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エア・ウォーター株式会社様

エア・ウォーター株式会社様

グループ会社を包括するマルチテナント方式で文書管理基盤を構築し、
監査業務のスムーズで的確なウォークスルー環境を実現

業種その他業種業務その他業務
製品コンテンツ管理,ワークフローシステム,その他製品ソリューション・サービス文書・コンテンツ管理ソリューション

導入前の課題

内部統制強化に不向きな脆弱性に加え、監査業務の非効率に苦慮

エア・ウォーター株式会社 監査室 課長 林 清隆 氏エア・ウォーター株式会社
監査室 課長 林 清隆 氏

エア・ウォーター株式会社様(以下、エア・ウォーター様)は、産業ガスをはじめ、化学、医療、食品など多彩な分野の製品を手がける企業です。急成長を続ける同社ではグループ会社が年々増加し、現在は214社を数えています。内部統制の統括を行う監査室では、その強化要件とともに業務改善のテーマとして、各グループ会社が自由に利用できる文書管理環境のニーズから、マルチテナント方式による文書管理基盤の必要性が高まっていました。
従来の文書管理システムは、ライセンスが非常に高価で、グループ会社の監査部門では所属長にしかライセンスが行き渡らず、文書の運用に大きな制約がありました。実務者は、所属長へいちいち必要書類をダウンロードしてもらってから作業するなど、業務の非効率が発生していました。さらにアクセス権管理にも、多大な時間がかかりました。1人のアクセス権を変更すると、システム内の全データフォルダへ逐一反映させるため、他の業務に支障が出ました。1日に15人ほどしかアクセス権の変更が行えず、生産性が大きく低下しました。
サポートの問題も深刻でした。「問題が出てもなかなか対応してくれず、頻繁に変わる担当者へ連絡しても返事がないこともありました。いつ最新のOSやブラウザに変わっても、対応できるようにしておきたかったのですが、対応が遅々として進みませんでした」と、監査室課長の林清隆氏は振り返ります。

導入の経緯

業務のヘビーユーザによる選定で、圧倒的な使いやすさのNECに決定

エア・ウォーター・ソフテック株式会社 東京事業部 部長 田中 和則 氏エア・ウォーター・ソフテック株式会社
東京事業部 部長 田中 和則 氏

新たな文書管理基盤の導入プロジェクトでは、10社の製品を比較検討しました。選定のポイントは、リーズナブルなコストで文書管理とワークフローが的確に連携し、十分なセキュリティを備えていることでした。この要件を満たすシステムであれば、内部統制の要件も同時にクリアできると判断しました。
また、新システムはデータバックアップを一元管理するためプライベートクラウドで構築可能なことと、監査業務だけでなく他部門の文書管理システムも将来的には統合したいという構想から、マルチテナント方式に対応している製品であることも重要な要件でした。こうして検討を行った結果、最終的にNECのPROCENTER/Cが選ばれたのです。
「NECに決めたのは、操作性のよさです。業務のヘビーユーザを集め、実際に使ってもらって選んだのですが、PROCENTER/Cが圧倒的に使いやすいという評価でした」と林氏。
PROCENTER/Cが、NEC社内で実際に使われている点も大きな評価ポイントでした。「NECでの利用実績があるので、機能強化がこれからも進むことや改善要望が通りやすいメリットを考慮しました」と、エア・ウォーター・ソフテック株式会社の東京事業部部長・田中和則氏は語ります。

3カ月の短期構築ののち、ウォークスルーの綿密な試験運用を実施

林氏とPROCENTER/Cの出会いは、展示会でした。説明を聞いた林氏は、同社の求める文書管理基盤にジャストフィットしそうだと直感しました。そして2013年7月より構築を開始し、3カ月の短期構築で9月にカットオーバーを迎えます。
試験運用では、監査業務におけるシームレスな承認業務が迅速に実行できるかのチェックを繰り返し行いました。各グループ会社を含め、取引のスタートからその記録が財務諸表に計上されるまでの一貫した流れを追跡できる仕組み、すなわち内部統制では業務の要となるウォークスルーを円滑に実行するための綿密なチューニングを実施しました。こうして、新システムは12月から本格運用を開始しました。

導入後の成果

内部統制の厳格化を推進し、グループ全体の業務効率が大幅に向上

PROCENTER/Cは、わかりやすいGUI画面で直感的な操作ができるため、新システムへの切り替えはスムーズでした。通常のユーザへは操作資料のみで、特に教育の必要はなかったといいます。またシステムの導入コストはもちろん、運用・保守にかかわるコストも従来のシステムに比べて大幅に低減しました。大きな課題だったアクセス権の変更作業も短時間で完了でき、他のユーザへストレスを与えずに業務を続けられるようになりました。さらに、アクセス権限のグルーピング機能が優れているので、監査室のスタッフがグループ会社の対象データへアクセスして監査業務の代行を行えるというように、フレキシブルで便利な運用も可能になりました。特に、緊急の監査業務が発生したときなどには、非常に有効で使い勝手のよい機能です。
「特に評判がいいのは、承認の進捗状況が目で見てすぐに把握できることです。従来は、なかなか処理が進まないと承認の督促をしていましたが、新システムでは自身が承認すべき文書がすぐにわかるので、承認フローの滞留が激減しました」と林氏。
従来のシステムでは、承認有無の確認はフォルダをいちいち開かなければわかりませんでしたが、PROCENTER/Cではドラフトデータの一覧表示により、ひと目で進捗が確認できます。ワークフローの“見える化”は、社員自身が実行しなければならない業務の“気づき”にもつながっており、PROCENTER/Cを導入した大きなメリットのひとつだといいます。承認フローが的確に実行できるぶん、気軽に上書き保存ができなくなったという問い合わせもあったようですが、これは裏返せば内部統制の厳格化が確実に進んだことにもなります。
また、従来は目的の文書にたどり着くまで階層を深くドリルダウンしなければなりませんでしたが、PROCENTER/Cにはブックマーク(お気に入り)機能がサポートされているので、いつも使用する文書を登録しておけば、すぐに業務をスタートできるなど、利便性も大きく向上しました。
さらに林氏は「NECのサポートはレスポンスが速く丁寧で、問題解決が非常にスムーズだという印象です。稼働後に発生する細かな問い合わせにも迅速に対応してくれるので、グループ全体の業務効率や生産性が大きく向上しています」とNECの対応を評価します。

将来は監査業務以外への拡張や、社内文書の共通管理基盤として検討

「現在、グループ会社の共通管理基盤として利用するかどうか検討中です。社内では、決裁報告書の保管にPROCENTER/Cを使いたいという要望が出ています。その際は、全文検索機能を活用してPDF文書を参照したいというニーズが必ず出てきます」と田中氏。
今回のシステム構築では、紙文書をOCRで読み込み、テキスト検索が可能なPDFファイルを自動生成する機能も付加しています。これにより、PDFファイルを含めたすべての業務文書の全文検索が可能です。目的の文書をすばやく確実に検索できる仕組みですが、本格的な活用はこれからになります。
さらにエア・ウォーター様の社内には、PROCENTER/CでISO規格に対応した文書管理を実現したいというニーズが出ています。的確な承認フローや厳密な文書管理が可能な、高い信頼性とセキュリティを備えたPROCENTER/Cには最適な要件です。いま、PROCENTER/Cによる文書管理基盤が、社内やグループ会社から大きな注目を集めています。

NEC担当スタッフの声

お客様と十分な意思の疎通や共有ができ、スムーズな構築につながりました

NEC情報システムズ ソリューションビジネス推進本部 コンテンツソリューショングループ 主任 今野 大NEC情報システムズ
ソリューションビジネス推進本部
コンテンツソリューショングループ
主任 今野 大

PROCENTER/Cは汎用性が高く、多彩な設定や操作が可能なパッケージソフトです。エア・ウォーター様では、どのような設定にすれば監査業務にはベストなのか、その要件確認に時間をかけさせていただきました。お客様と密接に意見をすり合わせて、システム構築を進められたという印象です。業務現場にはPCに不慣れな方もいらっしゃるとのことで、メッセージをわかりやすく表現したり、その画面上で可能な操作を案内表示するなど、特に使いやすさという点を工夫しました。
林様と田中様ともにたいへんご熱心で、打ち合わせを通じて常に建設的で有意義なご意見をいただきました。構築スケジュールが短期間でしたので、NECでは万全の体制を整えて集中的に取り組みましたが、あらかじめシステムの方向性や機能性について、意思の疎通や共有がお客様との間で十分にできていましたので、システム構築は迅速かつスムーズに進められました。
PROCENTER/Cの他部門へのスケーラブルな導入や、さらには全社の文書管理システム基盤への展開など将来的なテーマもありますので、今後ともエア・ウォーター様を全力でサポートさせていただくつもりです。

企業プロフィール

エア・ウォーター株式会社

所在地 本社:〒542-0081 大阪市中央区南船場2-12-8 エア・ウォータービル エア・ウォーター株式会社様      
創業年 1929年
資本金 322億6,300万円
売上高 連結 6,413億円(2014年3月31日現在)
従業員数 連結 9,558人(2014年3月31日現在)
事業内容 グループ会社214社とともに産業ガス関連事業、ケミカル関連事業、医療関連事業、エネルギー関連事業、農業・食品関連事業など多岐にわたる事業を展開
URL http://www.awi.co.jp/

(2014年05月29日)

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