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生活協同組合連合会コープネット事業連合様

生活協同組合連合会コープネット事業連合様

iPadを100台導入して会議をペーパーレス化。
130万枚の用紙を削減し、事務局の負荷を軽減

業種卸売・小売業・飲食店業務生産管理,物流,営業・販売
製品スマートデバイス,Web会議システム,会議システムソリューション・サービス企業ネットワーク/コミュニケーション,スマートデバイス活用ソリューション

導入前の課題

会議開催に伴う事務局負担、コピー代、情報漏えいリスクが課題

コープネット事業連合 機関運営部 次長 山崎 育夫 氏コープネット事業連合
機関運営部
次長 山崎 育夫 氏

生活協同組合連合会コープネット事業連合(略称:コープネット事業連合)様は、6つの会員生協と子会社で構成する生協の連合会です。同会では、会議開催に伴う事務局の負担や用紙・コピー代、情報漏えいのリスクが課題となっていました。

「毎週月曜日9時から開催される役員会では、平均150ページの資料を約50名分用意。そのため金曜日までの資料集め、土曜日のページ整理と印刷、修正があった場合の差替えや別印刷など、事務局に大きな負担がかかっていました」とコープネット事業連合 機関運営部 次長の山崎育夫氏は課題の詳細を説明します。

こうした課題を解決するため、2012年11月の本部事務所新館の建設を機に、ペーパーレス会議システムの導入検討をはじめました。

導入の経緯

簡単な教育だけで会議出席者が直感的に利用できる操作性を評価

コープネット事業連合 経営企画室 担当部長 新井 一樹 氏コープネット事業連合
経営企画室
担当部長 新井 一樹 氏

ペーパーレス会議システム導入にあたり、同会はNECを含む3社のソリューションを比較検討しました。「我々が最も重視したのは操作性です。どれほど機能が優れていても、会議出席者が使いこなせないのでは意味がありません。NECの『ペーパーレス会議システム ConforMeeting/e』は、直感的に使いこなせる優れた操作性を有しており、これならユーザーへの教育に時間をかけなくても使えると評価し、導入を決断しました」とコープネット事業連合 経営企画室 担当部長の新井一樹氏は選択の理由を話しています。さらに、Microsoft Active Directory と連携したユーザー管理が行えること、Windows、iOS、Androidが利用できるマルチデバイス対応であること、サーバー1台で同時に複数の会議を開催できること、会議参加中に過去の会議資料を参照できるなど、同会が求める機能を標準で備えていたことも導入決定の要因となりました。

また、常設の役員会議室を設置せず、可動式パーテーションで部屋のサイズを変更し、さまざまな規模の会議を開催したいとの意向を伺い、NECはフロア全体に無線LANを敷設し、iPadを採用して大小さまざまな会議で手軽に「ConforMeeting/e」を活用できる提案を行いました。「サーバー構築からネットワーク設計、ペーパーレス会議までの総合的な提案をいただいたこと、タイトなスケジュール要求に応えてくれたことに、大変感謝しています」(新井氏)。

iPadを100台導入し、さまざまな会議をペーパーレス化

コープネット事業連合 コンプライアンス総務 総務部長 黒須 昭 氏コープネット事業連合
コンプライアンス総務
総務部長 黒須 昭 氏

2012年11月、新館2階の会議室フロア一帯にセキュアな無線LANを整備、同フロア内に「ConforMeeting/e」サーバーを設置、iPadを100台導入しました。その後、検証と事務局および各部のキーマン向けの研修を実施し、2013年1月から「ConforMeeting/e」の正式な利用がはじまりました。

「当初から役員会議だけではなく、各事業部の会議や小規模な打ち合わせでも『ConforMeeting/e』を活用したいと考えていました。その狙い通り、今ではさまざまな事業部の会議がペーパーレスへ移行しつつあります。現時点で大変稼働率が高く、このままですとiPadの追加が必要になりそうです」とコープネット事業連合 コンプライアンス総務 総務部長の黒須昭氏は、現在の利用状況を話しています。

iPadと「ConforMeeting/e」を活用したペーパーレス会議の模様iPadと「ConforMeeting/e」を活用したペーパーレス会議の模様
直感的に使いこなせる操作性が「ConforMeeting/e」の特徴直感的に使いこなせる操作性が「ConforMeeting/e」の特徴
iPadを充電しながら格納できる専用ラックを装備iPadを充電しながら格納できる専用ラックを装備

導入後の成果

用紙・コピー代だけで年間約240万円のコスト削減効果

「ConforMeeting/e」導入に伴い、年間130万ページを超える紙資料が不要になり、用紙・コピー代だけで約240万円のコスト削減効果が生まれました。これに会議準備に携わる職員の人件費、資料の郵送費の抑制効果などを加味すると、膨大なコスト削減が見込まれます。

「紙資料で会議をしていた頃は、『何ページの表の何行目の何番目をご覧ください』など説明が大変でしたが、今はiPadの資料に手描きで丸をつけるだけで簡単に強調したいポイントを示せるようになりました。また、資料がカラーになり重要な項目に色をつけるなど、メリハリのある資料が増え、意思疎通が容易になりました。過去の会議資料をいつでも検索できることも、とても便利ですね」(新井氏)。
「役員会議の内容を部下に報告する際、今までは紙をコピーして資料を配布していたのですが、その手間がなくなり時間の余裕ができました。また、以前はモノクロの資料を何度もコピーするうちに画像がつぶれてしまいましたが、今はカラーのファイルなので、イメージも確実に伝えられます」(黒須氏)。
「事務局では、会議資料配布作業が軽減されたことが最大の効果です。資料の変更があっても、5分ほどで差し替えられるので、本当に楽になりました」(山崎氏)。

ほかにも、商品部系の会議では資料がカラー化したため、現物の状態がわかる食品写真を共有できるようになったり、チラシの内容をカラーで確認できるようになったり、資料への閲覧を出席者だけに制限できるようになり情報漏えい防止効果が高まったこと、自席周辺における同一紙資料を保管するスペースを順次削減可能になるなど、さまざまな効果が表れています。

ペーパーレス会議を多拠点へ広げ、さらなる効果を期待

「今は新館だけでしかペーパーレス会議ができないのですが、会議の開催が多い本館でも利用できるよう検討を進めています」(黒須氏)。「ペーパーレス会議の効果をさらに高めるため、長野・新潟などに拠点を持つ物流子会社や、会員生協の本部など遠隔地での利用を視野に入れています。これが実現すれば、交通費の大幅削減や時間の節約など大きな効果が上がると考えています。また、その先の展望として、組合員関連会議への情報提供というアイデアも出ており、今後ますます活用の幅が広がると期待しています」と新井氏は今後の展望を話してくれました。

同会が計画しているように「ConforMeeting/e」は、本社における会議だけではなく、拠点間の遠隔会議や、物理的に離れた場所にいる人同士の情報共有など、アイデア次第で利用方法を広げられるツールです。「ConforMeeting/e」は、多様な働き方や距離を超えたコラボレーションが求められる時代に適したソリューションなのです。

企業プロフィール

生活協同組合連合会コープネット事業連合

所在地 埼玉県さいたま市南区根岸1-4-13
設立 1992年7月21日
出資金 145億円
供給高 3,385億円(会員生協への出荷高)
職員数 1,258名(2013年3月20日現在)
事業内容 会員の事業に必要な物資の購入、加工・生産・供給に関わる事業等
URL http://www.coopnet.jp/

(2013年11月6日)

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