幅に削減でき、棚卸作業の抜けや漏れを抑止、非常に精度の高い資産管理を実現しています。

③棚卸作業後の情報集計・入力作業工数も激減
従来は、現場で各事業部の担当者が資産の所在、品質確認を行い、専用の用紙に記入。その上で、経理部で全ての情報を集計し、固定資産管理システムに入力していましたが、現在は、現場でPDAに入力された情報をシステムに転送するだけ。棚卸作業後に行う集計・入力作業工数も激減しました。

事前準備、棚卸作業、集計・入力、全体の4工程でシステム導入前後の作業工数を比較した結果のグラフです。、全体で約86%の効率化を実現しました資産管理システムの導入前・導入後と、その効果

今後の展望

各種機器の貸し出し・持ち出しを管理する機能などを追加

新資産管理システムは、2006年の稼働開始後、約2年以上にわたって当社の実際の業務の中で使われてきました。その間、社内の様々な要望を受けて改良が繰り返され、より実践的かつ効果的なものへと進化。そして、お客様に提供できるソリューションとして商品化しました。それが物品管理システム「SmartAsset(スマートアセット)」です。
SmartAssetは、物品管理サーバやサーバ用ソフト、PDA、PDA用ソフト、RFID、RFタグプリンタなどから構成されています。
「対応RFIDも、従来の13.56MHzのRFIDに加えて、2008年10月からはUHF帯への対応を実現。これにより、標準で40~50センチ、最大1メートル程度離れた場所からRFタグの情報を読み取ることができるようになりました」(第一システムソリューション事業部 ソリューション推進部長 古川 隆一)。

また、棚卸作業だけでなく、物品の貸し出しや持ち出しを管理する機能も追加。PCをはじめとする、各種機器類が、いつ、誰に貸し出され、いまどこに存在するのか、いつ返却予定なのかを把握できる仕組みです。内部統制やセキュリティ管理に寄与する機能といえるでしょう。

さらに、RFIDとバーコードの両方を対応できる機能も追加する予定です。すでにバーコードによるシステムを導入しているお客様などは、段階的にRFIDへの移行を進めることができます。
今後も、SmartAssetをより実践的なシステムへと機能向上し、お客様の資産管理の効率化、さらには、各種オフィス機器の日々の運用管理を積極的に支援していきます。

物品管理システム「SmartAsset」システム構成例

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(2009年1月20日)

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