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アサヒグループホールディングス株式会社様

アサヒグループホールディングス株式会社様

役員会議のペーパーレス化でセキュリティ強化と事務局の負荷軽減を実現。
さらに海外との会議にも活用でき、グローバル展開を加速

業種製造業業務その他業務
製品会議システム,Web会議システム,スマートデバイスソリューション・サービス企業ネットワーク/コミュニケーション,スマートデバイス活用ソリューション

導入前の課題

省資源とリスク低減を実現し、併せて会議活性化と事務局負荷の軽減を図りたい

アサヒグループホールディングス株式会社 経営企画部門 マネジャー 前田 直彦 氏アサヒグループホールディングス株式会社
経営企画部門
マネジャー 前田 直彦 氏

アサヒグループホールディングス様は「長期ビジョン2020」において、『食の感動(おいしさ・喜び・新しさ)』を通じて、世界で信頼される企業グループを目指すことを掲げています。その実行計画である「中期経営計画2015」では“バリュー&ネットワーク経営”を打ち出し、「企業価値の向上」を図るため、グループ間連携やグローバルネットワーク活用による拡大展開を図り、長期安定的な成長を目指しています。
経営効率化と意思決定スピードを重視するアサヒグループホールディングス様は、2013年9月、ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」を導入。その背景について、経営企画部門マネジャーの前田直彦氏は、次のように語ります。
「週一度開かれる役員会議では、各部門は作成した資料を週末に事務局に提出し、事務局は10~40ページの会議資料にまとめ、スタッフ含めた配布用に30部印刷して個人別にソートして配布していました。そのため、省資源や情報漏えいリスク低減の視点から、2年前からペーパーレス化の取り組みを始めました。ペーパーレス化に際しては、事前に資料がきちんと閲覧できるなど、より会議に集中できる環境を整えることで、会議そのものも活性化したいと考えていました。また直前に資料の差し替えがあるなど、事務局の負担も大きいため、負荷軽減も大きなテーマでした」

導入の経緯

紙資料と同じように使用でき、どこからでも安全に利用できることが決め手に

アサヒプロマネジメント株式会社 業務システム部 担当課長 (現職)アサヒビジネスソリューションズ株式会社 ソリューション本部 本部長付 グループ新会計プロジェクト室 担当課長 古野 寧 氏アサヒプロマネジメント株式会社
業務システム部 担当課長
(現職)アサヒビジネスソリューションズ株式会社
ソリューション本部 本部長付
グループ新会計プロジェクト室
担当課長 古野 寧 氏

アサヒグループホールディングス様では、本格的なペーバーレス化に向けシステム導入の検討を開始しました。
「早速、NECイノベーションワールド 品川ショールームでのデモンストレーションを見に行きました。システム機能以外で重視したのは、モニタがどう格納されるのかなど、導入した場合の会議室全体のイメージでした。そして、ディスプレイやクライアント端末を2~3カ月間貸し出ししてもらい、実機で機能の評価を行いました。評価したのは、『ConforMeeting/e』が紙資料に近い感覚で操作できる仕組みを持っていること。特にスタイラスペンで資料に書き込み、共有、保存ができる点でした。また、移動中や海外からなど環境が違っても、同じようにシステムを利用できること。これらが選定のポイントになりました」(前田氏)
「役員会議に利用しますから、役員にとって使いやすい機能と操作性があることを重視しました。また役員は、会議室をはじめ、自席や自宅のPC、移動中や社外ではiPadを利用して資料を閲覧しますが、どの利用端末にも会議資料が保存されないなど、安心して利用できる点が魅力でした」と、導入時にシステム面を統括した担当課長の古野寧氏は述べます。

海外からも会議に参加でき、システム導入に合わせ会議室をリニューアル

アサヒグループホールディングス様は、21インチタッチパネルディスプレイ20台を導入、ホールディングス社役員、国内外子会社の役員が参加し、ディスプレイを見ながら資料を共有して会議を進めています。そのうち、海外のオセアニア地区地域統括会社であるアサヒホールディングスオーストラリア様は、既存のネットワーク環境を変えることなく『ConforMeeting/e』を利用して会議に参加しています。
特に重要なセキュリティ面では、端末での対策はもちろんのこと、サーバで資料を暗号化して一元管理し、それぞれの会議への参加資格や職位に応じて事務局が閲覧権限の設定を行っているため、関係者のみ閲覧可能となっています。
またアサヒグループホールディングス様は、導入に合わせて役員会議室のリニューアルも行いました。その際に重視したのは会議室全体の雰囲気を壊さないようにすることでした。会議机は簡単にディスプレイの取り出しと格納ができるようにし、PCやNW機器も格納するスペースを設けることで、システム利用時以外は通常の机として使用できるようにしました。さらに、隅田川花火大会などのイベント時には、机を5分割してレイアウト変更できるような工夫を施しました。このようにNECは、システムのみならず特別な什器も併せてご提供するなど、グループの総力を挙げ、きめ細かくお客様のご要望に応えました。

使用シーン使用シーン

会議室全景会議室全景


導入後の成果

会議が活性化し、紙や旅費の削減、会議運用負荷も軽減

『ConforMeeting/e』導入後の会議のあり方について、前田氏は次のように述べます。
「会議の活性化という点では、より議論に集中できるようになったと高く評価しています。例えば、報告者がスタイラスペンでマーキングすれば、全員がモニタでその部分を注視でき、報告者の発言内容に耳を傾けられます。しかも、これまで資料はモノクロ印刷でしたが、作成したカラーの資料をそのまま見られるので、より資料も見やすくなりました。ですから、会議への集中度は確実に高まっています」
「役員にとっては、事前にどこでもセキュリティを確保しながら資料を確認できるのが大きなメリットになっています。実際、移動中や外出先だけでなく、自宅でもiPadを見て数字を確認しているようです。多忙な業務の合間に、紙資料を取り出さず資料確認ができるので、非常に便利になっていると思います」(古野氏)
「ペーパーレス化のもともとの目的である紙の削減では、年間でおよそ40,000枚の用紙削減になり、参加メンバーの出張旅費も削減されました。また、前週末と当日の事務局の準備と後片付けの負荷も約50%軽減されるなど、導入前に意図した目的は概ね達成できました」(前田氏)

海外展開の加速に伴い、グローバルな活用を視野に入れる

現在オーストラリアからは、声と画像はテレビ会議で、資料は『ConforMeeting/e』で共有しながら会議に参加しています。
「海外からアクセスするので、遅延の発生を懸念していましたが、国内の拠点から参加するのとまったく変わりなく、まるで隣の会議室にいるようなレスポンスで会議を開催できます。そのため、会議に参加しているという感覚が今まで以上にアップしていると思います」(古野氏)
「『ConforMeeting/e』はグローバルで十分に使えることが分かりました。今後は、中国や急ピッチで展開を進めている東南アジア地区グループ子会社からの会議への参加も検討しています。
検討開始時は役員会議でのペーパーレス化が主な目的でしたが、自席や外出先、海外からと利用シーンも大きく広がり、会議そのものを活性化できたことは大きな収穫です」と前田氏は締めくくりました。

NEC担当スタッフの声

プロセス業ソリューション事業部 食品第一インテグレーション部 主任 秋田 真澄プロセス業ソリューション事業部
食品第一インテグレーション部
主任 秋田 真澄

お客様から求められたのは、社外利用などを含めた利便性の広がる会議の実現であり、利用シーンや運用方法についての提案でした。そこで、実際に役員の方々に実機のデモンストレーションを行い、機能や操作性を確かめていただきました。また利便性の拡大に伴って懸念されるセキュリティ面では、サーバでの暗号化や端末のセキュリティ方式も確認していただくとともに、会議体にご参加いただく方々に応じた閲覧権限の設定方法を工夫するなど、セキュリティ対策が可能であることを実感していただきました。導入後は、海外からのご利用も含め、『ConforMeeting/e』の機能をフルに活用いただき、特に会議の活性化につながったことに関して、担当者として大きな喜びを感じています。
もう一つ、システムや什器も含めた役員会議室のリニューアルのご要望では、NEC、NEC情報システムズ、NECネッツエスアイと、各社の得意とする分野で力を合わせ、総合力でご要望を満たす会議室の実現に取り組みました。
今後は、役員の方々がさらに使いやすくするため、ご希望やご意見を採り入れながらシステムの改良を進め、さらにご満足いただけるようにして努めていきます。

お客様プロフィール

アサヒグループホールディングス株式会社

所在地 本社 〒130-8602 東京都墨田区吾妻橋1‐23‐1 アサヒグループホールディングス株式会社 様
設立 1949年9月1日
(吸収分割を行ったアサヒビール株式会社が、2011年7月1日商号変更を行い、純粋持株会社のアサヒグループホールディングス株式会社になる)
資本金 182,531百万円
従業員数 274名(2013年12月31日現在)
事業内容 グループの経営戦略・経営管理
主なグループの事業:酒類事業(アサヒビール、ニッカウヰスキー)、飲料事業(アサヒ飲料、カルピス、エルビー)、食品事業(アサヒフードアンドヘルスケア、和光堂、天野実業)、国際事業 等
U R L http://www.asahigroup-holdings.com/

(2014年07月01日)

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