Please note that JavaScript and style sheet are used in this website,
Due to unadaptability of the style sheet with the browser used in your computer, pages may not look as original.
Even in such a case, however, the contents can be used safely.

ヤマハ株式会社様

ヤマハ株式会社様

ワークスタイル変革でグローバルにビジネススピードを加速!
 「Microsoft Office 365」によってグローバル競争力を強化

ヤマハ株式会社様
業種製造業業務共通業務
製品グループウェア/メッセージング/EIP,Web会議システム,ユニファイドコミュニケーションほかソリューション・サービス企業ネットワーク/コミュニケーション,日系企業向けグローバルICTソリューション

「楽器事業」をはじめ、様々な事業を展開するヤマハ株式会社様(以下、ヤマハ様)。ビジネスのグローバル化とそれに伴うワークスタイル変革を推進する同社は、それを支える環境整備の一環として「Microsoft Office 365」を活用したグローバルコミュニケーション&コラボレーション基盤を構築しました。導入パートナーに指名したのはNECです。すでにマイクロソフトソリューションを活用し、グローバルでワークスタイル変革を推進しているNECの導入、定着、活用ノウハウを生かし、スムーズなプロジェクトの進行と活用の促進を狙ったのです。すでにWeb会議によってコミュニケーションのスピードが向上するなど、期待通りの成果をあげ始めています。

事例のポイント

課題

  • ビジネスのグローバル化に伴い、海外工場や海外販社などとコミュニケーションを行う回数が増加。メールを中心とするやりとりでは時間的なロスが多い一方、海外出張による工数やコストが増大していた。
  • メールサーバのメールボックスの容量が足りず、ユーザが自分でメールをローカル環境にアーカイブしていた。検索も遅く、ストレスになっていた。
  • ビジネスのグローバル化に向け、移動中の隙間時間の有効活用、顧客対応のスピードアップなど新しい発想の業務やワークスタイルを検討していた。
  • グローバルで一斉に「Microsoft Office 365」を導入するために、サービス導入と定着化のノウハウ、運用のメソッドを持つパートナーを求めていた。

成果

  • 「Microsoft Office 365」の「Lync Online」を利用することで、遠隔地でもWeb会議を利用して顔や表情を見ながらのコミュニケーションが可能になった。海外工場の生産設備にトラブルが発生した際にも、映像で状況を共有しながら対策会議ができ、日本の技術者が出張せずに対応できるようになった。
  • メールサーバに1人あたり50GBのメール容量が確保できたことで、頻繁にアーカイブする手間が不要になった。メールの検索性能も速く、ストレスなく業務を行えるようになった。
  • NECの導入、定着、活用ノウハウを生かして、海外拠点への展開は約2カ月、全体でも実質5カ月という短期間で「Microsoft Office 365」のグローバル導入展開を完了。NECとマイクロソフトの協業関係によって、導入途中のサービス仕様の変更にも柔軟に対応できた。
  • 今回のプロジェクトを機に、「あるべき会議室の検討」をはじめワークスタイル変革に関連したいくつかの新規プロジェクトが動き出している。

導入前の背景や課題

ビジネスのグローバル化でコミュニケーションのスピードが課題に

ヤマハ株式会社 情報システム部長 井川 祐介 氏ヤマハ株式会社
情報システム部長
井川 祐介 氏

世界中の人々と「感動を・ともに・創る」ことを企業理念に掲げるヤマハ様。ピアノや管・弦・打楽器などの製造・販売をはじめ、音楽教室の運営なども手がける「楽器事業」、AV機器、業務用音響機器、ネットワーク機器、音声コミュニケーション機器などを提供する「音響機器事業」など、「音」にこだわった事業を中核にビジネスを展開しています。
近年、同社が特に注力しているのがビジネスのグローバル化です。具体的には、事業の成長を加速するため、楽器演奏人口の拡大を目指した新興国での積極的な音楽教室の開設、国や地域ごとに異なる音楽文化に対応した楽器の開発・製造・販売などに注力しています。
現在、海外での事業比率は、年々上昇し、現在では約6割までに拡大しています。しかし、ビジネスの範囲が広範になるにつれて、いかに社員同士がスムーズにコミュニケーションを行うかが大きな課題となっていました。
「なにより懸念だったのが、ビジネスの『スピード』です。既存のグループウェアを活用したコミュニケーションはメールが中心。時差がある地域同士では、やりとりが1日おきになるなど、スケジュールに遅れが生じがちでした。例えば工場設備を設計する生産技術者などは、トラブルがあると実際に現場に足を運ばなければならず海外出張が頻発。コミュニケーションロスやタイムラグ、海外出張に伴う手間やコストの肥大化が大きな課題となっていました。また国際電話の費用も増大してきており、対策が必要だと感じていました」と同社の井川 祐介氏は話します。

ヤマハ株式会社 情報システム部 IS戦略室 主事 寺田 正樹 氏ヤマハ株式会社
情報システム部 IS戦略室
主事 寺田 正樹 氏

グループウェアについては、他にも問題がありました。メールボックスの容量不足です。
「サーバの容量が慢性的に不足していたため、定期的にPCにメールをアーカイブし、保管していました。メールを検索するのに時間がかかる上、個人に管理を委ねているため、万一、訴訟などでメールを証跡として提出しなければならなくなった場合の対応に懸念がありました」と矢嶋 洋志氏は続けます。
他に、モバイルからメールをチェックする際のレスポンスの遅さもユーザのストレスにつながっていたといいます。

導入プロセス

Office 365に関する先行導入実績と移行ノウハウを高く評価

このような課題を解決するため、ヤマハ様はグローバルコミュニケーション&コラボレーション基盤の刷新に着手しました。その際大きな要件として掲げられたのは以下の4点です。

  • 運用負荷が少なく、世界中の拠点で一斉導入が可能なこと
  • Web会議などを駆使した多様なコミュニケーション環境が実現できること
  • ポータルなどを活用した情報共有が図れること
  • 各国の法令に準拠してセキュアに情報がやりとりできること
ヤマハ株式会社 情報システム部 ICTサービスセンター デスクトップサポートグループ 主事 矢嶋 洋志 氏ヤマハ株式会社
情報システム部
ICTサービスセンター
デスクトップサポートグループ
主事 矢嶋 洋志 氏

この4点を主軸にベンダー7社に提案を依頼。慎重に比較・検討した結果、マイクロソフトの「Microsoft Office 365」をベースとするNECの提案を採用しました。
「ヤマハの要件に照らし合わせると、ガバナンスの点でOffice 365が最適でした。例えば欧州では、法令で個人情報のより厳格な管理が求められますが、Office 365は、それに準じたサービスとなっています。また、重要地域である中国でのサービス提供に関しても実績があり、安心感がありました」と同社の寺田 正樹氏は言います。
加えて、特に評価したのがNECの持つノウハウ、サポート力です。
NECは、すでにマイクロソフトのソリューションを活用して、世界中のNECグループ社員が利用するグローバル情報共有基盤「GISP:Global Information Sharing Platform」というプライベートクラウドを構築。ワークスタイル変革を推進しています。NECは、変革を加速するためにトップのメッセージを社内ポータルに掲載したり、導入展開をスムーズに進めるためのプロジェクト体制を全社に敷いたりするなど、様々な取り組みを行っていました。
「今回のプロジェクトは、グローバルで一斉にコミュニケーション基盤を切り替えるというチャレンジングな取り組み。成功させるには、世界規模でのサービス導入と定着化のノウハウ、運用のメソッドを持つパートナーがなにより必要だったのです。NECなら、定着化と継続的なワークスタイル変革を支える多言語対応のグローバルヘルプデスクサービスも同時に提供可能。総合的に評価してパートナーに選定しました」と矢嶋氏は説明します。

導入ソリューション

マイクロソフトとの協業関係を有効活用したプロジェクト体制を構築
導入に当たり、NECは自身のGISP導入で蓄積した数々の知見を惜しみなく提供。例えば、メールシステムや会議室予約システムの切り替え時の混乱を最小化するための段階的な移行や、新旧システムを並行利用する際の利用者の混乱回避、海外拠点からクラウドへのスムーズなアクセスを実現するネットワーク帯域の最適化、データセンターや認証基盤を管理するヤマハ様のパートナー企業との調整など、トータルな支援を行いました。
また、クラウドサービスであるOffice 365は、随時サービス仕様の更新が発生するため、設計の見直しに迫られる局面もありましたが、NECはそれに対しても柔軟に対応。プロジェクトチームにマイクロソフトの技術者も参画させ、最適な解決策を検討したのです。
「NECが自らのプロジェクトを通じて積み上げたグローバルな展開ノウハウ、マイクロソフトとの戦略的な協業関係には大きく助けられました。海外拠点への展開は約2カ月、全体でも実質5カ月という短期間でグローバル導入展開を完了できたのも、これらの支援のおかげです」と井川氏はNECの対応を高く評価しています。

導入後の成果

必要ならばすぐに顔を見ながらのコミュニケーションを開始

今回、ヤマハ様は、グローバルコミュニケーション&コラボレーション基盤として「Exchange Online」「Lync Online」「SharePoint Online」というOffice 365をフルラインアップで導入しました。 
現時点でヤマハ様が最も成果を感じているのは、Lync Onlineによって、離れた拠点間でも相手の顔、表情を見ながらのコミュニケーションをすぐに開始できるようになったことです。
「必要になれば相手のプレゼンスを確認し、すぐにWeb会議を開始できます。以前もテレビ会議システムを導入していたものの、画質が粗くて相手の表情が読み取れなかったり、システムのある会議室を事前に予約しておかなければならないといった制約があったため、一部でしか利用されていませんでした」と寺田氏。現在は、映像品質も向上し、普通のWebカメラでも相手の表情の変化までをしっかり確認できます。
その結果、社内のコミュニケーションが一気に活性化。営業部門は、欧州の駐在員をはじめ海外の担当者と毎日のように顔を見ながら打ち合わせを行っています。情報システム部も米国の情報システム部と週に1回会議を実施して、グローバルビジネスを支える最適なIT環境について意見交換を行っています。海外工場の生産設備でトラブルが起こった際も、日本にいる技術者が現場の状況を映像で確認しながら、すぐに改善指示を出すことができるようになりました。
また最近買収した米国の企業とも、経営会議にLync Onlineを活用。「多忙な経営層の移動時間をゼロにすることができました」(井川氏)。これにより、出張コストや国際電話などの通信コストの大幅な削減も期待できます。他にも、同社は自社製品のWeb会議用USBマイク・スピーカーも有効に活用。手軽に持ち運びでき、クリアな音質を誇る同製品なら、会議室にいる複数の参加者がWeb会議に同時に参加できます。マルチデバイスに対応したLync Onlineなら、会議室に来ることができない担当者は、スマホからも参加可能。中には、発言こそできませんでしたが、新幹線での移動中に会議に参加したケースもあるそうです。
Exchange Onlineによってメールシステムの不満も一気に解消されました。
「1人あたり50GBものメール容量が確保されているので、頻繁にアーカイブする手間は不要になりました。メールの検索性能も速く、ストレスはほぼありません」と矢嶋氏は評価します。「Microsoft ActiveSync」を利用して、スマートデバイスからもメールやスケジュール機能をスムーズに利用できるようにしており、移動中の隙間時間の有効活用、顧客対応のスピードアップに貢献しています。
このようにOffice 365の導入によってワークスタイルを変革しつつある同社ですが、他にも、Exchange Onlineの施設予約機能によって、以前は部門単位で管理していた会議室を全社で共有。稼働率などを測定しながら、総務部門を中心に「あるべき会議室の検討」が始まるといった、これまでにはなかった新しい発想のプロジェクトも立ち上がっています。

写真Office 365を導入するに当たり、情報システム部は使い勝手やメリットなどをわかりやすくイラスト化したポスターを作製した

今後の展望

活用フェーズでもNECの経験や知見に大きな期待

現在、同社はSharePoint Onlineの活用にも取り組んでいます。
「部門内に閉じられていた様々なナレッジやノウハウの共有が加速すれば、当社の持つ様々な技術や素材を組み合わせて、今までにない新製品やイノベーションが生み出せる可能性もあるでしょう。また、外部のサプライヤーとの情報共有強化にも大いに期待しています」(寺田氏)。また、将来的にはOffice 365を利用した社内SNSや営業ナレッジ共有の仕組みの構築も視野に入れているといいます。
利用規模もさらに拡大することを計画しており、近々、Office 365のユーザ数は、グローバルで1万6,000人にまで達する予定です。
Office 365によるコミュニケーション&コラボレーション基盤の導入を通じて、グローバル競争力の強化を推進するヤマハ様。「NECには、実体験に基づいた先進的な活用事例を提供していただくなど、これからもさらなるサポートをお願いしたいですね」と井川氏は、今後の活用フェーズにおいてもNECに大きな期待を寄せています。

写真寺田氏が手に持つ、ヤマハ製のWeb会議用USBマイク・スピーカー PJP-20UR やYVC-1000などの音声コミュニケーション機器と、Lync Onlineを組み合わせた遠隔会議も頻繁に実施している。

写真:YVC-1000YVC-1000

お客様プロフィール

ヤマハ株式会社

本社 静岡県浜松市中区中沢町10番1号
創業 1887年
連結従業員数 1万9,851人(ほか、平均臨時雇用者数:7,863人)
事業概要 「感動を・ともに・創る」を掲げ、人の心の豊かさに貢献することを目指している。楽器事業、音響機器事業のほか、半導体、ゴルフ用品、自動車内装部品、FA機器、リゾート施設などの事業も手がけている。
URL http://jp.yamaha.com/

関連導入事例

(2014年10月10日)

共有する: