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北九州市教育委員会様

北九州市教育委員会様

210幼小中特別支援学校の校務を「全面システム化」
学校教職員が教育業務に注力できる環境を整備

北九州市教育委員会様
業種文教・科学業務共通業務
製品業種・業務ソリューション・サービスプライベートクラウド(自社構築),アウトソーシング,その他ソリューション

市制50周年を迎え「教育日本一を実感できる環境づくり」を基本方針に掲げる北九州市教育委員会様では、市立全210の幼稚園および小中特別支援学校における校務の全面システム化を実施。NECが提供する「学びの扉 校務支援システム」の機能をフル活用することで、教職員の業務負荷削減に成功しました。これにより、教職員の子どもと接する時間がより多く取れるようになったほか、ペーパーレス化、教職員間の情報共有の効率化など様々な成果を上げています。

事例のポイント

課題

  • 学校教育の質的向上を目指す上では教職員が子どもたちに集中して向き合える環境が必要ですが、煩雑な校務に追われ、子どもと向き合う時間を確保することが困難な状況でした。
  • 教育委員会と学校間における校務や教育行政に関わる指示・連絡は、紙文書ベースで行われ伝達・確認・回答作業に手間がかかっていました。また、児童生徒の個人情報など大量の情報を扱う学校現場では、情報の共有や管理が不十分で体制の改善が必要でした。

成果

  • 成績管理や文書管理、保健管理など、多岐にわたる校務を全面的にシステム化したことで、校務効率化による教職員の負担軽減が実現。本来の業務である子どもたちの教育・指導に、より注力できるようになりました。
  • 文書の電子化やグループウェア機能の導入により、教育委員会と学校間、教職員間でのスムーズな情報共有やコミュニケーションが実現。教育委員会が各校に配布する文書への回答率/回答スピードも大幅に向上し、教育の情報化が進んだとともに、情報管理が強化されました。

導入前の背景や課題

教職員の負担軽減が大きな課題に

北九州市教育委員会 学務部学事課 学事課長 北口 良弘 氏北九州市教育委員会
学務部学事課
学事課長 北口 良弘 氏

2013年2月に市制50周年を迎えた福岡県・北九州市。県のビジネス・産業の中核都市である同市では、教育の面でも先進的な取り組みを行っています。

「当市では『教育日本一を実感できる環境づくり』の基本方針の下、『北九州市子どもの未来をひらく教育プラン』を推進。学校・家庭・地域を挙げた重点取り組み項目を設定し、それぞれの分野で日本一を目指しています」と同市教育委員会 学務部学事課 学事課長の北口 良弘氏は語ります。

これらの目標を実現するため、同市では教育力向上に向けた様々な施策を展開。しかし、そこには解決すべき課題も存在していました。

「教育現場で問題となっているいじめや不登校などを解消するには、現場の教職員がもっと子どもたちと向き合うことが必要です。しかし、教職員は日々の校務に追われ、十分な時間を取れない状況にありました」と北口氏は説明します。

北九州市教育委員会 学務部学事課 校務支援システム担当係長 廣渡 実和 氏北九州市教育委員会
学務部学事課
校務支援システム担当係長
廣渡 実和 氏

さらに、教育委員会と学校、教職員間の情報共有にも課題を抱えていました。

連絡・報告事項など、同市の教育委員会と各学校がやりとりする文書は年間数千件にも及びます。そのすべてが個人宛メールや巡回郵送、FAXで行われていたため、書類管理が非常に煩雑な上、大きな負担となっていました。「重要事項の連絡時などは、確認漏れがないよう、改めて電話などで念押しする必要がありました。また、学級閉鎖の実施は、学校からFAXで報告を受けて教育委員会と協議し判断しますが、インフルエンザの流行時など、多くの学校から報告を受けるケースでは確認が追いつかず、大量のFAXがデスクに山積みになることもありました」と学務部学事課 校務支援システム担当係長の廣渡 実和氏は振り返ります。

選択のポイント

多岐にわたる校務を全面的にシステム化

そこで同市が選択したのは、校務をシステム化することで、教職員の負担軽減を図るという方法でした。なかでも特にこだわったのが、成績管理、文書管理から保健管理まで、多種多様な校務を「全面的に」システム化するという点です。

その理由について、廣渡氏は次のように語ります。「もともと、成績管理業務については、校長会などからもシステム化の要望が寄せられていました。しかし、校務は互いが密接に連携しているため、部分的なシステム化ではあまり効果が見込めません。そこで、存在する課題を真に解決するためには、校内の校務を総合的にシステム化する必要があると判断しました」。

政令指定都市である同市にとっては、大規模な環境での対応がシステムの重要な要件となりました。「210の幼稚園および小中特別支援学校、約6000人の教職員が使用しても、安定的に稼働できるシステムであることは必須条件でした」(廣渡氏)。

様々な役職のメンバーで構成される検討委員会を立ち上げ、システム化すべき案件の洗い出し、調整などの検討を重ね、システム要件定義を実施。入札を経て採用されたのが、教育の情報化を強力に支援するNECの地域ICTソリューション、「学びの扉 校務支援システム」です。

北九州市教育委員会 学務部学事課 檜垣 誠 氏北九州市教育委員会
学務部学事課
檜垣 誠 氏

学務部学事課の檜垣 誠氏は、採用の決め手を次のように語ります。「多様な校務システムを包括的に揃えており、運用も含めた対応が可能な点や大規模導入の実績があった点が当市の要件に合致しました」。また、廣渡氏は「業務プロセスの中で重視していた決裁業務において、役職毎に承認フローを作成でき、処理を効率化しながらプロセスを確保できる点も高く評価しました。導入時も、NECは私たちの要望に対し積極的な提案を行ってくれた上、カスタマイズにも柔軟に応じてくれました」と付け加えます。

導入ソリューション

校務に必要な機能をオールインワンで提供

「学びの扉 校務支援システム」は、小中学校の校務のICT化や、教育委員会/PTAとの連携を支援するソリューション。とかく煩雑になりがちな校務の効率化を支援し、教職員が本来の教育業務に注力できる環境を提供することを目的としています。名簿や校時(時数)、教科といった学校運営の基本となる情報を管理する「学校基本情報管理システム」をベースに、教務、学務、保健、PTA連携、グループウェアなどの機能をオールインワンで提供。教育委員会の学齢簿システムや、自治体の住民記録システムとのデータ連携も可能なほか、段階導入やカスタマイズにも対応しています。また、導入後はすぐに校務に活用できるよう、シンプルでわかりやすい操作画面を提供しています。

北九州市教育委員会様での活用シーン北九州市教育委員会様での活用シーン

北九州教育委員会様では、市立の全210の幼稚園および小中特別支援学校に「学びの扉 校務支援システム」を導入。ソリューションに含まれる教務、学務、保健、PTA連携、グループウェアの全機能をフル活用し、教員の負担軽減や校務の効率化に役立てている。

導入後の成果

校務の省力化と情報共有のスピードアップを実現

新しい校務システムは、2012年4月の本稼働開始から段階的なリリースを経て2013年3月に全機能の公開を迎えました。具体的な効果検証はこれからですが、既に各学校教職員の作業負荷を軽減した例が出始めています。

例えば、成績管理。テストの結果や日々の学習活動評価などを入力しておけば、他の成績管理票にも情報を転用できるため、従来のように情報を何度も転記することなく、通知表や指導要録などを作成できるようになりました。

「また、グループウェア機能の評判も上々です。他の先生の日程把握のほか、通知事項をシステム上の掲示板にアップすれば、簡単に校内に周知することもできます」(檜垣氏)。これにより、朝会や会議の回数を減らすことが可能となり、空いた時間を子どもたちとの触れ合いに充てる学校も増えています。

さらに、教育委員会と学校間の連絡の利便性も大きく向上しました。紙の書類のやりとりは文書管理システムの利用に置き換えられ、情報共有や報告などが画面上で完結できます。「学校ごとの確認状況も把握でき、重要事項の伝達漏れも削減されました。要報告事項への学校側の期日前回答率は以前の約70%から約95%へ向上し、回答スピードも上がっています。」(檜垣氏)。

「転校時も、学齢簿情報を受入処理するだけで、児童生徒の情報を校内で即座に共有できます。全校同一の手順、基準で校務を処理することが可能となり、教職員の異動時の負担も軽減されました。校務のシステム化により、情報の共有化は促進され、当市の教育品質向上にも多くの面で寄与しています」と北口氏は述べます。

今後の展望

次世代に向けた「スマートな学校づくり」も推進

全210校という大規模な校務システム導入を成功させた北九州市。さらに同市では、ITを活用した新たな取り組みも検討を始めています。見据えているのは、学習時から日常生活時、災害時に至るまで、子どもたちを取り巻くあらゆる環境をICTで支えるというもの。NECからも災害時の電力供給や通信インフラの整備、SNSの活用など、様々な提案を行う予定です。

「すべての子どもたちに最適な教育環境を提供するのが教育委員会の責務。障がいを持つ児童・生徒向けの環境整備など、取り組むべき課題はまだ山ほどあります。引き続き、教育環境の改善に邁進していきたいと思います」と北口氏は話します。

NEC担当者の声

NEC 文教・科学ソリューション事業部 主任 五十嵐 英之NEC
文教・科学ソリューション事業部
主任 五十嵐 英之



210もの小中学校の校務を一気に、しかも全面的にシステム化する取り組みとなると、全国的にもほとんど前例がありません。NECは、実際の構築作業に携わるSEだけでなく、サポート部門までを含めた万全の体制をご用意。本サービス事業全体をコーディネートしたNTT西日本様とも密に連携を取りながら、システムの安定稼働に全力で取り組むと共に、導入先の学校にもできるだけご負担をかけないよう心がけました。

また、お客様と密な連携をとって進められたことも今回の成功要因の一つ。より深くお客様の要望を把握でき、文書管理をはじめとする多くの機能を、ニーズに沿ったかたちでご提供できたと考えています。今後もより一層お役に立てる提案を行っていきたいと思います。

お客様プロフィール

北九州市教育委員会

所在地 北九州市小倉北区大手町1-1
事業内容 北九州市における学校教育及び生涯学習の振興等に関する事務を担当する行政機関。現在は「あいさつ」「読書」「元気(食育・体育)」「スクールヘルパー」の4項目で構成される「北九州市子どもの未来をひらく教育プラン」を展開中。教育日本一を実感できる環境づくりを基本方針に掲げ、思いやりの心をもつ、自律した子どもを育む活動を推進している。
URL http://www.city.kitakyushu.lg.jp/

(2013年3月26日)

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